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Informationsveranstaltung vom 6. Juli 2018

Am Freitag 6. Juli 2018 hat in Bern eine Informationsveranstaltung von SLSP stattgefunden. Jürgen Küssow, Thomas Marty, Alice Keller und Peter Wildhaber beantworten Fragen.

Nachdem Verwaltungsratspräsident Martin Kasser die Teilnehmenden begrüsst hat, stellte sich Peter Wildhaber, der neue Direktor der SLSP Geschäftsstelle, vor. Alice Keller zeigte auf, wie sich die Kunden- und Geschäftsbeziehungen zwischen dem Anbieter, SLSP und den Kunden gestalten werden. Anschliessend erklärte Jürgen Küssow die Projektorganisation, Planung und Topologie zur Implementierung des neuen Bibliothekssystems. Zum Schluss erläuterte Thomas Marty die Kosten und den Finanzierungsmechanismus von SLSP.

Dokumente zur Informationsveranstaltung:

Informationsveranstaltung

SLSP lädt alle interessierten Bibliotheksverantwortlichen aus Bibliotheken der Verbünde IDS, NEBIS, RERO und SBT zu einer Informationsveranstaltung ein.

Freitag, 6. Juli 2018, 10:15 bis 12:30 Uhr
Universität Bern, Schanzeneckstrasse 1, Hörraum A003

Programm
1. Einführung und Grusswort (Martin Kasser, Verwaltungsratspräsident)
2. Präsentationen:
• Projektorganisation, Planung und Topologie (Jürgen Küssow)
• Kundenbeziehungen SLSP – Bibliotheken (Dr. Peter Wildhaber; Dr. Alice Keller)
• Kostenmodell und Mindestbeitrag (Thomas Marty)
3. Fragen und Antworten

Um eine Anmeldung wird gebeten an melanie.lerch@library.ethz.ch

Der Standort der Geschäftsstelle von SLSP

(Martin Kasser)

Der Verwaltungsrat der SLSP AG hat an seiner Sitzung vom 30. Mai 2018 über den Standort ent-schieden.

Der Verwaltungsrat hat sich vertieft mit allen Argumenten für die verschiedenen Lösungen befasst und ihre Vor- und Nachteile abgewogen. Mit Blick auf die Notwendigkeit, ein einheitliches, anschluss- bzw. ausbaufähiges, effizientes und kostengünstiges Bibliothekssystem für alle Schweizer Hochschulen aufzubauen und betriebswirtschaftlich eine unité de doctrine herbeizuführen, hat sich der Verwaltungsrat dafür ausgesprochen, SLSP auf einen Standort zu konzentrieren.

Bei der Bestimmung dieses Standortes wurde Rücksicht genommen auf die Verfügbarkeit von Fachkräften, die Infrastruktur und die Nähe zu anderen Organisationen, wobei vor allem SWITCH von besonderer Bedeutung ist. Auch der Zusammenhang zwischen den Aufbaukosten und den späteren Betriebskosten ist in die Diskussion eingeflossen. Der Verwaltungsrat hat sich nach Abwägung aller Punkte für den Standort Zürich entschieden.

Von der Entscheidung über den Standort nicht tangiert sind die Grundsätze der Mehrsprachigkeit, für welche ein besonderes Budget vorgesehen ist, und die nationale Ausrichtung von SLSP. Der Verwaltungsrat hat daher flankierende Massnahmen beschlossen, die diese Grundsätze gewährleisten. Bei der Rekrutierung des Personals von SLSP wird strikt auf die Mehrsprachigkeit geachtet. Die Sitzungen des Verwaltungsrates, der Generalversammlung und wichtige Treffen mit den Vertreterinnen und Vertretern der Aktionäre werden in Bern durchgeführt. In der Projektphase finden die Sitzungen der Arbeitsgruppen an verschiedenen Standorten der beteiligten Hochschulen statt.

