Interview zur Einf\u00fchrung der neuen IT-Umgebung, um die Mitarbeitenden-Eintrittsprozesse zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n
Ende November wurde die neue IT-Umgebung zur Unterst\u00fctzung der Mitarbeitenden-Eintrittsprozesse eingef\u00fchrt. Als Teil davon wurde die Schnittstelle zwischen der Personendatenbank der ETH und SAP neu implementiert. Obwohl extern wenig sichtbar, spielt diese Umgebung eine sehr wichtige Rolle in der zentralen Datenhaltung der ETH. Wir haben einige Fragen zu diesem Thema an Ursula Eggenberger (Projektleiterin seitens Abteilung HR), Adrian Fischer (Leiter CCSAP), Giorgio Broggi (Leiter ID SWS), Paul F\u00f6hn (technischer Projektleiter SAP) und Davor Kupresak (Verantwortlicher f\u00fcr die PDB-seitige Schnittstelle) gestellt.<\/p>\n
Begriffe wie \u00abUnterst\u00fctzung der Mitarbeitenden-Eintrittsprozesse\u00bb oder \u00abSchnittstelle PDB-SAP\u00bb sind f\u00fcr nicht Eingeweihte ziemlich unklar\u2026 Worum handelt es sich genau?<\/p>\n
Ich starte mit der Situation im Jahr 1996, werde mich aber trotzdem kurz halten (lacht). Damals waren die Daten der ETH-Angeh\u00f6rigen \u2013 wie bei praktisch allen Universit\u00e4ten \u2013 auf drei Systeme verteilt: Studierenden-, Dozierenden-, und Mitarbeitenden-System (letzteres ohne Lohnverarbeitung, denn die L\u00f6hne wurden damals zentral in Bern im \u00abPERIBU\u00bb bearbeitet). Die Einf\u00fchrung der ersten ETH-Karte stellte die Herausforderung dar, eine zentrale, personenorientierte Datenhaltung einzuf\u00fchren. Jede Person w\u00e4re nur einmal in der Datenhaltung aufgetreten, mit den Beziehungen (Student-, Dozent, Mitarbeiter, jede auch mehrfach vorkommend) als Attribute dazu, und h\u00e4tte nur eine ETH-Karte bekommen. Viele Kollegen anderer Unis hatten die Unterst\u00fctzung des Managements f\u00fcr das grosse Daten-Reorganisationsprojekt nicht, oder hatten Angst vor der Komplexit\u00e4t der Unternehmung\u2026 Resultat: sie k\u00e4mpfen heute noch mit offline Abgleichen oder (inzwischen aus der Mode gekommenen) Meta-Directories. Ich hatte das Privileg, die volle Unterst\u00fctzung von Rektorat, Direktion ID und Personalabteilung zu erhalten. So wurde die Personendatenbank, die \u00abPDB\u00bb geboren. Deren Geburtswehen waren \u00fcbrigens gewaltig, Kollege Alfred Sohm, der das ganze technisch sehr nachhaltig realisierte, musste wochenlang Daten manuell bereinigen. Trotzdem konnte die ETH-Karte, wenn auch ein Semester versp\u00e4tet, eingef\u00fchrt werden. Die gr\u00f6sste technische Herausforderung war aber die Realisierung der Schnittstelle PDB-SAP. Damals war SAP R\/3 (Version 3.5) zwar schon betriebswirtschaftlich extrem fundiert aufgebaut, aber auch extrem monolithisch und geschlossen. Das machte mich \u2013 als fr\u00fchen Vertreter des Systemintegration-Ansatzes \u2013 sehr skeptisch, etwas das nat\u00fcrlich mit der Entwicklung der SAP-Technologien keinen Bestand mehr hat. Nach negativen Meinungen von etlichen SAP-Beratern konnten wir das Konzept jedoch \u00abdurchboxen\u00bb. Die resultierende Schnittstelle lebte gezwungenermassen ein Fremdk\u00f6rper-Dasein in der SAP Landschaft, war technisch komplex und fehleranf\u00e4llig. Trotz aller (auch berechtigten) Kritik ist sie aber mehr als 15 Jahre gelaufen, und hat die einheitliche zentrale Datenhaltung erm\u00f6glicht\u2026 vielleicht war sie doch besser als ihr Ruf\u2026<\/p>\n
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Es ist aber immer noch nicht klar, wozu man eine Schnittstelle SAP PDB \u00fcberhaupt brauchte\u2026<\/p>\n
