SLSP cherche une directrice ou un directeur

En 2018, SLSP met en place son agence et aquiert un système de gestion des bibliothèques de la dernière génération. Pour la direction de la société et la conduite du projet, nous cherchons pour une entrée en service le 1er mai 2018 ou date à convenir un ou une

directeur ou directrice (100%, éventuellement 80%)

Vos missions principales :

  • Recruter et conduire le personnel de la société (environ 20 personnes)
  • Mettre en œuvre la plateforme en tenant compte des innovations dans le domaine de l’information scientifique et des besoins de nos clients
  • Acquérir les clients et gérer les relations avec la clientèle
  • Mettre en place les outils de conduite technique, financière et administrative qui garantissent un fonctionnement stable à long terme

Votre profil :

  • Formation supérieure dans le domaine de la gestion d’entreprise ou de l’information & documentation
  • Expérience de plusieurs année dans la conduite d’une équipe dans un environnement dynamique ;
  • Connaissance des bibliothèques scientifiques suisses, de leurs institutions et/ou du paysage des hautes écoles suisses.
  • Votre action est centrée sur les clients et vous avez de la facilité à négocier
  • Vous maîtrisez au moins deux langues nationales et l’anglais

Le lieu de travail lors l’entrée en fonction est Zurich.

Des renseignements peuvent être obtenu auprès du Président du Conseil d’administration Martin Kasser ou du chef de projet actuel Dr. Wolfram Neubauer.

Le dossier complet de candidature, sous forme électronique exclusivement, est à adresser à rekrutierung@vicario.ch le 28 février 2018 au plus tard.

Vous trouvez toutes les informations dans l’annonce.

EvaLiS – Ex Libris remporte le mandat

(Marco Balocco)

Concernant l’évaluation du système de gestion de bibliothèque, le conseil d’administration de SLSP SA a suivi les recommandations du Kernteam et a décidé d’adjuger le mandat à la société ExLibris. Celui-ci contient les deux produits Alma (Library Management System) et Primo (Discovery System). Les fournisseurs ont déjà été informés ; vous trouverez en annexe la décision correspondante, publiée le 03.01.2018 sur les différentes plateformes d’appel d’offres.

 

SLSP et l’année 2017: «Regard rétroactif et prospectif»

(Dr. Wolfram Neubauer)

Après l’achèvement en 2015 et 2016 des travaux préliminaires de base nécessaires à la réalisation de SLSP, les efforts au sein de la communauté de SLSP se sont concentrés l’année dernière sur deux aspects essentiels. Il s’agissait, d’une part, de trouver la solution la mieux adaptée à la future structure organisationnelle de SLSP et, d’autre part, de définir un cahier des charges pour la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération et de mener à bien le processus correspondant.

SLSP SA

Comme il fallait inévitablement s’y attendre, les discussions entre les différentes instances de SLSP, d’un côté, et les futures institutions assurant le financement, de l’autre côté, ont été longues et riches en controverses puisqu’il y avait naturellement des arguments convaincants en faveur de chaque forme possible de gouvernance. Dès 2016, divers modèles avaient été étudiés, mis au débat et parfois ensuite écartés, mais ce fut la conviction que la création d’une société anonyme serait probablement la solution la plus judicieuse pour une future plateforme de services nationale qui l’avait finalement emporté. La fondation à proprement parler par les 15 actionnaires fondateurs a eu lieu fin mai 2017. Ce processus s’est déroulé dans des délais extrêmement serrés du fait que l’appel d’offres officiel pour le système de bibliothèque devait être lancé par la société SLSP SA nouvellement créée. Rétrospectivement d’ailleurs, il est particulièrement remarquable qu’outre les huit partenaires signataires de la demande de financement en cours au titre du programme CUS P-2, sept autres institutions aient pu être ralliées en qualité d’actionnaires. Dans le cadre de ce processus, les actionnaires s’étaient engagés à souscrire des blocs d’actions de petite ou de grande taille (40 000 ou 80 000 francs) et à consentir des prêts proportionnels à ces blocs pour financer la mise sur pied de la plateforme jusqu’en 2020. À compter de 2021, SLSP entrera en phase opérationnelle normale et se financera elle-même avec les cotisations des utilisateurs.