Expertengespräch zur Realisierung der Serviceplattform SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer)

Mit dem konkreten Beginn der eigentlichen Realisierungsphase am 1. März 2018, hat das Projekt SLSP einen weiteren Meilenstein erreicht:
Die Geschäftsstelle von SLSP befindet sich im Aufbau, die organisatorischen und administrativen Rahmenbedingungen sind in Arbeit, ein weiterer Förderantrag bei swissuniversities wurde fristgerecht eingereicht und die Verhandlungen mit dem Anbieter Ex Libris haben begonnen. Die aktuellen Planungen sehen vor, dass die Vertragsunterzeichnung im Juli erfolgen sollte, um zum 1. August 2018 die sog. Getting Ready-Phase beginnen zu können.

Wie stehen somit am Beginn der eigentlichen «bibliothekarischen Phase» des Gesamtprojektes SLSP, das im August 2015 gestartet wurde und Anfang 2021 mit der Aufnahme des Echtbetriebes erfolgreich abgeschlossen werden soll.

Nach Meinung der Projektleitung ist dieser Zeitpunkt deshalb eine sehr gute Gelegenheit innezuhalten, die Projektplanung für die nächsten Monate und Jahre zu überprüfen und die Rollenverteilung zwischen der Geschäftsstelle von SLSP, den heutigen Verbünden sowie den einzelnen Bibliotheken zu klären.

Um hier zu qualifizierten Entscheidungen zu kommen, ist es sinnvoll und nützlich, die Erfahrungen und Erkenntnisse anderer, vergleichbarer oder ähnlicher Projekte aus dem In- und Ausland einzubeziehen. Hier kommt in erster Linie das Beispiel des Österreichischen Bibliothekenverbundes ins Spiel, da die dortige Situation vor allem hinsichtlich der Systemarchitektur grosse Ähnlichkeiten aufweist.

Aus diesem Grunde wurde von der Projektleitung für den 17.04.2018 ein Expertengespräch organisiert, zu dem zwei Kolleginnen aus Österreich und ein französischsprachiger Kollege aus Belgien eingeladen waren. Erklärtes Ziel war es hierbei, auf Basis ihrer Präsentationen Erfahrungen auszutauschen, mögliche Risiken zu erkennen und gegebenenfalls Anpassungen bei der weiteren Projektplanung von SLSP zu initiieren.

Eingeladen waren hierzu Bibliotheksvertreter aller Aktionäre der SLSP AG, also die Mitglieder des zukünftigen Beirates, dann die Kolleginnen und Kollegen im IT-Projektteam sowie die Mitglieder der Verhandlungsdelegation. Selbstverständlich waren auch die Mitglieder des Verwaltungsrates zu dieser Veranstaltung eingeladen.

Verwaltungsratspräsident Martin Kasser begrüsst die Teilnehmenden des Erfahrungsaustauschs

Erfahrungsberichte aus Österreich und Belgien

Silvia Köpf von der Wirtschaftsuniversität Wien berichtete von der komplexen und intensiven Arbeit als Koordinationsperson für die erste Gruppe der sechs zu migrierenden Bibliotheken ins System Alma, wobei schnell klar wurde, dass sich die Situation hier deshalb etwas anders darstellt als in der Schweiz, als in Österreich bisher jede Universitätsbibliothek eine eigene Aleph-Datenbank pflegte und die Datenmigration pro Bibliothek erfolgt. Sozusagen als Schirm darüber steht dann der gemeinsame Verbundkatalog, der alle bibliographischen Daten der Bibliotheken enthält und als letztes migriert wird. Überdeutlich wurde durch diese Präsentation auch, dass vor allem der Koordinationsaufwand der verschiedenen Arbeitsgruppen und Gruppen von sog. functional experts (d.h. Experten zu sieben definierten Fachgebieten) aus den beteiligten Bibliotheken einen erheblichen, vor allem personellen Aufwand darstellt. Diese Erfahrung ist aus Sicht der Projektleitung direkt auf SLSP übertragbar und sollte bei allen Planungen unbedingt berücksichtigt werden.