Die Grundidee der PDB ist es wie gesagt: ein Datensatz pro Nase. Wird ein Student immatrikuliert, ein Dozent ernannt, oder eine Mitarbeiterin angestellt, so muss man zuerst einmal schauen, ob die Person bereits in der PDB vorhanden ist. Ist dies der Fall, so sind nur Aktualisierungen (neue Beziehungen, neue Attributenwerte) vorzunehmen. Sonst muss die Person in der PDB generiert werden, damit der Record den richtigen unique identifier bekommt. F\u00fcr die Systeme des Lehrbetriebes, die dieselbe DB-Instanz wie die PDB nutzen, ist dies kein Problem. F\u00fcr das damalige SAP, hingegen praktisch unm\u00f6glich. Wir mussten also die Eintrittsprozesse auf zwei Applikationen verteilen: \u00abKarteMA\u00bb f\u00fcr das Anlegen in der PDB, SAP HR f\u00fcr die \u00abrichtige Anstellung\u00bb. Dieser Medienbruch war f\u00fcr die Personalabteilung sehr unangenehm, wurde aber im Interesse der Schule akzeptiert, was hoch zu sch\u00e4tzen ist. Dank dieser langsichtigen Entscheidung von HR konnte ein fortschrittliches Informationssystem, das OIS, aufgebaut werden, und darauf das Identity Management System nethz, eine weitere, echte Pionierleistung der ID\u2026 vor lauter Schw\u00e4rmen soll ich aber die Schnittstelle in die Gegenrichtung nicht vergessen, welche die Anstellungsdaten in die PDB als Attribute der Person ablegt.<\/p>\n
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Die Personaladministration hat also mehrere Jahre ein Medienbruch in den Eintrittsprozessen \u00abals Opfer erlebt\u00bb. Ist dies der Grund, wieso HR ein totales Re-Engineering der Eintrittsprozesse angestrebt hat?<\/p>\n
Ja, der genannte Medienbruch ist einer der Hauptgr\u00fcnde. Die grosse \u00c4nderung des Eintrittsprozesses geschah aber bereits im Jahr 2012, als Human Resources auch f\u00fcr den Eintrittsprozess den Papierweg mit der elektronischen Abwicklung (Workflow) abgel\u00f6st hatte. \u00c4nderungen an bestehenden Anstellungen wie beispielsweise eine Verl\u00e4ngerung oder eine \u00c4nderung des Besch\u00e4ftigungsgrades werden bereits seit 2010 elektronisch \u00fcber das ETHIS<\/em>-Portal abgewickelt. Zur\u00fcck zum genannten Medienbruch. Der Bruch bedeutete immer auch einen zeitlichen Unterbruch im Arbeitsprozess, und dies f\u00fcr rund 4\u2018500 Eintrittsprozesse im Jahr. Wenn also die Personalsachbearbeiterin einen Eintrittsantrag in ETHIS<\/em> erhielt, wechselte sie in die OIS-Umgebung, erfasste dort die neue Person (oder \u00fcbernahm eine bestehende) und l\u00f6ste damit automatisiert die sogenannte Massnahme \u00abErst\u00fcbernahme PDB\u00bb \u2013 wir nennen es auch den Ministamm \u2013 in SAP aus. Der Ministamm ist zwingende Grundlage f\u00fcr die effektive Datenspeicherung eines Eintrittes. Erst wenn dieser bereit war \u2013 etwa 10 Minuten sp\u00e4ter \u2013 konnte die Personalsachbearbeiterin weiterfahren und den Workflowtask aus ETHIS<\/em> in die automatisierte Datenspeicherung schicken.<\/p>\n Mit diesem Unterbruch im Arbeitsprozess haben die Personalsachbearbeiterinnen lange gelebt; als Opfer w\u00fcrde ich sie dennoch nicht bezeichnen, das ist etwas gar dramatisch ausgedr\u00fcckt. Und doch, mit dem elektronischen Eintrittsprozess war die Personalsachbearbeiterin nun gezwungen, sich nicht nur in zwei, sondern gleich in drei Anwendungen \u2013 ETHIS<\/em>-Portal, OIS und SAP Backend \u2013 anzumelden und zu navigieren. Dieser Umstand verst\u00e4rkte das bereits lange bestehende und berechtigte Anliegen, die Daten aus OIS doch gleich in der SAP-Umgebung anzuzeigen, sodass der H\u00fcpfer in die PDB (OIS) nicht mehr n\u00f6tig war. Und dies konnte nun umgesetzt werden, das ist super!