Mise au concours du système informatique

Un autre jalon particulièrement crucial pour la réalisation de la plateforme SLSP est bien sûr la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération pour la communauté des bibliothèques scientifiques en Suisse. En l’occurrence, il s’agissait en premier lieu d’élaborer un cahier des charges concernant un tel système, ce qui été entrepris dans les premiers mois de l’année 2017 par plusieurs groupes de travail bibliothécaires avec la participation de spécialistes. Ont été définis dans ce contexte plus de 80 critères de qualification, c’est-à-dire les critères auxquels les fournisseurs doivent absolument satisfaire. S’y ajoutaient plus de 870 critères d’attribution qui sont des critères dont la conformité est évaluée sous forme de points. À condition que les fournisseurs répondent aux critères de qualification, la décision est alors prise en faveur du produit obtenant le plus de points. Le processus d’évaluation global est en conséquence une procédure extrêmement formalisée qui empêche les influences externes non prévues dans le déroulement du processus. Entre-temps, l’équipe centrale du projet SLSP a soumis au conseil d’administration de SLSP SA une recommandation portant sur les négociations contractuelles avec l’un des fournisseurs.

Missions pour les mois à venir

À présent que tous les «travaux préliminaires» nécessaires à la mise en place de la plateforme de service SLSP sont achevés, commence la troisième phase, celle de l’implémentation d’un système de bibliothèque de nouvelle génération, de la migration des données détenues par les réseaux actuels et de l’édification d’une structure organisationnelle appropriée pour SLSP. Les points à traiter et exécuter sont donc les suivants:

  • Préparer une demande de subvention pour la phase de réalisation auprès de swissuniversities (programme P-5) d’ici mi-février 2018
  • Mener les négociations contractuelles avec le fournisseur ayant remporté l’appel d’offres
  • Définir les structures processus requises pour l’implémentation du système et la migration des données (instances décisionnelles/groupes de travail/participation des bibliothèques)
  • Élaborer un plan de migration avec le déroulement détaillé du processus pour la mise en place du système et la migration des données
  • Comment SLSP abordera-t-elle la question des différentes langues lors de la mise en place du nouveau système? Quelle solution concrète peut-on ici envisager (à court et/ou moyen terme)?
  • Déterminer le nombre exact de collaborateurs dans chacune des bibliothèques membres (potentielles) de SLSP
  • Chiffrer la cotisation de base pour l’utilisation des services de base
  • Demander à tous les participants/membres des réseaux actuels s’ils comptent utiliser SLSP à l’avenir (prévu en février 2018). Il faudra en l’occurrence qu’une cotisation de base ait été définie.
  • Définir un modèle de coûts pour la cotisation à partir de 2021
  • Où se trouvera le siège définitif de SLSP?
  • Édifier une structure organisationnelle appropriée pour SLSP

Bien que cette liste ne soit sans doute pas exhaustive, on voit déjà très clairement que la route vers le succès opérationnel de SLSP à compter de 2021 demandera encore beaucoup de travail et d’efforts. L’heure est maintenant venue de s’atteler aux sujets et défis touchant aux bibliothèques; seule une coopération active entre les bibliothécaires de toutes les régions du pays permettra de les gérer et de les surmonter.

 

 

Joyeux Noël et Bonne Année 2018!

Buon Natale e Felice Anno Nuovo!

 

 

The EvaLiS Team completes its task and smashes the “marmite de l’Escalade”

(Alice Keller, Marco Balocco, Elena Gretillat, Erich Scherer, Pierre Buntschu, Basil Marti)

The EvaLiS Team, whose task it was to carry out the system evaluation, met for the last time on 1 December and prepared the recommendation for the Library Management System and Discovery System. Below a chart of the evaluation process which stretched over 5 months (KT = Kernteam, StGr = Steuerungsgremium, VR = Board of Directors of SLSP AG, PL = SLSP Projektleitung)

 

To celebrate our final meeting, Elena Gretillat, a true Neuchâteloise, invited us to take part in the Genevan tradition of l’Escalade. This annual festival is held in December, celebrating the defeat of the surprise attack by troops sent by Charles Emmanuel I, Duke of Savoy during the night of 11–12 December 1602.

Celebrations include a large marmite (cauldron) made of chocolate and filled with marzipan vegetables and candies wrapped in the Geneva colours of red and gold. It is customary for the eldest and youngest in the room to smash the marmite or cauldron, while reciting, « Ainsi périrent les ennemis de la République! », referring to how Catherine Cheynel, better known as « Mère Royaume », poured boiling hot vegetable soup on soldiers climbing up the walls of the city (Wikipedia).

In our case the eldest and youngest in the room were Pierre Buntschu, BCU Fribourg, and Basil Marti, UB Basel, who successfully smashed the pot, whilst the rest of us subsequently enjoyed on the shattered remains of chocolate and Marzipan.

Neue Projektassistentin

(Melanie Lerch)

Mein Name ist Melanie Lerch und ich habe im Oktober die Nachfolge von Iris Capatt als Projektassistentin bei SLSP angetreten.

