Vom Suchen und Finden. Wie Sie in der digitalen Datenflut nicht untergehen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist heute in aller Munde. Die Anfänge reichen jedoch weit ins 20. Jahrhundert zurück.

Schon Mitte der 1980er Jahre begannen viele Unternehmen und Organisationen die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit PCs auszurüsten, die nach und nach die Schreibmaschinen verdrängten. Auch an der ETH Zürich wurden damals im grossen Stil Arbeitsplatzrechner für Textverarbeitung, Informationsrecherche und Kommunikation angeschafft. Während die breite Öffentlichkeit erst in den 1990er Jahren Zugang zum Internet erhielt, war insbesondere E-Mail bei Forschenden schon in den 1980ern auf dem Vormarsch, vor allem in der Zusammenarbeit mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in den USA.

Junger Mann am PC

1985, Computerschulung bei NCR, Marcel Vogt (Com_M34-0188-0001-0002); 2019, Summer School RDM, ETH Zürich, HK, Fabian Schneider (leh_summerschool_2019_025)

An der ETH Zürich entstehen nun schon seit über 30 Jahren E-Mails und elektronische Dokumente. Und der Berg an Daten wächst ständig. Wie kann man diese Datenflut am Arbeitsplatz bewältigen?

Records Management

Wie man effizienter mit Daten und Dokumenten im Arbeitsalltag umgeht, vermitteln die Techniken des Records Management. Unter Records Management versteht man die systematische Verwaltung (management) von Geschäftsunterlagen (records).

Die zwei wichtigsten Techniken des Records Managements sind das Bilden von Geschäftsdossiers und die Ablage in einem Ordnungssystem.

Das Geschäftsdossier

Ein Dossier ist ein Container, der alle Dokumente enthält, die logisch zusammengehören. In ein Geschäftsdossier gehören also alle Dokumente, die für ein bestimmtes Geschäft oder eine Aufgabe relevant sind. Es ist dabei egal, um welches Dateiformat oder um welche Art von Dokument es sich handelt. In einem Geschäftsdossier finden sich z. B. mehrere E-Mails, ein Zwischenbericht und ein Schlussbericht, eine Übersichtstabelle und eine Aktennotiz.

Dossierprinzip

Ausschnitt aus Best Practices für Records Management. Dokumentenablage auf Stufe der Departemente der ETH Zürich, S. 6, Grafik von Serge Bilgeri

Das Arbeiten mit Geschäftsdossier hat vielerlei Vorteile. Man findet alle relevanten Dokumente an einem Ort und kann erkennen, in welchem Geschäftszusammenhang ein bestimmtes Dokument entstanden ist. Wenn man E-Mails konsequent aus dem E-Mail-Konto herauskopiert und in ein Geschäftsdossier ablegt, können bei Bedarf andere Teammitglieder ein Geschäft weiterführen. Gerade bei längeren Abwesenheiten erleichtert dies die Arbeit der Stellvertretung sehr.

Das Ordnungssystem

Damit man schnell zu den gewünschten Informationen kommt, ist eine gut durchdachte Ordnerstruktur wichtig. Ein modernes Ordnungssystem orientiert sich bewusst nicht am Organigramm, da sich dieses erfahrungsgemäss häufig ändert, sondern an den Aufgaben einer Organisationseinheit.

Registraturplan 1932

1932, erstes Ordnungssystem des Schweizerischen Schulrates,
Ausschnitt von S. 9 (Hochschularchiv der ETH Zürich, SR4:27)

Gegenüber einer reinen Volltextsuche bietet das Ordnungssystem den Vorteil, dass man sich beim Suchen am logischen Aufbau orientieren kann. Zudem lässt sich auf einen Blick erkennen, in welchem Geschäftszusammenhang ein Dokument entstanden ist. Ein gut funktionierendes Ordnungssystem, das allen Teammitgliedern einleuchtet, fördert die Zusammenarbeit im Team.

Ordnungssystem

2019, Ausschnitt aus dem Muster-Ordnungssystem für Departemente
der ETH Zürich (Hochschularchiv der ETH Zürich)

Records Management und Research Data Management

An der ETH Zürich entstehen in Forschung, Lehre und Verwaltung täglich unzählige Dokumente und riesige Datenmengen. Während sich das Team Forschungsdatenmanagement und Datenerhalt mit den Forschungsdaten der ETH Zürich befasst, unterstützt das Hochschularchiv der ETH Zürich die ETH-Angehörigen beim Managen von Geschäftsunterlagen und Geschäftsdaten. Informationen zu unseren Dienstleistungen im Bereich Records Management finden Sie auf der Website des Hochschularchivs.

Comuterraum ETH 1986

1986, ETH-Hauptgebäude, Computer-Übungsraum für Studierende,
Fotograf: Fluri (PID_00008
)
Computerraum 20192019, ETH-Hauptgebäude, Computerraum für Studierende,
HK, Fabian Schneider (leh_summerschool_2019_026)

Best Practices fürs Records Management bei ETH-Departementen

In enger Zusammenarbeit mit mehreren ETH-Departementen hat das Hochschularchiv eine Reihe von Hilfsmitteln fürs Records Management erarbeitet. Zum Einen ist ein Leitfaden mit Best Practices für den Umgang mit Geschäftsdokumenten entstanden, der die wichtigsten Techniken des Records Managements anhand von Praxisbeispielen erklärt. Dieser Leitfaden steht als PDF in Deutsch und Englisch zur Verfügung.


Titelseite Anleitung Records Management

Titelseite des Leitfadens Best Practices für Records Management. Dokumentenablage auf Stufe der Departemente der ETH Zürich

Zum Anderen wurde ein Ordnungssystem erstellt, das die typischen Aufgaben der Departemente und ihrer Stäbe abbildet. Dieses Ordnungssystem steht als Excelliste und als Ordnerstruktur in einem zip-File auf der Website des Hochschularchivs zum Download bereit.

Diese Hilfsmittel sind auf die Bedürfnisse der ETH-Departemente zugeschnitten, enthalten aber auch Knowhow für eine breitere Leserschaft.

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