Vertrags- und Beschaffungs-Managementsystem

Mit der Einführung des Ausschreibungs- und Vertrags-Managementsystems (xRM) inklusive integriertem Lieferantenmanagement hat die Abteilung IT Procurement & Portfolio (ID PPF) einen weiteren Schritt im Bereich der Verbesserung des Einkaufs- und Vertragsmanagement gemacht. Alle Informationen über Ausschreibungen, Verträge und Lieferanten werden an einem zentralen für alle Berechtigten zugänglichen Ort abgelegt und verwaltet. Bei der täglichen Arbeit wird auf aktuelle Daten zugegriffen und neue Informationen werden direkt an die entsprechenden Verträge, Beschaffungsvorhaben oder Lieferanteneinträge geknüpft. So können zur Dokumentation zum Beispiel Telefongespräche als Notiz direkt mit einem Lieferantenkontakt verknüpft werden oder ein mit Outlook empfangenes E-Mail mit einem Vertrag.

Was nach einem kleinen Schritt tönt, ist in Wirklichkeit ein grosser Schritt vorwärts, um die Verträge der Informatikdienste (ID) zum Nutzen der ETH kosteneffizient und volumengenau zu bearbeiten und zu steuern. Kein ungenutzter Vertrag mehr, der weiter geführt wird, nur weil er nicht rechtzeitig gekündigt wurde oder der neu ausgeschrieben wird, weil das Erneuerungsdatum verpasst wurde.
Mit diversen Reports kann über das Dashboard zum Beispiel der Status der einzelnen Beschaffungen, die in den nächsten Wochen fälligen Vertragserneuerungen oder die bei den einzelnen Mitarbeitenden in Bearbeitung stehenden Verträge sichtbar gemacht werden.

Umgebung

Das auf Microsoft Dynamics CRM 2013 und SharePoint 2013 basierte System wurde durch Swisscom ITS nach Vorgabe der Abteilung IT Procurement & Portfolio (ID PPF) realisiert.

Umgebung

Alle Daten sind über das Frontend (Dynamics CRM 2013) zugreifbar, SharePoint 2013 dient als Repository und kann im Bedarfsfall für einen Auditor direkt zugänglich gemacht werden. Trotz des neuen Systems braucht es weiterhin ein physisches Archiv, welches aber nicht nach den persönlichen Vorstellungen der Mitarbeitenden organisiert wird, sondern streng nach dem Beschaffungs- und Vertragsnummern aus dem System und daher einen direkten und schnellen Zugriff erlaubt.

Ziele

  • Prozessgesteuert werden die Beschaffungen von der Ausschreibung über die Offerten-Beurteilung bis zum Abschluss des Vertrages mit dem gewählten Lieferanten transparent und zeitgerecht durchgeführt. Alle Dokumentationen der Ausschreibungen (WTO und andere) werden mit den Offerierenden verknüpft
  • Unterstützung der heutigen Beschaffungsabläufe durch eine zentrale online Dokumentenablage
  • Systematische und online abrufbare Ablage aller relevanten Informationen über eine Ausschreibung und/oder einen Vertrag und dem korrespondierenden Lieferanten
  • Die gesamte Korrespondenz mit den Lieferanten vor, während und nach der Beschaffung wird im System hinterlegt und kann jederzeit für Reviews, Audits oder weitere Beschaffungen abgerufen werden
  • Lieferantenmanagement:
    • Fusionen/Übernahmen/Geschäftsaufgaben werden transparent für zukünftige Beschaffungen dargestellt
    • Wechsel der Ansprechpersonen werden zeitnah nachgeführt
    • Neue Mitarbeitende können mit aktuellen Daten schneller eingearbeitet werden
  • ETH-intern Bestellende, Nutzende und Verantwortliche der Verträge werden sichtbar, und ID PPF kann bei Vertragsänderungen die richtige Person heranziehen
  • Die bestehenden Verträge sind einfach zu finden und können mit einer Schlüsselwortsuche abgefragt werden. Dies unterstützt die Beschaffung, so dass eventuell kein neuer Vertrag erstellt werden muss, sondern ein bestehender benutzt oder erweitert werden kann
  • Bestehende Rahmenverträge werden in der aktuellen Version publiziert und verwaltet
  • Automatische Erinnerung über anstehende Vertragsverlängerungen, -erneuerungen und -kündigungen
  • Einfache Datenauswertungen über Lieferantenvolumen, offene Beschaffungen,  anstehende Vertragserneuerungen oder Bedarf und Entwicklung des Lizenzvolumens erleichtern den Mitarbeitenden den Alltag und liefern Kennzahlen für Führung und Procurement
  • Durch die Kenntnisse der IT-Beschaffungsbedürfnisse innerhalb der ETH und den aktuellen Lieferanten können die Partner bei ähnlichen Beschaffungen einfacher und rascher eingebunden werden. Ebenfalls können Neuigkeiten seitens der Lieferanten direkter an die Leistungsbezüger weiter geleitet werden, so dass genügend Zeit für eine entsprechende Reaktion bleibt. Vor allem die Beschaffungsvorhaben des Bundes können ETH-intern einfacher an Interessierte weiter geleitet werden.
  • Für den zukünftigen Ausbau wird ein skalierbares System eingesetzt, welches auch Erweiterungen für IT Procurement & Portfolio sowie weitere Bereiche der ETH (zusätzliche Mandanten) ermöglicht
  • Gewährleistung der Kompatibilität zu den bestehenden Systemen der zentralen Organe (ZO) der ETH Zürich

Gestern

Die Angebote, Verträge, Lieferantendaten und Korrespondenzen werden in Papierform im Archiv oder elektronisch in verschiedenen Verzeichnissen oder im Mailsystem gespeichert und gepflegt. Dies geordnet nach Namen, Nummern, regionalen Vorkommnissen oder einem anderen persönlichen System in einem zentralen oder persönlichen Bereich.

Heute

Die bestehenden Verträge werden gesichtet und migriert, die ersten Beschaffungen werden mit Hilfe des Systems abgewickelt
Online Vertrags- und Beschaffungs-Managementsystem und eine geordnete und strukturierte Papierablage für Ausschreibungen, Verträge und Lieferantendaten

Zukunft

Interne Verträge, SLA und OLAs zwischen den Informatikdiensten (ID), den Departementen und Instituten und im ETH Bereich über IT Dienstleistungen werden im xRM System verwaltet

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Jürg A. Häubi, Bestell- & Vertragswesen, und Pius Baumann, Portfoliomanagement, beim Wiedererlangen der Kontrolle über das papierbasierte Archiv.

Kontakt

Jürg A. Häubi, Gruppenleiter ID Bestell- und Vertragswesen, ID IT Procurement & Portfolio, ID PPF

 

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