Projekte steuern ohne zu kentern

Alle an Bord! Jetzt wird es konkret…

Seit Januar 2014 setzen die Informatikdienste der ETH Zürich (ID) zur Unterstützung der Projektplanung und -durchführung das Projektportfoliomanagement Tool Planview ein. Damit können alle geleisteten Aufwände an einem zentralen Ort erfasst werden, um daraus verschiedenste Auswertungen zu ziehen, die es dann ermöglichen, Projekte zu steuern und nicht einfach treiben zu lassen. Dafür werden die Projekte der Informatikdienste, ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, im Planview geführt. Zusätzlich zu den Projekten werden auch die operativen Aufwände für den Betrieb der Services im Planview geplant, erfasst und ausgewertet. Damit weiss nicht nur jeder Kapitän über sein eigenes Schiff Bescheid, auch die Reederei hat eine Gesamtsicht auf alle ihre Schiffe und kann somit bereits zukünftige Fahrten verlässlich planen.

Ein Tool alleine ist jedoch noch nicht die Lösung

Die beteiligten Mitarbeitenden sind der wichtigste Teil für eine erfolgreiche Arbeit. Um die Mitarbeitenden optimal unterstützen zu können, wird Planview laufend auf ihre Bedürfnisse hin angepasst. So werden unter anderem die geplanten Abwesenheiten der Mitarbeitenden aus dem ETH SAP System ausgelesen und den Projektleitenden für ihre Planung zur Verfügung gestellt. Auch bei der Initial-Planung nicht bekannte Abwesenheiten werden im Laufe des Projektes sichtbar und erlauben eine Neuplanung oder Umbuchung der Aufgaben auf andere Mitarbeitende. Planview liefert mittlerweile wertvolle Daten zur Planung und Priorisierung der Projekte und der operativen Aufgaben. Aber auch hier gilt: Je verlässlicher und korrekter die Qualität der durch die Mitarbeitenden erfassten Datenbasis ist, desto relevanter und wertvoller sind die daraus erhobenen Erkenntnisse.

Projektmanagementaufbau innerhalb der Informatikdienste

PMO_Skizze

 

Dem Project Management Office (PMO) der Abteilung IT-Procurement & Portfolio (ID PPF) obliegt die Steuerung der operativen Projektmanagement Ebene. Dabei werden Kennzahlen und Stati der Projekte in regelmässigen Reviews mit den Projektleitenden besprochen und gemeinsam die notwendigen Massnahmen für eine erfolgreiche Projektarbeit vereinbart und überwacht. Das Projektmanagement Office steht den Projekt- und Gruppenleitenden helfend zur Seite und unterstützt sie bei der Planung, der Durchführung und dem Abschluss ihrer Projekte und operativen Aufgaben.

Die strategische Projektarbeit liegt bei der Gruppe Portfoliomanagement (PF) innerhalb der Abteilung IT-Procurement & Portfolio (ID PPF). Aus einer Idee entsteht eine Studie, entsteht ein Projekt, entsteht ein Service. Dem strategischen Projektmanagement obliegt der enge Kontakt zur Geschäftsleitung, um die aktuellen Services zu hinterfragen und die zukünftigen Services frühzeitig zu erkennen und Änderungen durch geeignete Massnahmen rechtzeitig zu initialisieren, so dass die angebotenen Services der Informatikdienste auch wirklich die Bedürfnisse der Kunden erfüllen.

Unsere geplanten weiteren Reiserouten

  • Kosten Kontrolle: Einbinden von Kostenschätzungen, Verteilung der Ausgaben über die Zeitachse, geplante vs. aktuelle Ausgaben, …
  • Verknüpfung der Beschaffungsaufträge im Ausschreibungs- und Vertrags-Managementsystems (xRM) mit der Projektplanung

Steuern Sie schon, oder treiben Sie noch?

Haben wir Ihr Interesse an einer gesteuerten Reise geweckt? Wollen Sie unverbindlich erfahren, wie mit Planview grosse und kleine Boote auf langen Routen und kurzen Turns unterstützt werden können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter planview@id.ethz.ch oder direkt bei Pius Baumann oder Jürg Järmann, beide ID PPF.

 

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