<\/p>\n Es gab aber noch weitere Gr\u00fcnde, die Schnittstelle neu zu implementieren. Die Datenpflege sollte in beiden Systemen gleichberechtigt m\u00f6glich sein und der Datenaustausch in beide Richtungen erfolgen. Bis anhin war es zum Beispiel so, dass die Personalsachbearbeiterin eine Adresse oder eine Sozialversicherungsnummer nur in OIS \u00e4ndern durfte. Neu kann sie s\u00e4mtliche \u00c4nderungen auch in SAP anpassen und OIS \u00fcbernimmt diese \u00c4nderungen. Es gibt somit kein \u00abLeadsystem\u00bb mehr. Ein weiterer Grund, die Schnittstelle anzupassen war, dass wir den Endanwendern schneller aktuelle Daten in ihren jeweiligen Systemen zur Verf\u00fcgung stellen wollen. Das ging mit der veralteten Schnittstelle leider nicht mehr. Vielleicht sollte Adrian Fischer als Leiter CCSAP dazu noch etwas sagen \u2026<\/p>\n Ja das stimmt so. Unter anderem war die veraltete Technologie der Schnittstelle aber immer auch ein Betriebsrisiko, da sie nur von wenigen beherrscht wurde, intransparent war und der Unterhalt\/Weiterentwicklung der komplizierten Programme nicht mehr m\u00f6glich war \u2013 mit vern\u00fcnftigem Aufwand.<\/p>\n <\/p>\n Bedeuten die neuen Prozesse mehr Autonomie und Datenpflegefreir\u00e4ume f\u00fcr die Departemente?<\/p>\n Nein, die Anwender\/innen in den Departementen und Bereichen merken nur wenig davon, da dieser Teil der Abwicklung in der Personalabteilung stattfindet. Es gab aber ein paar \u00c4nderungen f\u00fcr die Linie, ich komme gleich darauf zu sprechen. Die meisten \u00c4nderungen sind technischer Art. Die Umsetzung des neuen Datenaustausches von OIS und SAP war eine grosse Arbeit, Davor Kupresak und Paul F\u00f6hn waren hier mit viel Detailfragen konfrontiert. Von dieser Umstellung war als Konsequenz auch die Vergabe der Personalnummer und die Datenspeicherung (durch den Wegfall des Ministamms notwendig) betroffen. Paul F\u00f6hn hat die Datenspeicherung v\u00f6llig neu implementiert, eine riesige Leistung! Auf Seiten der Workflows wurde ebenfalls angesetzt. Hier wollten wir technisch vereinfachen; dazu geh\u00f6rten die Abl\u00f6sung der Workflows von ISR und die unabh\u00e4ngige F\u00fchrung der einzelnen Workflowszenarien. Die WebDynpros wurden dabei f\u00fcr alle Rollen vollst\u00e4ndig neu aufgesetzt. Den Entwicklungsteil f\u00fcr die Workflows hat unsere externe Beraterfirma BCB wie immer kompetent \u00fcbernommen. Nicht zuletzt geh\u00f6rte auch der Kartendruck mit der Integration der elektronischen Fotos zu einem weiteren Arbeitspaket.<\/p>\n Zur\u00fcck zu der Frage: Wir haben die Gelegenheit genutzt, und f\u00fcr die Linie, insbesondere f\u00fcr die administrative Assistentin als Prozess-Starterin, gleichzeitig einige Optimierungen umgesetzt. Das System erkennt neu einen m\u00f6glichen Wiedereintritt: Beim Prozess-Start wird der administrativen Assistentin angezeigt, ob die neu anzustellende Person bereits einmal an der ETH angestellt war. Auch die Reihenfolge der Arbeitsschritte haben wir verbessert. Die administrative Assistentin wird als erstes durch die pers\u00f6nlichen Daten und Dokumente des k\u00fcnftigen Mitarbeitenden gef\u00fchrt, bevor sie die Anstellungsdaten eingibt. Und die B\u00fcroadresse erhielt zur besseren \u00dcbersicht einen eigenen Reiter im Prozesspfad.