Groupe Utilisation

(Madeleine Völlmin)

Pendant la phase de conception, le groupe Utilisation a traité trois thèmes : « Concept pour le traitement des données des utilisateurs », « Définition des conditions générales de prêt » et « Concept d’un projet pour un service de navette étendu à SLSP ».

« Veuillez consolider autant que possible », tel était le mot d’ordre que nous avons reçu de la part de la direction du projet au début des travaux. En théorie, nous nous sommes rapidement mis d’accord pour remplir cette tâche, mais aurait-il été possible de la mettre en pratique ?

En définissant les conditions générales de prêt, il a été évident que les différentes institutions devraient procéder à des compromis pour atteindre cet objectif. Il est vite devenu clair, en comparant le réseau réro avec Virtua aux institutions Aleph, que des concepts très différents sont actuellement appliqués, qui sont en grand partie le résultat des systèmes de bibliothèques actuels. C’est pourquoi il y a eu des discussions très engagées pendant les séances du groupe de travail au sujet des conditions de prêt. Le résultat a donné lieu à une proposition de vote, qui a été adoptée lors de la dernière réunion du Kernteam (équipe centrale) à la fin du mois de février.

La rédaction du livrable « Concept d’un projet pour un service de navette étendu à SLSP » n’a pas été beaucoup plus facile. Une grande hétérogénéité est apparue ici. Le groupe a donc dû se limiter à dresser un état des lieux actuel. La prochaine tâche consiste à faire appel à un expert en logistique pour le développement du futur service de navette.

Paysage des services de navettes actuels – schéma type

Pour le livrable  » Concept pour le traitement des données des utilisateurs « , des premiers scénarios pour le stockage et la migration des données des utilisateurs ont été rédigés avec l’aide du responsable du groupe de migration. Ce thème était également plus complexe que prévu initialement, car on ne savait pas exactement ce que le futur système serait en mesure de réaliser en termes de fonctionnalité.

Je tiens à remercier aux membres du groupe pour leurs nombreuses contributions et leur coopération très engagée !

Traduction : Matthias Müller, BCU Fribourg

Blick über die Grenze nach Österreich

(Alice Keller)

Vom 21.-23. Februar war Alice Keller an der Inetbib-ODOK ’18 in Wien und hat die Gelegenheit genutzt, um Kontakte zu den Österreichischen Kollegen zu knüpfen, die im Moment daran sind, Alma als Verbundlösung zu implementieren.

Das Österreicher Alma Implementationsprojekt ist für uns in der Schweiz ein sehr wichtiges Referenzprojekt, da es in vielen Bereichen sehr ähnlich zu SLSP ist. Allerdings ist das Schweizer Projekt um einiges ambitionierter (z.B. Mehrsprachigkeit, Document Delivery, zentrale Benutzerdatei, Dedublierung sowie gleichzeitiger Einbezug so vieler, auch sehr kleiner, eigenständiger Bibliotheken).

In Österreich wurde in zwei Kohorten migriert – wobei alle Bibliotheken vorher mit Aleph arbeiteten. Kohorte 1 umfasste 6 Hochschulen, Kohorte 2 weitere 7 Hochschulen. Zusätzlich dazu findet auch auf Verbundebene ein Wechsel von Aleph auf Alma statt. An Ostern erfolgt auf dieser zentralen Ebene die „Eingemeindung“ aller verteilter Alma Institution Zones in die gemeinsame Network Zone; also in einen Zentralkatalog für die bibliographischen Daten.

Geleitet wurde das Projekt von der obvsg, der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH. Während diese Zentrale v.a. mit der Koordination und der Implementierung des Systems im Ganzen absorbiert war, lief die lokale Vorbereitung des Wechsels von Aleph auf Alma über die einzelnen Einrichtungen. An den Universitäten gab es Functional Experts (FEx), die für die einzelnen Funktionalitäten verantwortlich waren. Allerdings wurden diese von Ex Libris nur relativ rudimentär geschult und mussten dann im Einzelnen selber herausfinden, was wie funktionierte.

Als « Dachgruppe » für die FEx diente die zentrale Alma Implementierung Schulungsgruppe, die v.a. mit dem Testen der Daten und Workflows, Abnahmetests und Dokumentationen beschäftigt war. Zur Schulungsgruppe gehörte jeweils eine Person pro Einrichtung. Die Schulungsunterlagen wurden von der österreichischen Schulungsgruppe für beide Kohorten auf Deutsch zur Verfügung gestellt, da Ex Libris leider nur englischsprachige Unterlagen liefert.

Jede Universität stellte je zwei Functional Experts zu folgenden Funktionen zur Verfügung: Daten, Entlehnungen, Fernleihe, öffentliche Services, E-Ressourcen, Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriften. Alle FEx waren untereinander in Expertengruppen vernetzt und arbeiteten eng mit den Schulungsgruppen zusammen.

