![\"Umgebung\"](\"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/files\/2014\/06\/Umgebung.png\")
<\/a><\/p>\nAlle Daten sind \u00fcber das Frontend (Dynamics CRM 2013) zugreifbar, SharePoint 2013 dient als Repository und kann im Bedarfsfall f\u00fcr einen Auditor direkt zug\u00e4nglich gemacht werden. Trotz des neuen Systems braucht es weiterhin ein physisches Archiv, welches aber nicht nach den pers\u00f6nlichen Vorstellungen der Mitarbeitenden organisiert wird, sondern streng nach dem Beschaffungs- und Vertragsnummern aus dem System und daher einen direkten und schnellen Zugriff erlaubt.<\/p>\n
Ziele<\/h2>\n\n- Prozessgesteuert werden die Beschaffungen von der Ausschreibung \u00fcber die Offerten-Beurteilung bis zum Abschluss des Vertrages mit dem gew\u00e4hlten Lieferanten transparent und zeitgerecht durchgef\u00fchrt. Alle Dokumentationen der Ausschreibungen (WTO und andere) werden mit den Offerierenden verkn\u00fcpft<\/li>\n
- Unterst\u00fctzung der heutigen Beschaffungsabl\u00e4ufe durch eine zentrale online Dokumentenablage<\/li>\n
- Systematische und online abrufbare Ablage aller relevanten Informationen \u00fcber eine Ausschreibung und\/oder einen Vertrag und dem korrespondierenden Lieferanten<\/li>\n
- Die gesamte Korrespondenz mit den Lieferanten vor, w\u00e4hrend und nach der Beschaffung wird im System hinterlegt und kann jederzeit f\u00fcr Reviews, Audits oder weitere Beschaffungen abgerufen werden<\/li>\n
- Lieferantenmanagement:\n
\n- Fusionen\/\u00dcbernahmen\/Gesch\u00e4ftsaufgaben werden transparent f\u00fcr zuk\u00fcnftige Beschaffungen dargestellt<\/li>\n
- Wechsel der Ansprechpersonen werden zeitnah nachgef\u00fchrt<\/li>\n
- Neue Mitarbeitende k\u00f6nnen mit aktuellen Daten schneller eingearbeitet werden<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- ETH-intern Bestellende, Nutzende und Verantwortliche der Vertr\u00e4ge werden sichtbar, und ID PPF kann bei Vertrags\u00e4nderungen die richtige Person heranziehen<\/li>\n
- Die bestehenden Vertr\u00e4ge sind einfach zu finden und k\u00f6nnen mit einer Schl\u00fcsselwortsuche abgefragt werden. Dies unterst\u00fctzt die Beschaffung, so dass eventuell kein neuer Vertrag erstellt werden muss, sondern ein bestehender benutzt oder erweitert werden kann<\/li>\n
- Bestehende Rahmenvertr\u00e4ge werden in der aktuellen Version publiziert und verwaltet<\/li>\n
- Automatische Erinnerung \u00fcber anstehende Vertragsverl\u00e4ngerungen, -erneuerungen und -k\u00fcndigungen<\/li>\n
- Einfache Datenauswertungen \u00fcber Lieferantenvolumen, offene Beschaffungen, anstehende Vertragserneuerungen oder Bedarf und Entwicklung des Lizenzvolumens erleichtern den Mitarbeitenden den Alltag und liefern Kennzahlen f\u00fcr F\u00fchrung und Procurement<\/li>\n
- Durch die Kenntnisse der IT-Beschaffungsbed\u00fcrfnisse innerhalb der ETH und den aktuellen Lieferanten k\u00f6nnen die Partner bei \u00e4hnlichen Beschaffungen einfacher und rascher eingebunden werden. Ebenfalls k\u00f6nnen Neuigkeiten seitens der Lieferanten direkter an die Leistungsbez\u00fcger weiter geleitet werden, so dass gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr eine entsprechende Reaktion bleibt. Vor allem die Beschaffungsvorhaben des Bundes k\u00f6nnen ETH-intern einfacher an Interessierte weiter geleitet werden.<\/li>\n
- F\u00fcr den zuk\u00fcnftigen Ausbau wird ein skalierbares System eingesetzt, welches auch Erweiterungen f\u00fcr IT Procurement & Portfolio sowie weitere Bereiche der ETH (zus\u00e4tzliche Mandanten) erm\u00f6glicht<\/li>\n
- Gew\u00e4hrleistung der Kompatibilit\u00e4t zu den bestehenden Systemen der zentralen Organe (ZO) der ETH Z\u00fcrich<\/li>\n<\/ul>\n
Gestern<\/h2>\n