Ich habe an der Universität Bern Sozialanthropologie studiert und während des Studiums in der Institutsbibliothek gearbeitet. Danach war ich einige Zeit in der kantonalen Verwaltung und beim Berufsberatungs- und Informationszentrum BIZ Bern als Wissenschaftliche Mitarbeiterin tätig. Im Moment absolviere ich berufsbegleitend den MAS-Studiengang in Information Science an der HTW Chur und freue mich, daneben bei SLSP in einem sehr spannenden nationalen Projekt mitarbeiten zu können.

L’accompagnement du processus d’appel d’offres par le «Groupe Evaluation» (Evaluationsteam)

Une partie du Groupe Evaluation au travail

Une partie du Groupe Evaluation au travail

(Pierre Buntschu)

Dans le cadre de la phase de mise en place du projet, prévue de mars 2017 à février 2018, il est prévu de procéder au choix du système informatique qui servira de base à SLSP. En février 2017, la direction de projet a constitué un groupe de travail chargé d’accompagner le processus d’appel d’offres, de la rédaction finale à la recommandation du choix d’un système, le «Groupe de travail Evaluation» (Evaluationsteam).

Préparation d’un appel d’offres
La préparation de l’appel d’offres a été un travail de longue haleine. Durant la phase de conception (août 2015 – février 2017), un groupe de travail a élaboré les documents nécessaires en se basant sur les résultats de l’enquête effectuée auprès des clients potentiels de SLSP. A partir de janvier 2017, c’est le Kernteam (l’équipe de base du projet pendant la phase de mise en place) qui a analysé et adapté le contenu des documents d’appel d’offres. Quelque 700 remarques et propositions ont été faites, analysées et discutées si nécessaire.

Le Groupe Evaluation a commencé son activité en s’occupant de la mise au point et de la rédaction finale de l’appel d’offres. Après une validation par le COPIL (comité de pilotage) SLSP, et peu après la fondation officielle de SLSP SA, l’appel d’offres a été publié le 8 juin 2017 sur le site simap.ch (Système d’information sur les marchés publics en Suisse).

L’appel d’offres se compose de plusieurs documents. Le document d’appel d’offres proprement dit présente le projet et donne des explications. Il est complété par d’importantes listes de critères qualificatifs (généraux et techniques) et de critères de sélection.

L’évaluation des offres – première phase
La première étape après la publication de l’appel d’offres a consisté à répondre aux questions des fournisseurs. Le 7 juillet, toutes les réponses étaient placées sur le site simap.ch.

Le 14 août, trois jours après le délai de soumission, trois membres du groupe ont procédé à l’ouverture des offres. C’est alors qu’a commencé pour le Groupe Evaluation un intense travail d’analyse et d’évaluation des offres.

Lors d’une première phase qui s’est déroulée entre la mi-août et la fin septembre, le groupe a travaillé en se basant sur les documents reçus des fournisseurs. Il s’agissait de bien comprendre ce qui était proposé en étudiant l’ensemble des documents faisant partie des offres, puis d’évaluer en détail les réponses des fournisseurs sur chacun des critères qualificatifs et des critères de sélection. Si le travail a été simple pour de nombreux critères, il s’est avéré plus délicat pour d’autres. Les fournisseurs n’ont pas toujours répondu exactement à la question posée, ou ils se référaient à des documents plus généraux dans lesquels ils traitaient un thème dans son ensemble, ou à des annexes, ou encore ils mentionnaient certaines limitations. Les membres du groupe se sont plongés dans les offres reçues pour en acquérir une très bonne connaissance permettant d’y trouver des réponses et des explications. Dans de nombreux cas, ils ont dû vérifier les réponses des fournisseurs pour être en mesure d’évaluer si un critère était rempli, et dans quelle mesure. Pour certains thèmes récurrents ou jugés importants, le groupe a préparé des questions qui ont été posées aux fournisseurs lors des présentations ou qui leur ont été envoyées.

L’évaluation des offres – deuxième phase
Durant la deuxième partie de septembre ont eu lieu les présentations des fournisseurs. Avec les nombreuses informations et explications obtenues lors de ces présentations et avec les réponses envoyées au groupe par les fournisseurs, le Groupe Evaluation a entamé dès le début octobre une deuxième phase d’analyse et d’évaluation qui est encore en cours au moment où ces lignes sont rédigées. Chaque critère est réexaminé à la lumière des nouvelles informations obtenues, et l’évaluation est corrigée s’il y a lieu.