Marion Kaufer von der Universitätsbibliothek Innsbruck widmete sich in ihren Ausführungen primär dem Thema Schulungen, da hiervon erfahrungsgemäss der Erfolg einer Implementierung einer neuen Bibliotheksapplikation ganz wesentlich abhängt. Die österreichischen Kolleginnen und Kollegen haben hierzu ein umfangreiches und sehr umfassendes Schulungskonzept entwickelt. Interessant war hier die Kombination von Online- und Präsenzschulungen, jeweils angepasst an die lokalen Bedürfnisse. Hierzu wurde eine Schulungsgruppe installiert, in welcher alle beteiligten Institutionen (insgesamt 13 Institutionen) vertreten waren und welche die unterschiedlichen Schulungsmaterialien erarbeitete. Dies erfolgte naturgemäss in Abstimmung mit dem Schulungskonzept von Ex Libris und unter Einbindung der bereits erwähnten functional experts aus den einzelnen Bibliotheken. Auch an dieser Stelle wurde für die Zuhörer eindrücklich deutlich, dass der Aufwand für die Einführung der neuen Applikation Alma erheblich und bei der Projektplanung intensiv zu berücksichtigen ist. Das gezeigte Beispiel von 26 mehrstündigen Sitzungen alleine für die zentrale Schulungsgruppe in einem Zeitraum von zwei Jahren, dokumentiert das Problem. Hierbei wurde ebenfalls klar, dass auch vor Ort, also in den Bibliotheken eine Vielzahl von Schulungsaktivitäten auf unterschiedlichen Niveaus unabdingbar sind, will man alle Fragen, Probleme und Unklarheiten bei der Anwendung des Systems bereits im Vorfeld abarbeiten.
Im Vergleich zur Situation in der Schweiz, dürfte der Schulungsaufwand für die österreichischen Kollegen allerdings geringer ausfallen, da dort die Frage der Mehrsprachigkeit naturgemäss keine Rolle spielt.

Der dritte Vortrag von François Renaville von der Universität Liège, Belgien berichtete von der Implementierung von Alma an der dortigen Bibliothek. Die Bibliothek weist zwar vier verschiedene Standorte auf, doch handelt es sich letztlich um ein Bibliothekssystem, was die Implementierung einer neuen Softwareapplikation erfahrungsgemäss wesentlich erleichtert. Die Einführung von Alma an dieser Stelle erfolgte in der kurzen Zeitspanne von nur sechs Monaten, was allerdings auch den relativ günstigen technischen Voraussetzungen vor Ort geschuldet war. Der Erfolg einer raschen und erfolgreichen Einführung hängt nach den Ausführungen des belgischen Kollegen ganz wesentlich von der Einbindung des Bibliotheksmanagements, von der organisatorischen und psychologischen Vorbereitung des Change-Prozesses und von der Vermittlung der eigentlichen Projektziele ab. Allen Beteiligten sollte klar sein, dass es idealerweise nicht nur um die Einführung einer neuen technischen Plattform geht, sondern dass vor allem auch eine Veränderung der einzelnen Arbeitsprozesse im Zentrum der Bemühungen stehen sollte. Ziel ist also nicht eine Abbildung der alten Bibliotheksprozesse in einer neuen technischen Umgebung, sondern die Einführung einer neuen Applikation, die eine Adaption und Neustrukturierung überkommener Arbeitsprozesse notwendig macht.

Alle drei Vortragenden betonten in ihren Ausführungen nachdrücklich, dass es bei der Einführung von Alma primär nicht um die erfolgreiche Durchführung eines IT-Projektes geht, sondern dass die bibliothekarischen Aspekte, die Erarbeitung neuer Bibliotheksprozesse auf Basis einer neuen technischen Plattform, die eigentliche Aufgabe darstellen.

