IT Beschaffung
In einer zukunftsorientierten Beschaffungsstrategie, liest man oft «Die Beschaffungsstrategie eines Unternehmens bestimmt die Rahmenbedingungen. Dabei ist sichergestellt, dass die eingesetzten Geldmittel für das gesamte Service Portfolio einen Mehrwert darstellt und zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.»
Die Frage kommt sofort: «Was hat eigentlich Portfoliomanagement mit Procurement gemeinsam?! Und was verbindet das IT-Portfoliomanagement zur IT-Beschaffung im Speziellen?!»
IT-Beschaffung ist IT-Prozess
Wenn man über IT-Beschaffung spricht, denkt man in erster Linie nicht unbedingt an einen IT-Prozess. Auf den ersten Blick scheint es sich eher um rein administrative Vorgänge zu handeln, mit welchen sowohl eine gewisse Routine als auch vermehrt automatisierte Abläufe etabliert werden sollen. IT Beschaffung ist jedoch weit mehr und steht für einen der wesentlichen Prozesse, die für die Verwaltung im Rahmen des gesamten IT Portfolios nötig sind.
Um ein optimales Zusammenwirken der IT-Beschaffung mit dem IT-Betrieb zu gewährleisten, muss der Beschaffungsprozess über ein bestehendes IT-Servicekonzept optimal in die bestehenden Prozesse integriert werden können. Dafür ist eine Standardisierung und die Teilautomation der einzelnen Beschaffungsabläufe unabdingbar.
Neue ID Abteilung «IT Procurement & Portfolio»
Um diesen strategisch wichtigen Aspekt der IT-Beschaffung auch effektiv umsetzen zu können, haben die Informatikdienste Anfang 2012 die neue operative Abteilung «IT-Procurement & Portfolio (ID PPF) » gegründet. Die Aufgabe der Abteilung ist einerseits die Optimierung und Automation der administrativen Beschaffungsabläufe und anderseits die nahtlose Integration der IT-Beschaffung in die Verwaltung aller IT-Service-Lebenszyklen.
Dordaneh Arangeh, Abteilungsleiterin ID IT Procurement & Portfolio, bietet ETH-weite Unterstützung im Bereich IT-Beschaffung.
Eine der wichtigsten Herausforderungen dabei ist die Tatsache, dass alle Beschaffungsgüter – sowohl Systeme als auch Dienstleistungen – in erster Linie aufgrund der IT-Service-Anforderungen zu spezifizieren sind. Die effektiven Kundenbedürfnisse müssen dafür aber zwingend im Service Katalog widergespiegelt werden. Für die Informatikdienste folgt somit direkt, dass nur eine enge Verknüpfung der IT-Beschaffung mit dem IT Portfolio eine noch effektivere und effizientere Verwaltung aller IT-Dienstleistungen ermöglicht.
Durch die Unterstützung der Abteilung «IT-Procurement & Portfolio» wird dieses strategische Ziel in absehbarer Zukunft erreicht werden können.
Neue Projekte
Folgende Projekte wurden bereits gestartet oder sind in Planung:
- Unterstützung des Projekt Portfolio Managements (PPM) durch die Einführung eines Standardtools (PlanView)
- Automatisierung der Beschaffungen per IT-Antrag durch Workflows in ETHis
- Aufbau eines systematischen und teilautomatisierten Lieferantenmanagement Systems (dynamic CRM)
- Einführung eines Serviceportals mit Selbstbedienungsschnittstelle im Sinne eines automatisierten «IT Service Management Frameworks (ITSM)».
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