Ausbau vom Software Asset Management an der ETH

Im Rahmen des IT Asset Management (ITAM) kümmert sich das Software Asset Management (SAM) um die Belange hinsichtlich der Software Infrastruktur. Hauptziele dieser SAM-Aktivitäten sind neben der Optimierung von Kosten und Schaffen von Transparenz auch die Sicherstellung der Compliance: Die vertragskonforme Nutzung von Software muss gewährleisten werden.

Die in den Softwareverträgen enthaltenen Nutzungsregeln werden immer komplexer und umfangreicher. Um den kosten-optimierten Einkauf und eine anschliessende vertragskonforme Nutzung zu ermöglichen, müssen SAM-Spezialistinnen/Spezialisten hinzugezogen werden, welche die komplexen fachlichen Abklärungen tätigen. Andernfalls drohen finanzielle Risiken und Reputationsschäden.

Hinzu kommt etwas an sich Erfreuliches: Das Bewusstsein der Anwender/innen wurde – nicht zuletzt durch viele Awareness-Bemühungen der Informatikdienste – hinsichtlich Compliance geschärft. Dies hat allerdings zur Folge, dass nun zunehmend auch dezentrale Einheiten ihre Software-Projekte und Beschaffungsvorhaben durch SAM-Spezialistinnen/Spezialisten der ID abklären lassen.

Um diese Herausforderungen nachhaltig bewältigen zu können, optimieren die Informatikdienste in verschiedenen SAM-Projekten die Prozesse, die Organisationsstrukturen und die notwendigen technischen Hilfsmittel. Zusätzlich wird das zentrale SAM nun durch eine personelle Aufstockung verstärkt, weil die bisherigen Ressourcen mittlerweile die Menge der Aufgaben kaum noch bewältigen können. Konkret bedeutet dies, dass Christian Hagen neu mit SAM-Aufgaben betraut werden wird, und – zusammen mit Ralph Curschmann – diesen Bereich weiterentwickeln wird.

SAM ist ein zentraler Service der Informatikdienste, der an der ETH anerkannt und geschätzt und daher auch sehr gut genutzt wird. Um den «SAM-Reifegrad» der ETH zu verbessern, müssen die Prinzipien von SAM auch in die dezentralen Einheiten einfliessen können. Die oben erwähnten Projekte und die Aufstockung der Ressourcen sind ein probates Mittel, um dieses Ziel zu erreichen.

SAM-Engagement an der ETH

Auszug aus dem Newsletter «Wie ist dein SAM? / Software Asset Management» (Newsletter inside|out Nr. 13 vom Juli 2017)

An der ETH Zürich kommt ein breites Software-Portfolio zum Einsatz. Die Campuslizenzen werden vom IT-Einkauf (ID PPF) beschafft und den Endbenutzenden durch verschiedene Services (z.B. IT Shop) verfügbar gemacht. Allerdings sind viele dieser Produkte nur für den Einsatz in Forschung und Lehre lizenziert. Für den Einsatz in einem Projekt mit Industriebeteiligung reichen sie oftmals nicht aus. Die Informatikdienste bieten im Bereich Software Asset Management (SAM) Dienstleistungen an und können Lösungen schaffen, welche eine vertragsgemässe Nutzung unter wirtschaftlichen Aspekten erlaubt.

IT Procurement & Portfolio (ID PPF) kümmert sich an der ETH Zürich um die Lizenzierungen und das SAM. Es berät Institute in Lizenzierungsfragen, schafft bei Informationsveranstaltungen und Vorträgen die notwendige Awareness für Compliance-Aspekte und entwickelt für die ETH-Angehörigen praktikable Lösungen. Jüngstes Beispiel ist ein zentral angebotener Lizenzpool von kommerziellen Lizenzen eines technisch-wissenschaftlichen Produktes. Die ETH besitzt zwar eine flächendeckende Lizenz für dieses Produkt – aber nur für rein akademische Zwecke. Eine Nutzung dieser Lizenzen für Projekte mit Industriebeteiligung ist nicht erlaubt. Deshalb wurde eine Lösung in Form eines Netzwerklizenz-Pools entwickelt. Diese kommerziell nutzbaren Lizenzen werden interessierten Instituten modular und für die Dauer des Projektes abgegeben. Das Institut – welches aufgrund des Projektvorhabens ohnehin eine solche Lizenz beschaffen müsste – kann nun die Lizenzen exakt für den gewünschten Zeitraum und in angemessener Menge beziehen und nutzen. Solche Lizenzen sind nicht gerade billig. Mit einem zentral verwalteten Lizenzpool besteht aber erstens die Möglichkeit für die Institute, dass sie jeweils nur einen Bruchteil der anfallenden Kosten tragen müssen. Zudem ist es dem IT-Einkauf der Informatikdienste möglich, spezielle Konditionen auszuhandeln. Am Ende verhilft diese Lösung zur notwendigen Compliance und dies unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und Effizienz.

Kontakt

Ralph Curschmann, SAM-Manager, IT Procurement & Portfolio (ID PPF), Informatikdienste

Ralph Curschmann und Christian Hagen, von links, kümmern sich mit dem «Erste-Hilfe-Koffer für Lizenzmanager», dass ETH-Angehörige Software vertragskonform und dennoch wirtschaftlich einsetzen können.
Ralph Curschmann und Christian Hagen, von links, kümmern sich mit dem «Erste-Hilfe-Koffer für Lizenzmanager», dass ETH-Angehörige Software vertragskonform und dennoch wirtschaftlich einsetzen können.

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