Marion Kaufer, François Renaville und Silvia Köpf berichteten von ihren Erfahrungen bei der Implementierung von Alma

Erfahrungsaustausch

Nach der Mittagspause hatten alle Anwesenden Gelegenheit in Form einer Fragestunde mit den ausländischen Gästen in ein Fachgespräch zu kommen, was auch intensiv genutzt wurde. Auch hier wurde wiederum deutlich, dass die anstehende Realisierung von SLSP eine besondere Herausforderung darstellt, wobei die eigentlichen Probleme, die grundlegenden Entscheidungen noch vor uns liegen. Im Fokus stand hier vor allem das Thema «Systemtopologie», also die Frage wie bei SLSP die Aufteilung zwischen Bibliotheken und institutional zones definiert werden soll.

Die Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen im Ausland zeigen uns, dass die eigentliche Aufgabe nicht in der Durchführung eines IT-Projektes besteht, sondern dass in besonderem Masse die bibliothekarischen Aspekte und Anforderungen die technische Ausgestaltung der Applikation bestimmen. Die Einbindung bibliothekarischer Notwendigkeiten in die Realisierung werden somit den Erfolg und die Akzeptanz von SLSP wesentlich beeinflussen.
Die Projektleitung bzw. der Verwaltungsrat der SLSP AG müssen also sicherstellen, dass diese Facette des Projektes auch durch die Bereitstellung der hierfür notwendigen Personalressourcen angemessen sichergestellt wird. Dies ist umso mehr auch deshalb von Bedeutung, als im Vergleich zur Situation in Österreich das Thema «Mehrsprachigkeit» bei SLSP eine zusätzliche Herausforderung darstellt.

Die Projektleitung von SLSP ist jedoch davon überzeugt, dass bei einem kooperativen Zusammenwirken aller Beteiligten, die Realisierung der Serviceplattform SLSP ein Erfolg sein wird.

Rückblick der Gruppe Benutzung

(Madeleine Völlmin)

Die Gruppe Benutzung beschäftigte sich während der Konzeptionsphase mit den drei Themen: «Konzept für den Umgang mit Benutzerdaten», «Definition gemeinsamer Ausleihbedingungen» und «Entwurf eines Konzepts für einen SLSP-weiten Kurierdienst».

«Bitte wo immer möglich konsolidieren!» lautete der Auftrag, den wir von der Projektleitung zu Beginn der Arbeiten erhalten hatten. In der Theorie waren wir uns schnell einig, diesen Auftrag so zu erfüllen, aber würde sich der auch in der Praxis umsetzen lassen?

Bei der Definition gemeinsamer Ausleihbedingungen zeigte sich, dass die einzelnen Institutionen Abstriche machen müssen, um dieses Ziel zu erreichen. Es wurde schnell klar, dass im Rero-Verbund mit Virtua im Vergleich mit den Aleph-Institutionen aktuell sehr unterschiedliche Konzepte zur Anwendung kommen, die nicht zuletzt den heutigen Bibliothekssystemen geschuldet sind. Deshalb wurde in den Workshops zu den Ausleihbedingungen teils sehr engagiert diskutiert. Das Resultat mündete in einer Abstimmungsvorlage, die an der letzten Kernteamsitzung Ende Februar verabschiedet wurde.

Nicht viel einfacher gestaltete sich die Bearbeitung des Lieferobjekts «Entwurf eines Konzepts für einen SLSP-weiten Kurierdienst». Hier zeichnete sich eine hohe Heterogenität ab. Die Gruppe musste sich deshalb auf die Ist-Aufnahme beschränken. Als nächste Aufgabe ist vorgesehen, einen Logistik-Experten für die Ausarbeitung des zukünftigen Kurierdienstes beizuziehen.

Kurierlandschaft heute – exemplarisch

Für das Lieferobjekt «Umgang mit Benutzerdaten» wurden Mithilfe des Gruppenleiters Migration erste Szenarien für die Benutzerdatenhaltung und Migration erfasst. Auch dieses Lieferobjekt stellte sich komplexer dar als zuerst vermutet, da unklar war, was das zukünftige System an Funktionalitäten genau leisten kann.

Ich bedanke mich ganz herzlich beim Team für die vielen Inputs und sehr engagierte Mitarbeit!