<\/p>\n Die WebMaske (OIS-Applikation) f\u00fcr die Erfassung von pers\u00f6nlichen Daten und Dokumente durch den k\u00fcnftigen Mitarbeitenden haben wir mit ein paar neuen Angaben erg\u00e4nzt und einige Dinge, die immer wieder zu Missverst\u00e4ndnissen gef\u00fchrt hatten, angepasst.<\/p>\n <\/p>\n Mit ETHIS <\/em>hat die SAP-Umgebung praktisch alle ETH-Mitarbeitende erreicht und sich als Supportprozess-Drehschreibe der ETH etabliert. Welche Bedeutung hat das gerade abgeschlossene Erneuerungsprojekt in diesem Kontext?<\/p>\n Die neue PDB Schnittstelle entlastet einerseits den Support und das Betriebsrisiko, bietet aber ganz neue M\u00f6glichkeiten Daten aus beiden Anwendungen (OIS und SAP) zu verkn\u00fcpfen und anzureichern. Wir sind wieder in der Lage Weiterentwicklungsprojekte zu starten. Im Rahmen der Abl\u00f6sung der Schnittstelle mussten gr\u00f6ssere Teile des HR-Workflows (Eintrittsprozesse) angepasst werden. Das haben wir auch genutzt um hier die Basis f\u00fcr Vereinfachungen und Optimierung zu legen. Unter anderem wurden alle ETHIS<\/em> Oberfl\u00e4chen neu geschrieben und an die aktuellen Vorgaben im ETHIS<\/em> angepasst.<\/p>\n <\/p>\n Mit dem Projekt \u00abrefine\u00bb m\u00f6chte die ETH die finanzielle Steuerung der Schule neu definieren und die SAP-L\u00f6sung neu implementieren. Geht die neuimplementierte Umgebung in dieselbe Richtung?<\/p>\n Ja. Alle Anpassungen wurden bereits im Hinblick auf eine m\u00f6gliche Implementierung durch refine vorbereitet. Das heisst der Code ist so flexibel gestaltet und gut dokumentiert, dass er zum gr\u00f6ssten Teil wiederverwendet werden kann.<\/p>\n <\/p>\n Wieso ist hier von einer IT-Umgebung die Rede, und nicht einfach von einer SAP-Implementierung?<\/p>\n Die Schnittstelle tauscht Personen- und Anstellungsdaten zwischen Applikationen der Lehre, SAP (Personal, Finanzen) und Identity \/ Access Management aus. Diese Plattformen unterscheiden sich nicht nur technisch, sondern auch bez\u00fcglich der Anforderungen an Quantit\u00e4t, Qualit\u00e4t und zeitlicher Verf\u00fcgbarkeit der oben erw\u00e4hnten Daten.<\/p>\n <\/p>\n Ist es m\u00f6glich, die IT-Architektur der SS kurz und einfach zu beschreiben?<\/p>\n Ein zentraler Architekturentscheid war, dass relevante Daten \u00absynchron\u00bb, also sofort bei Mutation, an alle interessierten Applikationen verteilt werden. Ein weiterer wichtiger Architekturentscheid war, dass keine Plattform die \u00abDatenhoheit\u00bb besitzen soll, dass also alle involvierten Applikationen auszutauschende Daten bewirtschaften k\u00f6nnen. Nat\u00fcrlich gibt es keine Regel ohne Ausnahme, doch wir wollen es bei diesen grunds\u00e4tzlichen Architekturentscheiden belassen.<\/p>\n Aus einem technischen Blickwinkel heraus, verwendet die Schnittstelle ein paar wenige Oracle Tabellen, in welche die involvierten Subsysteme ge\u00e4nderte Daten reinschreiben und interessierte Applikationen Daten rauslesen. Dabei ist immer die lesende Applikation daf\u00fcr verantwortlich, dass die Semantik der kodifizierten Daten f\u00fcr ihren Bereich richtig ist. Zu diesem Zweck wurde eine so genannte Mapping Tabelle erstellt.<\/p>\n <\/p>\n Was macht die Implementierung der Schnittstelle PDB-SAP trotz modernen Technologien so komplex und aufwendig?<\/p>\n Um es ganz deutlich zu sagen, die Technik war nicht das Problem (und ist es meistens nicht bei Softwareentwicklungs-Projekten), sondern die verschiedenen Ansichten und Meinungen der Fach- und IT-Abteilungen, sowie fehlende Kommunikation. Gut, einverstanden: Bei der grossen Anzahl von betroffenen Applikationen und inhomogenen Benutzerschaft ist dies auch zu einem grossen Teil verst\u00e4ndlich\u2026.