Une attention particulière est accordée à certains aspects spécifiques du projet qui font l’objet de documents spéciaux dans les offres, les «special proof documents», portant sur l’architecture du système, le traitement d’autorités multilingues, un concept pour un fichier des lecteurs commun, la planification du projet et un concept de migration.

Les membres du groupe ont également pris contact avec les bibliothèques ou les réseaux cités comme références par les fournisseurs. Des entretiens se sont déroulés sur la base d’un canevas commun préparé au préalable par le groupe et ont fait l’objet de comptes rendus discutés ensuite dans le groupe.

La procédure d’appel d’offres prévoit encore des négociations avec les fournisseurs. Le travail d’évaluation aboutira avant la fin de l’année à des recommandations pour l’adjudication qui seront transmises au Kernteam SLSP, puis, si le Kernteam les avalise, au Conseil d’administration.

Le Groupe Evaluation
Le Groupe Evaluation est composé de 8 personnes. Marco Balocco est chargé, dans le cadre du projet SLSP, de diriger la procédure d’appel d’offres et de conduire le groupe de travail. Son expérience dans le domaine des marchés publics et de la gestion est précieuse. Le groupe bénéficie de sa part d’un encadrement sûr et ouvert. Les autres membres sont Wolfgang Giella, Elena Gretillat, Alice Keller (vice-directrice du projet SLSP), Basil Marti, Alexandra Müller (assistante de projet), Erich Scherer et Pierre Buntschu. Le groupe dépend du Kernteam auquel il soumet ses propositions. Il a bénéficié ponctuellement pour certaines questions de l’avis d’experts dans le domaine des marchés publics.

Le travail, bien organisé, est très stimulant. La matière à traiter est passionnante, puisqu’il s’agit d’évaluer les systèmes de gestion de bibliothèque les plus modernes en vue d’un projet ambitieux et exigeant. Pour y parvenir, le groupe s’est réuni à de nombreuses reprises. En outre, les membres accomplissent un important travail de préparation en dehors des séances. Chacun repart d’une séance avec des «devoirs» pour la suivante. Cette répartition du travail hors séance est la seule manière de parvenir à un résultat dans les délais fixés.

Le bon fonctionnement du groupe contribue à rendre le travail intéressant et gratifiant. Très rapidement, au fil des rencontres, s’est créé un véritable esprit d’équipe. Les membres font preuve d’une grande confiance réciproque, reconnaissant la compétence, l’esprit d’ouverture et l’engagement de chacun. On est parvenu à un très bon équilibre entre l’évaluation individuelle et le recours à la discussion en équipe pour tous les cas où un membre peut avoir un doute ou n’est pas sûr d’avoir compris. Tous se réjouissent de voir leur travail se concrétiser dans la mise en œuvre de SLSP.

Iris Capatt verlässt SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer & Dr. Alice Keller)

Iris Capatt verlässt die Stelle als Projektassistentin für SLSP per Ende August, um sich in ihrer Heimatstadt Chur ganz neuen beruflichen Herausforderungen zu stellen. Während zweier Jahre hat Iris Capatt wesentlich zur erfolgreichen Bewältigung einer Vielzahl von Herausforderungen in den zwei Projektphasen Konzept- und Aufbauphase beigetragen. Hierzu gehörten der Aufbau der gemeinsamen internen Kommunikationsplattform SharePoint, die Gestaltung und Umsetzung des Corporate Designs, der Betrieb des SLSP-Blogs sowie die Vorbereitung von zahlreichen Informationsveranstaltungen, Präsentationen und Projektberichten.

Schon die Zahl der zu betreuenden Gremien lässt die Komplexität dieser Arbeit erahnen: Projektleitung, Steuerungsgremium, Gesamtprojektleitung, Teilprojekte, Kernteam, Gruppen und neu auch Generalversammlung und Verwaltungsrat der SLSP AG.

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Foto: W. Burk

Das Projekt verliert mit Iris Capatt nicht nur eine sehr angenehme Kollegin und kompetente Ansprechperson, sondern auch eine wichtige Stütze im Projekt. Nach einer kurzen zeitlichen Lücke wird Frau Melanie Lerch ab dem 01. Oktober die Projektassistenz übernehmen.

Wir danken Iris Capatt für ihr ausserordentlich hohes Engagement und wünschen ihr alles Gute für ihre weitere berufliche Zukunft.Auf unsere Frage nach einem persönlichen Foto für den Blog, erhielten wir von ihr ein tolles Landschaftsfoto vom Alpstein. Beim Wandern, in der freien Natur fühle sie sich am wohlsten! Kein Wunder also, dass es sie wieder in einen Bergkanton zurückzieht.

Alice Keller und Wolfram Neubauer, Projektleitung SLSP