Blick über die Grenze nach Österreich

(Alice Keller)

Vom 21.-23. Februar war Alice Keller an der Inetbib-ODOK ’18 in Wien und hat die Gelegenheit genutzt, um Kontakte zu den Österreichischen Kollegen zu knüpfen, die im Moment daran sind, Alma als Verbundlösung zu implementieren.

Das Österreicher Alma Implementationsprojekt ist für uns in der Schweiz ein sehr wichtiges Referenzprojekt, da es in vielen Bereichen sehr ähnlich zu SLSP ist. Allerdings ist das Schweizer Projekt um einiges ambitionierter (z.B. Mehrsprachigkeit, Document Delivery, zentrale Benutzerdatei, Dedublierung sowie gleichzeitiger Einbezug so vieler, auch sehr kleiner, eigenständiger Bibliotheken).

In Österreich wurde in zwei Kohorten migriert – wobei alle Bibliotheken vorher mit Aleph arbeiteten. Kohorte 1 umfasste 6 Hochschulen, Kohorte 2 weitere 7 Hochschulen. Zusätzlich dazu findet auch auf Verbundebene ein Wechsel von Aleph auf Alma statt. An Ostern erfolgt auf dieser zentralen Ebene die „Eingemeindung“ aller verteilter Alma Institution Zones in die gemeinsame Network Zone; also in einen Zentralkatalog für die bibliographischen Daten.

Geleitet wurde das Projekt von der obvsg, der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH. Während diese Zentrale v.a. mit der Koordination und der Implementierung des Systems im Ganzen absorbiert war, lief die lokale Vorbereitung des Wechsels von Aleph auf Alma über die einzelnen Einrichtungen. An den Universitäten gab es Functional Experts (FEx), die für die einzelnen Funktionalitäten verantwortlich waren. Allerdings wurden diese von Ex Libris nur relativ rudimentär geschult und mussten dann im Einzelnen selber herausfinden, was wie funktionierte.

Als „Dachgruppe“ für die FEx diente die zentrale Alma Implementierung Schulungsgruppe, die v.a. mit dem Testen der Daten und Workflows, Abnahmetests und Dokumentationen beschäftigt war. Zur Schulungsgruppe gehörte jeweils eine Person pro Einrichtung. Die Schulungsunterlagen wurden von der österreichischen Schulungsgruppe für beide Kohorten auf Deutsch zur Verfügung gestellt, da Ex Libris leider nur englischsprachige Unterlagen liefert.

Jede Universität stellte je zwei Functional Experts zu folgenden Funktionen zur Verfügung: Daten, Entlehnungen, Fernleihe, öffentliche Services, E-Ressourcen, Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriften. Alle FEx waren untereinander in Expertengruppen vernetzt und arbeiteten eng mit den Schulungsgruppen zusammen.

Diese lokale Ebene habe sehr selbstständig agiert, teilweise mit massivem lokalem Aufwand. (SLSP plant einen stärker zentralisierten Ansatz, indem mehr Vorbereitungen über die SLSP-Geschäftsstelle oder die jetzigen Verbünde laufen. Wobei man dann sehen wird, wie viel Ressourcen überhaupt zentral zur Verfügung stehen, bzw. welche Arbeiten dann zwingendermassen lokal gemacht werden müssen.)

Mich interessierten natürlich v.a. die Vertragsverhandlungen mit Ex Libris, weil dies momentan der Schritt ist, mit dem ich intensiv beschäftigt bin. Im Gegensatz zur Schweiz, erfolgten in Österreich Zuschlag und Vertragsunterzeichnung gleichzeitig. Dieser Zuschlag zog sich entsprechend auch über zwei Jahre hin. Wichtig ist laut meinen Gesprächspartnern die Unterscheidung zwischen Notwendigkeit und Gewohnheit. Während Österreich bei den Notwendigkeiten sehr hart verhandelte, mussten viele Gewohnheiten der Bibliotheken zurückgestellt werden.

Österreichische Nationalbibliothek mit Schneehäubchen – auch in Wien war es bitterkalt!

