Administrativ-technische ETH-Mitarbeitende: Anpassungen beim Austritt

Die Abschaffung der 180-tägigen Frist für die Sperrung der Konten nach dem Austritt von administrativ-technischen Angestellten der ETH Zürich findet ab heute, 8. Juli 2021 statt. Die Konten von administrativ -technischen Angestellten der ETH Zürich, welche ab 9. Juli 2021 austreten, werden damit beim Austritt sofort gesperrt.

Wissenschaftliche Anstellungen sowie Pensionierungen mit Dienstleistungsbezug werden separat behandelt. Diese beiden Personengruppen sind dementsprechend momentan in keiner Weise betroffen und werden erst 2022 behandelt.

In der Austrittsbroschüre haben wir die Passagen wie folgt angepasst

• https://ethz.ch/content/dam/ethz/associates/services/Service/IT-Services/files/broschueren/de/exit-de.pdf
• https://ethz.ch/content/dam/ethz/associates/services/Service/IT-Services/files/broschueren/en/exit-en.pdf

6. Auswirkungen Ablauf, Sperrung Services / Dienstleistungen
Mit dem Austritt (respektive wie bisher 180 Tagen danach bei Studierenden, Dozierenden und wissenschaftlichem Personal) laufen die letzten ETH-Dienste ab. Ohne VPN-Service haben Sie von zu Hause aus keinen Zugang mehr auf Ihr NAS-Homeverzeichnis oder Ihre verbundenen Netzlaufwerke. Auch das ETH Userkonto, Mailbox, Homeverzeichnis, Netzwerkzugriff und polybox werden inaktiv.

Die polybox-Daten werden mit der Sperrung des ETH Userkontos gelöscht. Zu Ihrem Homeverzeichnis und Ihrer persönlichen ETH-Homepage haben Sie keinen Zugriff mehr.

7. Persönliche Daten übernehmen
Alle Daten werden nach Ablauf vom ETH Userkonto unwiderruflich gelöscht. Bitte denken Sie vor Ihrem Austritt daran, wichtige Daten Ihrer Abteilung zu übergeben.

19. E-Mail-Abwesenheitsmeldungen
Mitarbeitende sollen mit ihrer bzw. ihrem Vorgesetzten vor dem Austritt abklären, ob eine Abwesenheits- respektive Austrittsmeldung einzurichten sei. Diese soll Auskunft geben, an wen sich die Absendenden an ihrer Stelle wenden können, wenn Sie die ETH Zürich ganz verlassen. Sie können dies einrichten z.B. über Web Access unter Extras bzw. Optionen > E-Mail > Abwesenheits-Assistent / Automatische Antworten. https://mail.ethz.ch
Zu beachten ist auch, dass nach der Löschung des Zugangs des ausgetretenen Mitarbeitenden niemand mehr Zugang zu dessen Mail-Account und den darin gespeicherten Daten hat. Etwaige Mail-Weiterleitungen («forwards») werden mit dem Austritt gelöscht.

Vorstellung Dr. Giorgio Broggi an der ITEK vom 16.06.2021

Austritt von administrativ-technischen Mitarbeitenden: sofortige Sperrung vom Mailbox-Service

Ausgangslage

• Ein User bekommt eine Mailbox durch Zuweisung des Mailbox-Service im IAM System. Der Mailbox-Service wird allen ETH-Angehörigen zugewiesen. Durch Zuweisung des Mailbox-Service im IAM System bekommt man die Adresse username@ethz.ch.
  Diese haben alle User und kann nicht gelöscht werden, solange eine Mailbox besteht. Diese Adressen werden nicht recycled.
• Für User anderer E-Mail-Systeme (z.B. D-PHYS) wird eine Weiterleitung (Forward) auf das Mail-System des Departements manuell eingerichtet.
• Beim Austritt passiert momentan im Service-Bereich nichts. Man kann also momentan nach dem Austritt E-Mails empfangen und versenden. Erst 180 Tage danach wird die Mailbox gelöscht.

Neuregelung ab 8. Juli 2021

Der Steuerungsausschuss des Projektes «Berechtigungsmanagement» hat anlässlich der Sitzung vom 9.4.2021 im Sinne einer Sofortmassnahme folgende Neuregelung beschlossen:

• Bei ETH-Angehörigen, die ausschliesslich eine administrativ-technische Anstellung (*) haben (also wofür keine aktive Immatrikulation, keine laufende Dozierenden-Periode und keine weiteren Anstellungen im wissenschaftlichen Bereich bestehen), erfolgt die Sperrung aller Services, (inkl. Mailbox-Service) und die Löschung der Weiterleitungen («forwards») zeitgleich mit dem Austritt.
• Ausnahme bildet bis auf Weiteres die Pensionierung mit Bezug von Dienstleistungen der ETH: Hier bestehen die Services unverändert weiter. Lediglich die primäre Adresse username@retired.ethz.ch wird dazu zugeteilt. Die Adresse username@ethz.ch bleibt als Alias bestehen.

(*) Wer ist betroffen, wer nicht?

Ausnahmen (z.B. für die wenigen Mitarbeitenden von Plattformen, die zwar administrativ-technisch angestellt sind, jedoch in der Forschung tätig sind), werden von der Abteilung HR (restriktiv) bewilligt.

Sperrung, Löschung, Weiterleitung, Abwesenheitsmeldungen:

• Die Sperrung von einer Mailbox ist so zu verstehen: Die Person kann nicht mehr auf die Mailbox zugreifen (also auch keine alten E-Mails lesen), weil das AD-Konto gesperrt ist.
• Die Löschung einer Mailbox bedeutet hingegen die physische Vernichtung der Information auf der Mailbox.
• Die Weiterleitung an eine weitere Adresse kann von den Usern im IAM definiert werden. Bei administrativ-technischen Mitarbeitenden ist sie aktiv, solange der Austritt noch nicht stattgefunden hat. Bei den anderen Angehörigen der ETH solange die Mailbox noch nicht gelöscht ist.
• Abwesenheitsmeldungen können von den Usern im Mailclient eingerichtet werden. Es werden keine Automatismen eingerichtet. Sie bleiben aktiv, solange die Mailbox nicht gelöscht ist.

Kontakt

• Dr. Giorgio Broggi, Sektionsleiter ID Software Services, Informatikdienste
• Davor Kupresak, Gruppenleiter Identity / Access Management & eServices ID Software Services, Informatikdienste
  

Posted on 08.07.2021 by Sabine Hoffmann
in IT-Sich, Kommunikation, Mail, Web, Multimedia, Drucken, News, Passwort, Applikationen, Software, Arbeitsplätze, Speicher, Support, Wissenschaftl. Rechnen Tags: Administrativ-technische ETH-Mitarbeitende, Austritt, Austritt aus der ETH Zürich, Austrittsbroschüre, ETH-Dienste