Kontakt-Datenbank

An der ETH Zürich besteht seit längerem das Bedürfnis nach einer zentralen Datenbank, in welcher die «Kontaktdaten» (Personalien, Adressen und weitere Informationen) externer Personen professionell verwaltet und laufend aktualisiert werden können.
Dabei handelt es sich um die Kontaktdaten der Personen, die für die ETH aus verschiedenen Gründen relevant sind:

• Entscheidungstragende aus Politik und Wirtschaft
• Leitende von in Bereich R&D tätigen Organisationen
• Vertretende von Interessengemeinschaften
• etc.

Bisher wurden diese Kontaktdaten separat von vielen Einheiten verwaltet, was zu Mehrspurigkeiten (und sogar zu verschiedenen Peinlichkeiten) geführt hat.
Die Kontaktdaten sollen hingegen aus dieser Datenbank für alle Organisationseinheiten online bereitgestellt werden können.
Der VPPR beauftragte am 1. März 2011 Dordaneh Arangeh, Leiterin ID IT Procurement & Portfolio, mit der Projektleitung des Realisierungsprojektes. Mit der technischen Umsetzung wurden Stellen der Informatikdienste betraut.

Vier verschiedene Lösungsvarianten der Kontakt-DB wurden in der Folge analysiert

1. Nutzung eines Cloud-Angebotes (Software as a Service)
2. Nutzung einer (anpassbaren) Standard-Lösung
3. Realisierung einer Datensammlung im Zentralen Operativen Informationssystem der ETH (OIS)
4. Adaptierung der Applikation Alumni-Tools (Alumni-Vereinigung der ETH)

Aufgrund der Analyse wurde die Realisierung gemäss Variante 3 beschlossen.

Die Vorteile dieser Variante sind

• Die Realisierung als Teil des OIS, basierend auf bestehendem Datenmodell, ermöglicht eine komplette Integration in die bestehende Systemlandschaft. Die homogene Modellierung und Datenhaltung für interne und externe Kontakte erlaubt beliebige Kombinationen für Versände, Einladungen etc.
• Die Datensicherheit ist optimal gewährleistet
• Keine weitere Ausbildung der internen IT Mitarbeiter ist notwendig. Der Betrieb erfolgt im Rahmen des OIS

Die Projektorganisation für die Realisierung der IT-Lösung setzte sich zusammen aus

• Gesamtleitung: Dordaneh Arangeh, Informatikdienste
• IT-Projektverantwortung & -koordination: Dr. Giorgio Broggi, Informatikdienste
• IT-Projektleitung: Davor Kupresak, Informatikdienste
• Spezifikation:  Claudia Farnung, Farnung Consulting GmbH
• Qualitätssicherung: Zeljko Rakazovic, Informatikdienste
• Nutzerperspektive und Testing: Ursula Hirt, Hochschulkommunikation
  (Hauptbeteiligte) 
  Nadine Favre, Stab Veranstaltungen und   Standortentwicklung
  Norbert Reinhard, Versandzentrale

Das Projektteam konnte die erste Version der Kontaktdatenbank Ende März 2012 termingerecht liefern und am 19. April 2012 produktiv einführen.
Die gewählte Datenarchitektur stellt die parametrierbare Mischung von Kontaktinformationen von ETH-Angehörigen und externen Personen sicher und erzielt dadurch die Zugänglichkeit der relevanten, auf Basis von vordefinierten Kategorien identifizierten Personenkreise. Diese Anforderung konnte dadurch optimal erfüllt werden, indem die Daten in derselben Datenbank-Instanz wie die Personalien und Adressen der Angehörigen der Schule gespeichert werden. Dies ermöglicht auch die Nutzung von bestehenden betrieblichen Einrichtungen und minimiert so die betrieblichen Kosten.
Der realisierte Desktop-Client kann die funktionalen Anforderungen mit relativ bescheidenen Investitionen optimal erfüllen. In der Wahl der Technologie wurde die Möglichkeiten des Plattformübergreifenden Betriebs und der Virtualisierung berücksichtigt. Die Anmeldefunktionalität für Veranstaltungen wurde mittels einer kleinen Web-Anmeldeapplikation sichergestellt werden, die synergetisch mit der bestehenden OIS-Umgebung deployed und betrieben und in den neuen ETH-Webauftritt (Projekt Web Relaunch) transparent integriert werden kann.
Für den Datenaustausch mit den externen Applikationen wurde ein Web-Service realisiert, der genutzt werden kann, um die Kontaktdaten an generische Datenkonsumenten zu liefern. Dieser Web-Service wird schon in der ersten Phase von der Versandzentrale genutzt.

 

 

Das SW-Umsetzungsprojekt konnte gemäss Planung unter Einhaltung von Budget und Terminen durchgeführt werden, wobei zu bemerken ist, dass die funktionale Auslegung des Desktop-Clients gegenüber dem erwähnten Pflichtenheft sehr wesentlich erweitert wurde. Die Revision der Geschäftsprozesse, die Datenmigration und vor allem die Daten-Qualitätssicherung (Eliminierung der Doubletten, Aktualisierung, Harmonisierung der Datenquellen) gestalteten sich als noch aufwändiger als erwartet.

Die Nutzer (Abteilung Hochschulkommunikation, Stab Veranstaltungen und Standortentwicklung, Versandzentrale) wurden in die Projektführung eng eingebunden und konnten ihre Bedürfnisse in allem Detail einfliessen lassen, zur schon erwähnten Erweiterung der Funktionalität gegenüber dem ursprünglichen Pflichtenheft. Erste Feedbacks aus dem produktiven Betrieb unterstreichen einerseits die erreichte gute Datenqualität und umfassende IT-Unterstützung der Prozesse, signalisieren andererseits Besorgnis um den Aufwand, der für die Koordination zwischen den beteiligten Organisationseinheiten und die laufende Datenaktualisierung zu treiben ist.

Die Nützlichkeit der eingeführten zentralen Lösung wächst mit der Integration weiterer Kontaktdatensammlungen, die momentan autonom von anderen ETH-Einheiten resp. ETH-nahen Organisationen gepflegt werden. Diese Integrationsvorhaben können dank der gewählten skalierbaren Architektur im Rahmen von Datenmigrationsprojekten abgewickelt werden, ohne weitere Investitionen für IT-Lösungen. Es ist denkbar, in einer zweiten Phase die Kontaktdatenbestände interessierter zentraler Organe sowie der ETH Zürich Foundation und der ETH Alumni Vereinigung zu integrieren. In folgenden Phasen könnten sukzessive departementale Kontaktdatensammlungen integriert werden: Interesse dafür wurde schon im Rahmen des Projektes Web-Relaunch signalisiert.

Posted on 15.05.2012 by Sabine Hoffmann
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