Diese lokale Ebene habe sehr selbstständig agiert, teilweise mit massivem lokalem Aufwand. (SLSP plant einen stärker zentralisierten Ansatz, indem mehr Vorbereitungen über die SLSP-Geschäftsstelle oder die jetzigen Verbünde laufen. Wobei man dann sehen wird, wie viel Ressourcen überhaupt zentral zur Verfügung stehen, bzw. welche Arbeiten dann zwingendermassen lokal gemacht werden müssen.)

Mich interessierten natürlich v.a. die Vertragsverhandlungen mit Ex Libris, weil dies momentan der Schritt ist, mit dem ich intensiv beschäftigt bin. Im Gegensatz zur Schweiz, erfolgten in Österreich Zuschlag und Vertragsunterzeichnung gleichzeitig. Dieser Zuschlag zog sich entsprechend auch über zwei Jahre hin. Wichtig ist laut meinen Gesprächspartnern die Unterscheidung zwischen Notwendigkeit und Gewohnheit. Während Österreich bei den Notwendigkeiten sehr hart verhandelte, mussten viele Gewohnheiten der Bibliotheken zurückgestellt werden.

Österreichische Nationalbibliothek mit Schneehäubchen – auch in Wien war es bitterkalt!

Bei der Ausschreibung in Österreich waren 14 Auftraggeber beteiligt (in der Schweiz sind es 15 Aktionärsbibliotheken). Diese verfügen alle je über eine eigene Institutional Zone (IZ). Diese IZ werden nun an Ostern zu einer gemeinsamen Network Zone (NZ) zusammengefasst, so dass ein Zentralkatalog entsteht. Dedublierung ist, im Gegensatz zur Schweiz, kein so wichtiges Thema, da die Bibliotheken bereits jetzt für die Aufnahmen national eindeutige Identifikationsnummern nutzen. Die weiteren 56 Verbundbibliotheken in Österreich können dann auf Wunsch auch auf Alma wechseln und erhalten je eine eigene IZ. Insgesamt sind total max. 70 IZ geplant. (Wie die Topologie in der Schweiz aussehen wird – d.h. wie viele Institutional Zones es geben wird –, ist noch unklar und wird während der Konzeptionsphase mit Ex Libris besprochen. Bereits jetzt ist mir klar, dass die Schweiz einen zentraleren Ansatz wünscht als Österreich, damit auch mehr nationale Dienste über die Plattform angeboten werden können).

Teil des Österreicher Vertrags waren zahlreiche Anforderungen für Produktentwicklungen. Laut meinen Gesprächspartner gab/gibt es im Prozess viele „grüne“ oder „gelbgrüne Bananen“. Und man hat auch nicht alles erhalten, was man wünschte bzw. von Ex Libris in Aussicht gestellt wurde. Aber am Ende muss und kann man damit leben. Bei der Implementierung wurden auch viele « Bugs » in Alma gefunden und gemeldet. So wird die Schweiz von den Erfahrungen und Arbeiten der Österreicher profitieren können.

Wichtig ist der Vermerk, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht mehr in Alma gespeichert werden können/dürfen. Das kam für Österreich relativ überraschend und es mussten andere Lösungen gefunden werden. Insbesondere bei Nicht-Hochschulangehörigen war/ist das ein Problem. (Es gibt im Gegensatz zur Schweiz keine gemeinsame Nutzerdatei. Das ist in Österreich aus Datenschutzgründen auch nicht möglich. Man ist sehr überrascht, dass das in der Schweiz möglich ist. Auch die Ausleihhistorie darf in Österreich ohne explizite Zustimmung des Nutzers nicht gespeichert werden.)

Im Vortrag von Markus Lackner, UB Graz, wurde klar, wie gross der Aufwand für die einzelne Bibliothek gewesen war. Die UB Graz war in der Kohorte 2 und ging am 12.01.18 live. Aus seiner Sicht ist es wichtig, dass die funktionalen Experten und Mitglieder der Schulungsgruppen von den Tagesarbeiten möglichst befreit werden, damit sie sich über einige Monate ausschliesslich dieser sehr anspruchsvollen Arbeit widmen können. Gleichzeitig muss man sagen, dass diese Frist der intensiven Vorbereitung relativ kurz ist. Aus den Datenangaben schien mir, dass Herr Lackner während ca. 4-6 Monaten so stark beansprucht war. Trotz des grossen Aufwandes ist er mit dem neuen System recht zufrieden und fand die Arbeit offenbar auch sehr bereichernd. Und wie oben bereits erwähnt, sollen in der Schweiz die SLSP-Geschäftsstelle und Verbünde mehr Vorbereitungsarbeiten übernehmen.