Die Angebote, Vertr\u00e4ge, Lieferantendaten und Korrespondenzen werden in Papierform im Archiv oder elektronisch in verschiedenen Verzeichnissen oder im Mailsystem gespeichert und gepflegt. Dies geordnet nach Namen, Nummern, regionalen Vorkommnissen oder einem anderen pers\u00f6nlichen System in einem zentralen oder pers\u00f6nlichen Bereich.<\/p>\n
Heute<\/h2>\n
Die bestehenden Vertr\u00e4ge werden gesichtet und migriert, die ersten Beschaffungen werden mit Hilfe des Systems abgewickelt
\nOnline Vertrags- und Beschaffungs-Managementsystem und eine geordnete und strukturierte Papierablage f\u00fcr Ausschreibungen, Vertr\u00e4ge und Lieferantendaten<\/p>\n
Zukunft<\/h2>\n
Interne Vertr\u00e4ge, SLA und OLAs zwischen den Informatikdiensten (ID), den Departementen und Instituten und im ETH Bereich \u00fcber IT Dienstleistungen werden im xRM System verwaltet<\/p>\n
- \n
- Fusionen\/\u00dcbernahmen\/Gesch\u00e4ftsaufgaben werden transparent f\u00fcr zuk\u00fcnftige Beschaffungen dargestellt<\/li>\n
- Wechsel der Ansprechpersonen werden zeitnah nachgef\u00fchrt<\/li>\n
- Neue Mitarbeitende k\u00f6nnen mit aktuellen Daten schneller eingearbeitet werden<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- ETH-intern Bestellende, Nutzende und Verantwortliche der Vertr\u00e4ge werden sichtbar, und ID PPF kann bei Vertrags\u00e4nderungen die richtige Person heranziehen<\/li>\n
- Die bestehenden Vertr\u00e4ge sind einfach zu finden und k\u00f6nnen mit einer Schl\u00fcsselwortsuche abgefragt werden. Dies unterst\u00fctzt die Beschaffung, so dass eventuell kein neuer Vertrag erstellt werden muss, sondern ein bestehender benutzt oder erweitert werden kann<\/li>\n
- Bestehende Rahmenvertr\u00e4ge werden in der aktuellen Version publiziert und verwaltet<\/li>\n
- Automatische Erinnerung \u00fcber anstehende Vertragsverl\u00e4ngerungen, -erneuerungen und -k\u00fcndigungen<\/li>\n
- Einfache Datenauswertungen \u00fcber Lieferantenvolumen, offene Beschaffungen, anstehende Vertragserneuerungen oder Bedarf und Entwicklung des Lizenzvolumens erleichtern den Mitarbeitenden den Alltag und liefern Kennzahlen f\u00fcr F\u00fchrung und Procurement<\/li>\n
- Durch die Kenntnisse der IT-Beschaffungsbed\u00fcrfnisse innerhalb der ETH und den aktuellen Lieferanten k\u00f6nnen die Partner bei \u00e4hnlichen Beschaffungen einfacher und rascher eingebunden werden. Ebenfalls k\u00f6nnen Neuigkeiten seitens der Lieferanten direkter an die Leistungsbez\u00fcger weiter geleitet werden, so dass gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr eine entsprechende Reaktion bleibt. Vor allem die Beschaffungsvorhaben des Bundes k\u00f6nnen ETH-intern einfacher an Interessierte weiter geleitet werden.<\/li>\n
- F\u00fcr den zuk\u00fcnftigen Ausbau wird ein skalierbares System eingesetzt, welches auch Erweiterungen f\u00fcr IT Procurement & Portfolio sowie weitere Bereiche der ETH (zus\u00e4tzliche Mandanten) erm\u00f6glicht<\/li>\n
- Gew\u00e4hrleistung der Kompatibilit\u00e4t zu den bestehenden Systemen der zentralen Organe (ZO) der ETH Z\u00fcrich<\/li>\n<\/ul>\n
Gestern<\/h2>\n
Die Angebote, Vertr\u00e4ge, Lieferantendaten und Korrespondenzen werden in Papierform im Archiv oder elektronisch in verschiedenen Verzeichnissen oder im Mailsystem gespeichert und gepflegt. Dies geordnet nach Namen, Nummern, regionalen Vorkommnissen oder einem anderen pers\u00f6nlichen System in einem zentralen oder pers\u00f6nlichen Bereich.<\/p>\n
Heute<\/h2>\n
Die bestehenden Vertr\u00e4ge werden gesichtet und migriert, die ersten Beschaffungen werden mit Hilfe des Systems abgewickelt
\nOnline Vertrags- und Beschaffungs-Managementsystem und eine geordnete und strukturierte Papierablage f\u00fcr Ausschreibungen, Vertr\u00e4ge und Lieferantendaten<\/p>\nZukunft<\/h2>\n
Interne Vertr\u00e4ge, SLA und OLAs zwischen den Informatikdiensten (ID), den Departementen und Instituten und im ETH Bereich \u00fcber IT Dienstleistungen werden im xRM System verwaltet<\/p>\n