{"id":6260,"date":"2012-12-18T17:59:54","date_gmt":"2012-12-18T15:59:54","guid":{"rendered":"https:\/\/wpethzprd.ethz.ch\/id\/?p=6260"},"modified":"2012-12-18T17:59:54","modified_gmt":"2012-12-18T15:59:54","slug":"e-mail-abwesenheitsmeldungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogs.ethz.ch\/id\/2012\/12\/18\/e-mail-abwesenheitsmeldungen\/","title":{"rendered":"E-Mail Abwesenheitsmeldungen"},"content":{"rendered":"

Ob Ferien oder Feiertage\u00d4\u00c7\u00f6 es herrscht wieder Hochsaison f\u00fcr Abwesenheitsmeldungen an der ETH Z\u00fcrich.<\/p>\n

Die E-Mail ist die elektronische Visitenkarte nach innen und aussen. Wie bei nicht-elektronischen Dokumenten gibt es auch bei E-Mails gewisse Regeln, welche einen reibungslosen Ablauf m\u00f6glich machen.
\nViele Abwesenheitsmeldungen erwecken aber den Eindruck, als sind sie noch schnell als letzte Aktion vor der Abwesenheit verfasst worden.Erh\u00e4lt man sie, wirken sie lieblos, unh\u00f6flich und sindoft fehlerhaft.<\/p>\n

Also stellt sich die Frage: \u00abGibt es an der ETH Z\u00fcrich eigentlich einheitliche Vorlagen f\u00fcr E-Mail-Abwesenheitsmeldungen oder wenigstens ETH-Vorschl\u00e4ge, wie es aussehen sollte, k\u00f6nnte, d\u00fcrfte?\u00bb
\nOffizielle Vorgaben f\u00fcr die Abwesenheitsmeldung gibt es laut Hochschulkommunikation der ETH Z\u00fcrich (HK) nicht. HK empfiehlt aber, die Meldung zweisprachig zu machen und eine Ausweich-E-Mailadresse und Telefonnummer anzugeben. Auch wirkt ein individueller Text sicher viel pers\u00f6nlicher als ein Standard-Template.
\nWas sollte man beachten?<\/strong><\/p>\n

Adressformat<\/h2>\n

Die ETH Z\u00fcrich verwendet ein einheitliches Adressformat \u00d4\u00c7\u00f6 nicht nur, aber auch f\u00fcr Abwesenheitsmeldungen.
\nwww.hk.ethz.ch\/docs\/corporate_design\/address<\/a><\/p>\n

Eine vollst\u00e4ndige Dokumentation der Gestaltungsrichtlinien finden Sie im Corporate-Design-Manual der ETH Z\u00fcrich<\/a>. Mehr Informationen zum Thema \u00abE-Mail\u00bb auf Seite 21.<\/p>\n

H\u00e4ufigste M\u00e4ngel bei Abwesenheitsmeldungen<\/h2>\n
    \n
  • Nicht klarer oder gar kein Betreff<\/li>\n
  • Keine Anrede<\/li>\n
  • Kein Gruss<\/li>\n
  • Keine oder schlechte Signatur, fehlender Absender<\/li>\n
  • Rechtschreibfehler im Text<\/li>\n
  • Fehlende Kommas oder Satzzeichen, zu viele Ausrufezeichen<\/li>\n
  • Text inKleinschreibung<\/li>\n
  • Freizeitlicher zu lockerer Text, welcher jede Professionalit\u00e4t zu w\u00fcnschen l\u00e4sst<\/li>\n
  • Floskeln oder veraltete Formulierungen<\/li>\n
  • Unh\u00f6flicher Telegrammstil<\/li>\n
  • Fehlende oder nachl\u00e4ssige Informationen, was mit der E-Mail w\u00e4hrend der Abwesenheit geschieht oder fehlende Stellvertretung<\/li>\n
  • Korrekte Schreibweise von e-mail (falsch): an der ETH Z\u00fcrich \u00abE-Mail\u00bb<\/li>\n
  • \u00abMit freundlichen Gr\u00fcssen\u00bbwirkt veraltet; besser\u00abFreundliche Gr\u00fcsse\u00bb<\/li>\n
  • Keine Datumangabe, wann die Absendende wieder anwesend ist, am besten mit Wochentag<\/li>\n
  • Die vorherige Datumsangabe wurde nicht aktualisiert und zeigt ein altes Jahr oder Datum<\/li>\n
  • F\u00fcr mehrsprachige oder englische Abwesenheitsmeldungen korrekte \u00dcbersetzungen verwenden<\/li>\n<\/ul>\n

    Outlook<\/h2>\n

    Um im Outlook Abwesenheitsmeldungen einzugeben, geht man auf Datei > Kontoinformationen > Automatische Antworten<\/em>.
    \nDen Zeitraum zum Versenden der Meldungen kann man einschr\u00e4nken: Haken setzen bei \u00abAutomatische Antworten senden > Nur in diesem Zeitraum: Beginnt\/Endet\u00bb<\/em>.<\/p>\n

    Wichtig ist, dass beide Tabs ausgef\u00fcllt oder aktualisiert werden: \u00abInnerhalb und ausserhalb meiner Organisation\u00bb<\/em>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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