refine – auch für die ID ein Grossprojekt

Das Projekt refine soll der ETH Zürich eine neue finanzielle Steuerung geben: Schwerpunkte und erste Ergebnisse der konzeptionellen Phase.

Die ETH sucht nach verbesserten, gleichzeitig einfacheren und effektiveren Formen der finanziellen Steuerung ihrer Tätigkeiten, unter Berücksichtigung der Realitäten von Forschung und Lehre. Das Projekt refine soll die konzeptionellen und technischen Voraussetzungen dafür schaffen, und die ersten grossen Implementierungen (Prozesse, IT-Systeme) sicherstellen. Das Projekt befindet sich aktuell in der Konzeptionsphase, nachdem in den Jahren 2012-14 Evaluation, Vorprojekt und Ausschreibung inkl. Vorbereitung unter der Bezeichnung «Neues Finanz-Steuerungsmodell der ETH» (NFSM) voraus gegangen sind.

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Teilprojekte

Die aktuell laufende Konzeptphase ist in 3 Teilprojekte gegliedert. Die Teilprojekte «Architektur administrativer IT-Systeme ETH» und «SAP Technische Konzeption» werden aktiv von der ID mitbearbeitet, wohingegen das Teilprojekt «Modellbildung» mehrheitlich aus den Fachbereichen bearbeitet wird.

Im ersten Halbjahr 2015 wurde die technische Konzeption der SAP Systeme weitestgehend abgeschlossen. Dabei wurden in 12 Teilprojekten die Bestandsaufnahme von Hardware, Front-/Backend bis hin zu Schnittstellen, Berechtigungen und Archivierung erstellt und Konzepte für die zukünftige Nutzung unter Berücksichtigung der Bedingungen des neuen Finanzmodels erarbeitet, soweit zu diesem Zeitpunkt möglich.

Beim ersten STC im März wurde der Ersatz der Middleware, neu SAP PI, sowie SAP HANA generell als neue technische Infrastruktur definiert. SAP hat zu Beginn des Jahres S/4HANA als Nachfolger der aktuellen SAP R/3 ERP Lösung angekündigt. Ziel von refine ist es, die neue Ressourcen- und Finanzplattform auf der neuen SAP ERP Version zu realisieren.

Damit kommen neben den fachlich definierten Projektzielen eine Vielzahl neuer Technologien auf allen technischen Ebenen auf uns zu. Von neuer HANA-zertifizierter Hardware, über Datenbank- und ERP Technologie, bis hin zu einer neuen Middleware und diversen neuen Frontendtechnologien.

Im zweiten Halbjahr 2015 werden nach Abnahme der Konzepte die technischen Detailkonzepte erarbeitet. Hierbei werden auch die Anforderungen aus dem Teilprojekt Modellbildung und den Fachbereichen einfliessen. Die neuen Systeme werden ab Herbst auf der neuen Hardware installiert, sodass erste Tests und Prototypen implementiert werden können. Die daraus gewonnen Erkenntnisse fliessen dann in die technischen Detailkonzepte ein.

Für 2016 ist anschliessend die Realisierung und für 2017/18 die Einführung des neuen Systems mit den üblichen Test- und Schulungsphasen geplant.

Über die gerade abgeschlossenen Unterprojekte haben wir mit Dr. Markus Knaus, Leiter der Abteilung Controlling, gesprochen.

Interview

ID-Blog: Wie für alle Grossprojekte, die tief in die Kultur einer Organisation eingreifen, und viele Mitarbeitende über einige Jahre hinweg mobilisieren, stellte die Initialisierungsphase für refine eine grosse Herausforderung dar. Sind Sie mit dem Projektfortschritt und den bisherigen Ergebnissen zufrieden?

Wie so oft in derartigen Projekten wurde der zeitliche Aufwand in der Initialisierungsphase unterschätzt; bis alle ETH Mitarbeitenden, aber auch die externen Berater ein gemeinsames Verständnis der heutigen Situation hatten, brauchte es erheblichen Schulungs- und Diskussionsaufwand. Die Mobilisierung aller Projektbeteiligten ist mit Sicherheit gelungen; alle nehmen Ihre Aufgaben sehr ernst und beteiligen sich aktiv an den Fachdiskussionen. Das stimmt mich sehr positiv.

ID-Blog: Das Teilprojekt «SAP Technische Konzeption» konnte also viel schneller Ergebnisse vorlegen als das Teilprojekt 1 (Modellbildung). Haben Sie eine Erklärung dafür?

Die Zusammenarbeit aller Beteiligten ist in allen Teilprojekten sehr erfreulich; im Teilprojekt 3 ist die Motivation zu einer Umstellung auf die neue Technologie SAP S/4HANA besonders gross. Zusätzlich geben die Vorgaben des Herstellers einige Rahmenbedingungen vor.

Bei der Modellbildung fehlen diese Leitplanken: Viele mögliche Lösungen müssen aufgezeigt und analysiert werden: Ob und unter welchen Bedingungen diese an der ETH Zürich erfolgreich eingeführt werden können, muss seriös geklärt und mit den Stakeholdern abgestimmt werden. Diese Prozesse benötigen eben Zeit. Ich bin aber von diesem Vorgehen überzeugt. Andernfalls würden die Akzeptanzprobleme erst zu einem sehr späten Zeitpunkt im Projekt sichtbar und dann wäre der Änderungsaufwand um ein Mehrfaches grösser.

ID-Blog: Wird dies zu einer Überarbeitung des Projektplanes führen?

Am 2. refine Steering Committee Meeting von letzter Woche wurde die Situation besprochen. Der Steuerungsausschuss hat der Verlängerung der Modellbildung zugestimmt. Dieser zusätzliche Zeitbedarf hat bis jetzt noch keinen Einfluss auf den Endtermin des Projektes. Auch die technischen Arbeiten mit dem Aufbau der neuen Infrastruktur sind nicht von dieser Anpassung betroffen.

ID-Blog: Im Teilprojekt 2 «Architektur der administrativen Systeme der ETH» waren einige Infrastrukturbereich-Leiter (u.a. Reto Gutmann) involviert. Wie würden Sie die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit zusammenfassen, und betrachten Sie die Projektziele als erreicht?

Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv – was ich ehrlich gesagt nicht anders erwartet habe. Wir konnten ein gemeinsames Konzept definieren. Ob die Projektziele in diesem Bereich wirklich erfüllt werden, hängt von der Umsetzung des Konzeptes im Alltag ab.

ID-Blog: Im Teilprojekt 3 sind hingegen sehr konkrete, technische Themen behandelt worden, und Mitarbeitende der ETH haben einen grossen Beitrag geleistet. Wie zufrieden sind Sie mit der Zielerreichung und der Zusammenarbeit mit der ID?

Ich habe den Mitgliedern des Teilprojektes 3 schon persönlich mitgeteilt, dass ich mit dem Erreichten ausserordentlich zufrieden bin; das kann ich hier nur nochmals wiederholen. Die Teilprojektleitung – Sara Russo (Finanzen und Controlling) und Jörg Thiesmann – hat klar einen Anteil an diesem Erfolg; sie wird von allen Mitarbeitenden geschätzt und akzeptiert. Die Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitenden – ID, CCSAP und Berater – ist resultatorientiert und sachlich. Das schätze ich.

Kontakt & Interview

André Wahlig, SW Project Services (ID SWS)
Dr. Giorgio Broggi, Abteilungsleiter ID Software Services (ID SWS)

 

 

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