E-Mail Abwesenheitsmeldungen

Ob Ferien oder Feiertage — es herrscht wieder Hochsaison für Abwesenheitsmeldungen an der ETH Zürich.

Die E-Mail ist die elektronische Visitenkarte nach innen und aussen. Wie bei nicht-elektronischen Dokumenten gibt es auch bei E-Mails gewisse Regeln, welche einen reibungslosen Ablauf möglich machen.
Viele Abwesenheitsmeldungen erwecken aber den Eindruck, als sind sie noch schnell als letzte Aktion vor der Abwesenheit verfasst worden. Erhält man sie, wirken sie lieblos, unhöflich und sind oft fehlerhaft.

Also stellt sich die Frage: «Gibt es an der ETH Zürich eigentlich einheitliche Vorlagen für E-Mail-Abwesenheitsmeldungen oder wenigstens ETH-Vorschläge, wie es aussehen sollte, könnte, dürfte?»
Offizielle Vorgaben für die Abwesenheitsmeldung gibt es laut Hochschulkommunikation der ETH Zürich (HK) nicht. HK empfiehlt aber, die Meldung zweisprachig zu machen und eine Ausweich-E-Mailadresse und Telefonnummer anzugeben. Auch wirkt ein individueller Text sicher viel persönlicher als ein Standard-Template.
Was sollte man beachten?

Adressformat

Die ETH Zürich verwendet ein einheitliches Adressformat — nicht nur, aber auch für Abwesenheitsmeldungen.
www.hk.ethz.ch/docs/corporate_design/address

Eine vollständige Dokumentation der Gestaltungsrichtlinien finden Sie im Corporate-Design-Manual der ETH Zürich. Mehr Informationen zum Thema «E-Mail» auf Seite 21.

Häufigste Mängel bei Abwesenheitsmeldungen

  • Nicht klarer oder gar kein Betreff
  • Keine Anrede
  • Kein Gruss
  • Keine oder schlechte Signatur, fehlender Absender
  • Rechtschreibfehler im Text
  • Fehlende Kommas oder Satzzeichen, zu viele Ausrufezeichen
  • Text in Kleinschreibung
  • Freizeitlicher zu lockerer Text, welcher jede Professionalität zu wünschen lässt
  • Floskeln oder veraltete Formulierungen
  • Unhöflicher Telegrammstil
  • Fehlende oder nachlässige Informationen, was mit der E-Mail während der Abwesenheit geschieht oder fehlende Stellvertretung
  • Korrekte Schreibweise von e-mail (falsch): an der ETH Zürich «E-Mail»
  • «Mit freundlichen Grüssen» wirkt veraltet; besser «Freundliche Grüsse»
  • Keine Datumangabe, wann die Absendende wieder anwesend ist, am besten mit Wochentag
  • Die vorherige Datumsangabe wurde nicht aktualisiert und zeigt ein altes Jahr oder Datum
  • Für mehrsprachige oder englische Abwesenheitsmeldungen korrekte Übersetzungen verwenden

Outlook

Um im Outlook Abwesenheitsmeldungen einzugeben, geht man auf Datei > Kontoinformationen > Automatische Antworten.
Den Zeitraum zum Versenden der Meldungen kann man einschränken: Haken setzen bei «Automatische Antworten senden > Nur in diesem Zeitraum: Beginnt/Endet».

Wichtig ist, dass beide Tabs ausgefüllt oder aktualisiert werden: «Innerhalb und ausserhalb meiner Organisation».

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6 comments on «E-Mail Abwesenheitsmeldungen»

  1. Qualitätssicherung:
    Es ist ratsam, dass man nach dem Einrichten der Abwesenheitsmeldung einen Test macht. Senden Sie sich von einer anderen Mailadresse eine Nachricht und kontrollieren Sie Ihren Text.

    Weiterer Mangel bei Abwesenheitsmeldungen:
    Abwesenheits-Textstellen sind von anderen Texten kopiert und enthalten unterschiedliche Formatierungen, Schriftgrössen und Textfarben. Es versteht sich von selbst, dass diese kurze Meldung einheitlich daher kommt.

  2. Frage: «Liebe Sabine. Könntest du vielleicht im Blog noch beschreiben wie man die Betreffzeile in der Abwesenheitsmeldung einbinden kann?»

    Die ersten Schritte wie oben im Post beschrieben unter Rubrik «Outlook»:
    Datei > Kontoinformationen > Automatische Antworten > Haken setzen bei «Automatische Antworten senden > Nur in diesem Zeitraum: Beginnt/Endet» > beide Tabs ausgefüllt oder aktualisiert: «Innerhalb und ausserhalb meiner Organisation».

    Hier die Antwort auf die Frage mit der Betreffzeile:
    Jetzt im gleichen Fenster auf Button «Regeln» > Regel hinzufügen > Haken bei «Direkt an mich gesendet» > Haken bei «Antworten mit» > Button Vorlage > Mailfenster geht auf > Text einfüllen + Betreffzeile ausfüllen > speichern & schliessen.
    Button Erweitert (rechts 3. Button von oben) > Haken bei Erhalten von und erhalten bis > beide Daten ausfüllen > OK > OK

    Viel Freude beim Ausprobieren!

  3. Vorsicht bei Abwesenheitsmeldungen «ausserhalb meiner Organisation».
    Die Angabe eines Datums, wann ich wieder erreichbar sein werde, kann unerwünschte Nebenwirkungen haben. In der Ferienzeit eruieren Spammer so die Abwesenheiten und zusammen mit ermittelten Privatadressen wird diese Information an regionale Einbrecherorganisationen verkauft. Nach aussen sollte nur die Vertretung, nicht jedoch der Abwesenheitszeitraum genannt werden.

  4. Achtung: Wenn man eine Weiterleitung für seine ETH Emails eingerichtet hat, dann funktioniert die Abwesenheitsmeldung unter Umständen nicht! Konkret: Abwesenheitsmeldungen werden nur versandt, wenn man das Häkchen „Mails speichern und weiterleiten“ auf passwort.ethz.ch gesetzt hat. Ansonsten (also nur Weiterleitung, ohne speichern), werden die Abwesenheitsmeldungen NICHT versandt. Das Häkchen kann man nachträglich nicht mehr setzen, man muss also kurz die Weiterleitung löschen und dann die Weiterleitung mit Häkchen nochmals machen.

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