20 Jahre ETH / 20 Jahre SAP an der ETH

Herzlichen Glückwunsch zum 20-jährigen ETH-Jubiläum an Walter Niederer, ID Software Services.

Start mit SAP an der ETH

Anlässlich der Einführung von SAP kam ich vor 20 Jahren an die ETH in die damalige Betriebsinformatik. Die verschiedenen Applikationen der zentralen Organe liefen damals auf Data General Anlagen. Mit SAP sollten sie nun abgelöst werden.

Da an der ETH noch kein SAP-Knowhow vorhanden war, wurde das Projekt von der Beratungsfirma CSC Plönzke und weiteren Beratungspartnern geleitet. Fachpersonen aus der ETH aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Anlagenbuchhaltung etc. bildeten mit den Beratern Fachteams, wo die neuen Prozesse definiert und eingerichtet wurden. Für die Projektarbeiten wurde an der Beckenhofstrasse eine Wohnung gemietet. Dort war auch mein Arbeitsplatz.

Alles begann klein

Für die Betreuung des Systems waren anfänglich nur Angus Smith als Basisbetreuer und ich für die Applikationsseite eingestellt worden.

Als SAP-Entwickler stiess ich am 1.8.1998 zum Team.  Da der Einführungstermin (1.1.1999) vor der Tür stand, waren die meisten Arbeiten sehr weit fortgeschritten. Die Entwicklungsarbeiten im Bereich Personalwesen wurden von CSC Plönzke Mitarbeitern durchgeführt. Mein Haupt-Fokus lag im Bereich Finanzwesen und Vertriebswesen (Rechnungsstellung).

Zur damaligen Zeit war die ETH im Bezug Rechnungslegung nicht selbständig, sondern wir im Bund integriert. Das heisst, der gesamte Zahlungsverkehr wurde nicht von der ETH selber gehandhabt, sondern die Zahlungsdaten, ebenso die Lohndaten wurden per Schnittstelle an den Bund geliefert, der dann die Zahlungen auslöste. Die Konsolidierungsdaten für die Bundesrechnung wurden ebenfalls via Schnittstellen geliefert. Diese Schnittstellen beschäftigten mich in erster Linie.

Der andere Teil meiner Tätigkeit belief sich auf die Erstellung der Rechnungen und internen Verrechnungen der verschiedenen Bereiche, vom Rektorat (Semesterrechnungen etc. ) über die verschiedenen Einheiten GTA, SGK, KOF bis zu den Rechnungen der damaligen ETH Bibliothek. Die Bibliotheksrechnungen wurden bis Mitte 2000 nur pro Quartal erstellt, danach aber monatlich.

SAP eingeführt 1.1.1999 / 1.1.2000

Am 1.1.1999 wurde SAP produktiv eingeführt. Die Stammdatenführung der HR-Daten wurde auch eingeführt. Die Lohnabrechnung selber lief bis Dezember 1999 noch beim Bund bis wir diese per 1.1.2000 auch selber durchführten.

Nach der Einführung verbreiterte sich mein Tätigkeitsbereich auf die gesamte SAP-Anwendung, da die Entwickler und Berater nur noch sporadisch zur Verfügung standen; für die HR-Belange konnte bei Bedarf auf einen Berater/Entwickler zurückgegriffen werden.

Bis einige Monate nach der Einführung trafen sich die Projektteamleiter regelmässig, um die Weiterentwicklung zu koordinieren. Dieses Gremium wurde aber nach einiger Zeit aufgelöst durch die Projektleitung und dann begann sich das ganze auseinanderzuleben.

Es wird grösser à CCSAP

Dies blieb nicht unbemerkt und nach einiger Zeit wurde beschlossen, ein Gremium zu schaffen für die «Leitung» des SAP-Applikationen. Es wurde ein CCSAP-Leiter eingestellt und eine Organisation mit Modulverantwortlichen und Keyusern aus den Fachbereichen zusammengestellt. Somit konnten auch die Verantwortlichkeiten und Arbeiten verteilt werden. Für die Systembetreuung und Entwicklung wurden auch weitere Mitarbeiter eingestellt.

ETHIS

Mit dem CCSAP wurde SAP für die gesamte ETH ausgebreitet; es konnten nicht nur die zentralen User mit dem SAP via SAP-GUI arbeiten, sondern via ETHIS sind die verschiedensten Auswertungen und Funktionen erreichbar.

Nach einigen Jahren wurde der ETH-Bereich in die «Selbständigkeit» entlassen. D.h. der ETH-Bereich, bzw. die ETH musste eine eigene Rechnung führen und ebenso die Lohn- und Rechnungszahlungen selber durchführen. Damit war ich wieder gefordert mit dem Einrichten der Zahlungsabläufe und dem Verkehr mit der SNB und später auch mit der Postfinance.

Meine Arbeiten

Während den Jahren konnte ich einige Weiterentwicklungen mitrealisieren, die einen grösseren Personenkreis betrafen:

  • Einführung E-Rechnungen
  • Fondsauszug (zuerst nur in Papierform mit Versand, später dann als Online-Bericht)
  • Weiterentwicklung Drittmittelbericht für die Geldgeber SNF, KTI
  • Umstellung der Semesterrechnungen auf Mailversand
  • Einführung ISO20022 für den Zahlungsverkehr mit Postfinance und SNB
  • und einiges mehr

refine

Nach 20 Jahren ist das bestehende SAP-System, bzw. die bisher benutzten Prozesse anpassungsbedürftig geworden, zudem sind auch die regulatorischen Anforderungen immer grösser geworden (seien dies nun betreffs Rechnungslegung IPSAS, Anforderungen der Geldgeber betreffs ihrer Projektabrechnungen, interne Anforderungen etc.).

Dies ist alles im Projekt refine zusammengefasst. Systemtechnisch gesehen ist es eine neue Plattform. Datentechnisch beginnen wir von vorne, d.h. den Fonds gibt es nicht mehr, neu gibt es dafür das PSP-element, es gibt andere Sachkonten etc. Es werden nur die notwendigsten Daten übernommen bzw. migriert.

Auch hier ist meine Mitarbeit gefordert, da ich bei fast allen Anwendungen irgendwie beteiligt war und meistens auch noch die Beweggründe dazu nennen kann.

Aktuell

Wir sind dabei, das System für den 1.1.2019 bereitzustellen (gewisse Funktionen müssen bereits im 3. Quartal bereits stehen (Strukturen, Planungsfunktionen etc.). Bei sämtlichen Funktionen und Anwendungen wird der Fonds ersetzt. Es wird neu auf PSP-element oder Kostenstelle kontiert. Die Prozesse wurden überarbeitet und müssen teilweise umgestellt werden. Wir übernehmen die Zusatzentwicklungen ins neue System und passen die Funktionalität auf die neuen Gegebenheiten an. Die Rechnungsstellung wird vereinheitlicht im gleichen Tool (Verrechnungstool) durchgeführt. Geplant wurde die Ablösung des Einzahlungsscheines durch den QR-Code ebenfalls per 1.1.2019, da aber die Einführung auf dem Bankenplatz verschoben wurde, werden wir weiterhin mit dem Einzahlungsschein weiterarbeiten, aber mit einem neuen Konto.

Text

Walter Niederer, Operative Informationssysteme SAP, Software Services (ID SWS), Informatikdienste

 

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