Délai de candidature prolongé

Le délai de candidature pour le poste de directeur ou directrice de SLSP a été prolongé jusqu’au 10 mars 2018.

Des informations sur les missions et les exigences du poste peuvent être trouvées dans l’offre d’emploi.

Si vous êtes à la recherche d’un poste captivant et exigeant, dans un environnement dynamique et offrant de l’autonomie et du changement, nous nous réjouissons de recevoir votre postulation complète jusqu’au à l’adresse suivante: rekrutierung@vicario.ch.

SLSP cherche une directrice ou un directeur

En 2018, SLSP met en place son agence et aquiert un système de gestion des bibliothèques de la dernière génération. Pour la direction de la société et la conduite du projet, nous cherchons pour une entrée en service le 1er mai 2018 ou date à convenir un ou une

directeur ou directrice (100%, éventuellement 80%)

Vos missions principales :

  • Recruter et conduire le personnel de la société (environ 20 personnes)
  • Mettre en œuvre la plateforme en tenant compte des innovations dans le domaine de l’information scientifique et des besoins de nos clients
  • Acquérir les clients et gérer les relations avec la clientèle
  • Mettre en place les outils de conduite technique, financière et administrative qui garantissent un fonctionnement stable à long terme

Votre profil :

  • Formation supérieure dans le domaine de la gestion d’entreprise ou de l’information & documentation
  • Expérience de plusieurs année dans la conduite d’une équipe dans un environnement dynamique ;
  • Connaissance des bibliothèques scientifiques suisses, de leurs institutions et/ou du paysage des hautes écoles suisses.
  • Votre action est centrée sur les clients et vous avez de la facilité à négocier
  • Vous maîtrisez au moins deux langues nationales et l’anglais

Le lieu de travail lors l’entrée en fonction est Zurich.

Des renseignements peuvent être obtenu auprès du Président du Conseil d’administration Martin Kasser ou du chef de projet actuel Dr. Wolfram Neubauer.

Le dossier complet de candidature, sous forme électronique exclusivement, est à adresser à rekrutierung@vicario.ch le 28 février 2018 au plus tard.

Vous trouvez toutes les informations dans l’annonce.

EvaLiS – Ex Libris remporte le mandat

(Marco Balocco)

Concernant l’évaluation du système de gestion de bibliothèque, le conseil d’administration de SLSP SA a suivi les recommandations du Kernteam et a décidé d’adjuger le mandat à la société ExLibris. Celui-ci contient les deux produits Alma (Library Management System) et Primo (Discovery System). Les fournisseurs ont déjà été informés ; vous trouverez en annexe la décision correspondante, publiée le 03.01.2018 sur les différentes plateformes d’appel d’offres.

 

SLSP et l’année 2017: «Regard rétroactif et prospectif»

(Dr. Wolfram Neubauer)

Après l’achèvement en 2015 et 2016 des travaux préliminaires de base nécessaires à la réalisation de SLSP, les efforts au sein de la communauté de SLSP se sont concentrés l’année dernière sur deux aspects essentiels. Il s’agissait, d’une part, de trouver la solution la mieux adaptée à la future structure organisationnelle de SLSP et, d’autre part, de définir un cahier des charges pour la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération et de mener à bien le processus correspondant.

SLSP SA

Comme il fallait inévitablement s’y attendre, les discussions entre les différentes instances de SLSP, d’un côté, et les futures institutions assurant le financement, de l’autre côté, ont été longues et riches en controverses puisqu’il y avait naturellement des arguments convaincants en faveur de chaque forme possible de gouvernance. Dès 2016, divers modèles avaient été étudiés, mis au débat et parfois ensuite écartés, mais ce fut la conviction que la création d’une société anonyme serait probablement la solution la plus judicieuse pour une future plateforme de services nationale qui l’avait finalement emporté. La fondation à proprement parler par les 15 actionnaires fondateurs a eu lieu fin mai 2017. Ce processus s’est déroulé dans des délais extrêmement serrés du fait que l’appel d’offres officiel pour le système de bibliothèque devait être lancé par la société SLSP SA nouvellement créée. Rétrospectivement d’ailleurs, il est particulièrement remarquable qu’outre les huit partenaires signataires de la demande de financement en cours au titre du programme CUS P-2, sept autres institutions aient pu être ralliées en qualité d’actionnaires. Dans le cadre de ce processus, les actionnaires s’étaient engagés à souscrire des blocs d’actions de petite ou de grande taille (40 000 ou 80 000 francs) et à consentir des prêts proportionnels à ces blocs pour financer la mise sur pied de la plateforme jusqu’en 2020. À compter de 2021, SLSP entrera en phase opérationnelle normale et se financera elle-même avec les cotisations des utilisateurs.