Bei der Ausschreibung in Österreich waren 14 Auftraggeber beteiligt (in der Schweiz sind es 15 Aktionärsbibliotheken). Diese verfügen alle je über eine eigene Institutional Zone (IZ). Diese IZ werden nun an Ostern zu einer gemeinsamen Network Zone (NZ) zusammengefasst, so dass ein Zentralkatalog entsteht. Dedublierung ist, im Gegensatz zur Schweiz, kein so wichtiges Thema, da die Bibliotheken bereits jetzt für die Aufnahmen national eindeutige Identifikationsnummern nutzen. Die weiteren 56 Verbundbibliotheken in Österreich können dann auf Wunsch auch auf Alma wechseln und erhalten je eine eigene IZ. Insgesamt sind total max. 70 IZ geplant. (Wie die Topologie in der Schweiz aussehen wird – d.h. wie viele Institutional Zones es geben wird –, ist noch unklar und wird während der Konzeptionsphase mit Ex Libris besprochen. Bereits jetzt ist mir klar, dass die Schweiz einen zentraleren Ansatz wünscht als Österreich, damit auch mehr nationale Dienste über die Plattform angeboten werden können).

Teil des Österreicher Vertrags waren zahlreiche Anforderungen für Produktentwicklungen. Laut meinen Gesprächspartner gab/gibt es im Prozess viele „grüne“ oder „gelbgrüne Bananen“. Und man hat auch nicht alles erhalten, was man wünschte bzw. von Ex Libris in Aussicht gestellt wurde. Aber am Ende muss und kann man damit leben. Bei der Implementierung wurden auch viele „Bugs“ in Alma gefunden und gemeldet. So wird die Schweiz von den Erfahrungen und Arbeiten der Österreicher profitieren können.

Wichtig ist der Vermerk, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht mehr in Alma gespeichert werden können/dürfen. Das kam für Österreich relativ überraschend und es mussten andere Lösungen gefunden werden. Insbesondere bei Nicht-Hochschulangehörigen war/ist das ein Problem. (Es gibt im Gegensatz zur Schweiz keine gemeinsame Nutzerdatei. Das ist in Österreich aus Datenschutzgründen auch nicht möglich. Man ist sehr überrascht, dass das in der Schweiz möglich ist. Auch die Ausleihhistorie darf in Österreich ohne explizite Zustimmung des Nutzers nicht gespeichert werden.)

Im Vortrag von Markus Lackner, UB Graz, wurde klar, wie gross der Aufwand für die einzelne Bibliothek gewesen war. Die UB Graz war in der Kohorte 2 und ging am 12.01.18 live. Aus seiner Sicht ist es wichtig, dass die funktionalen Experten und Mitglieder der Schulungsgruppen von den Tagesarbeiten möglichst befreit werden, damit sie sich über einige Monate ausschliesslich dieser sehr anspruchsvollen Arbeit widmen können. Gleichzeitig muss man sagen, dass diese Frist der intensiven Vorbereitung relativ kurz ist. Aus den Datenangaben schien mir, dass Herr Lackner während ca. 4-6 Monaten so stark beansprucht war. Trotz des grossen Aufwandes ist er mit dem neuen System recht zufrieden und fand die Arbeit offenbar auch sehr bereichernd. Und wie oben bereits erwähnt, sollen in der Schweiz die SLSP-Geschäftsstelle und Verbünde mehr Vorbereitungsarbeiten übernehmen.

EvaLiS – Zuschlag geht an Ex Libris

(Marco Balocco)

Der Verwaltungsrat der SLSP AG ist betreffend Evaluation des Bibliothekssystems der Empfehlung des Kernteams gefolgt und hat entschieden, der Firma Ex Libris den Zuschlag für das zukünftige Bibliothekssystem zu erteilen. Im Angebot von Ex Libris sind die zwei Produkte Alma (Library Management System) und Primo (Discovery System) enthalten. Die Anbieter wurden bereits informiert, beiliegend finden Sie die am 03.01.2018 auf den verschiedenen Ausschreibungsplattformen publizierte Verfügung.