<\/p>\n <\/p>\n ..das ganze klingt nach \u00abpiece de resistence\u00bb\u2026<\/p>\n Ein zweites, noch gr\u00f6sseres \u00abpiece de resistence\u00bb waren die End-To-End Prozesse zu verstehen. \u00abWas passiert eigentlich, wenn ich dieses Feld ver\u00e4ndere?\u00bb<\/p>\n Die Fach- und IT- Abteilungen waren sich zwar bewusst, was eine \u00c4nderung bei ihnen ausl\u00f6st, sie waren sich aber vielfach nicht bewusst, dass der \u00abETH-weite\u00bb Gesch\u00e4ftsprozess damit nicht abgeschlossen war, sondern sich \u00fcber Applikationsgrenzen hinweg fortsetzt. Diese ETH-weiten Gesch\u00e4ftsprozesse zu erkennen und zu verstehen, nahm ein grosser Teil der Anforderungsanalyse in Anspruch.<\/p>\n <\/p>\n Waren die Entwicklungen ausserhalb der SAP-Umgebung auch aufw\u00e4ndig und komplex?<\/p>\n Die Entwicklungen ausserhalb der SAP-Umgebung wurden in zwei Bereichen aufgeteilt. Die Implementierung der gesamten Schnittstellenlogik wurde in der Oracle-DB, und die Anpassung des BackOffice Clients KarteMA in PowerBuilder realisiert. Alle Packages, Prozeduren, Triggers, etc. wurden in der Oracle DB neu geschrieben, was sehr aufw\u00e4ndig war. Wie Paul bereits erw\u00e4hnt hat, das Verstehen von vielen Prozessen war, neben der Implementierung, ebenfalls sehr aufw\u00e4ndig. Die Komplexit\u00e4t von diesen Prozessen hat sich dann auch auf den Code niedergeschlagen.<\/p>\n <\/p>\n Ist das Projekt jetzt wirklich abgeschlossen?<\/p>\n Fast. Die Einf\u00fchrung hat Ende November stattgefunden, mit einem umfangreichen GoLive-Szenario. Herzlichen Dank an dieser Stelle an alle Beteiligten! Die neue Schnittstelle und der neue Eintrittsprozess sind in Betrieb, so gesehen, ist das Projekt abgeschlossen. Nun haben wir die ersten Erfahrungen im produktiven Betrieb gemacht. Es l\u00e4uft gut, bei der Integration der elektronischen Fotos f\u00fcr den Druck der Personalausweise, bei der Handhabung von Adressen und beim internen Meldeverfahren bez\u00fcglich Datenaustausch in der Schnittstelle sind jedoch noch Korrekturen und Optimierungen vorzunehmen. Wir sind daran, die offenen Punkte aufzunehmen, damit bald korrigiert werden kann. Und dann fehlt noch das Wichtigste\u2026..<\/p>\n Ja genau, ich muss noch ein Abschlussessen organisieren, dies steht aber ganz hoch in meiner Pendenzenliste\u2026..<\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Interview zur Einf\u00fchrung der neuen IT-Umgebung, um die Mitarbeitenden-Eintrittsprozesse zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n","protected":false},"author":838,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[25,1181,1177,898],"tags":[173211,173212,173213,46823],"class_list":["post-9349","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-news","category-passwort-applikationen","category-software-arbeitsplatze","category-support","tag-eintrittsprozesse","tag-personendatenbank","tag-schnittstelle-pdb-sap","tag-sws"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9349","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/users\/838"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9349"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9349\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9349"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9349"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9349"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}ADRIAN FISCHER<\/em><\/h4>\n
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