Mise au concours du système informatique

Un autre jalon particulièrement crucial pour la réalisation de la plateforme SLSP est bien sûr la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération pour la communauté des bibliothèques scientifiques en Suisse. En l’occurrence, il s’agissait en premier lieu d’élaborer un cahier des charges concernant un tel système, ce qui été entrepris dans les premiers mois de l’année 2017 par plusieurs groupes de travail bibliothécaires avec la participation de spécialistes. Ont été définis dans ce contexte plus de 80 critères de qualification, c’est-à-dire les critères auxquels les fournisseurs doivent absolument satisfaire. S’y ajoutaient plus de 870 critères d’attribution qui sont des critères dont la conformité est évaluée sous forme de points. À condition que les fournisseurs répondent aux critères de qualification, la décision est alors prise en faveur du produit obtenant le plus de points. Le processus d’évaluation global est en conséquence une procédure extrêmement formalisée qui empêche les influences externes non prévues dans le déroulement du processus. Entre-temps, l’équipe centrale du projet SLSP a soumis au conseil d’administration de SLSP SA une recommandation portant sur les négociations contractuelles avec l’un des fournisseurs.

Missions pour les mois à venir

À présent que tous les «travaux préliminaires» nécessaires à la mise en place de la plateforme de service SLSP sont achevés, commence la troisième phase, celle de l’implémentation d’un système de bibliothèque de nouvelle génération, de la migration des données détenues par les réseaux actuels et de l’édification d’une structure organisationnelle appropriée pour SLSP. Les points à traiter et exécuter sont donc les suivants:

  • Préparer une demande de subvention pour la phase de réalisation auprès de swissuniversities (programme P-5) d’ici mi-février 2018
  • Mener les négociations contractuelles avec le fournisseur ayant remporté l’appel d’offres
  • Définir les structures processus requises pour l’implémentation du système et la migration des données (instances décisionnelles/groupes de travail/participation des bibliothèques)
  • Élaborer un plan de migration avec le déroulement détaillé du processus pour la mise en place du système et la migration des données
  • Comment SLSP abordera-t-elle la question des différentes langues lors de la mise en place du nouveau système? Quelle solution concrète peut-on ici envisager (à court et/ou moyen terme)?
  • Déterminer le nombre exact de collaborateurs dans chacune des bibliothèques membres (potentielles) de SLSP
  • Chiffrer la cotisation de base pour l’utilisation des services de base
  • Demander à tous les participants/membres des réseaux actuels s’ils comptent utiliser SLSP à l’avenir (prévu en février 2018). Il faudra en l’occurrence qu’une cotisation de base ait été définie.
  • Définir un modèle de coûts pour la cotisation à partir de 2021
  • Où se trouvera le siège définitif de SLSP?
  • Édifier une structure organisationnelle appropriée pour SLSP

Bien que cette liste ne soit sans doute pas exhaustive, on voit déjà très clairement que la route vers le succès opérationnel de SLSP à compter de 2021 demandera encore beaucoup de travail et d’efforts. L’heure est maintenant venue de s’atteler aux sujets et défis touchant aux bibliothèques; seule une coopération active entre les bibliothécaires de toutes les régions du pays permettra de les gérer et de les surmonter.

 

 

Joyeux Noël et Bonne Année 2018!

Buon Natale e Felice Anno Nuovo!

 

 

The EvaLiS Team completes its task and smashes the “marmite de l’Escalade”

(Alice Keller, Marco Balocco, Elena Gretillat, Erich Scherer, Pierre Buntschu, Basil Marti)

The EvaLiS Team, whose task it was to carry out the system evaluation, met for the last time on 1 December and prepared the recommendation for the Library Management System and Discovery System. Below a chart of the evaluation process which stretched over 5 months (KT = Kernteam, StGr = Steuerungsgremium, VR = Board of Directors of SLSP AG, PL = SLSP Projektleitung)

 

To celebrate our final meeting, Elena Gretillat, a true Neuchâteloise, invited us to take part in the Genevan tradition of l’Escalade. This annual festival is held in December, celebrating the defeat of the surprise attack by troops sent by Charles Emmanuel I, Duke of Savoy during the night of 11–12 December 1602.

Celebrations include a large marmite (cauldron) made of chocolate and filled with marzipan vegetables and candies wrapped in the Geneva colours of red and gold. It is customary for the eldest and youngest in the room to smash the marmite or cauldron, while reciting, « Ainsi périrent les ennemis de la République! », referring to how Catherine Cheynel, better known as « Mère Royaume », poured boiling hot vegetable soup on soldiers climbing up the walls of the city (Wikipedia).

In our case the eldest and youngest in the room were Pierre Buntschu, BCU Fribourg, and Basil Marti, UB Basel, who successfully smashed the pot, whilst the rest of us subsequently enjoyed on the shattered remains of chocolate and Marzipan.