Schlagwort-Archive: Steuerungsgremium

Letzte Sitzung des Steuerungsgremiums vor der Gründung der SLSP AG

(Iris Capatt)

Am 5. April trafen sich die Mitglieder des Steuerungsgremiums SLSP zur letzten Sitzung zur Vorbereitung der Gründung der SLSP AG.

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Bereits im Vorfeld haben die Institutionen über die Form ihrer Beteiligung informiert, so dass die administrativen Arbeiten, welche einer AG-Gründung vorausgehen, schon initiiert werden konnten. Erfreulicherweise haben sich in dieser letzten Phase drei weitere Gründungsmitglieder dem Kreis angeschlossen:

In den vergangenen Monaten wurden diverse Abklärungen mit den Rechtsdiensten der einzelnen Institutionen getätigt. Deren Rückmeldungen wurden in den vergangenen Monaten von M. Kasser (extern) und T. Marty (Berinfor) in Zusammenarbeit mit der Treuhand- und Beratungsfirma BDO konsolidiert und in der jeweilig bereinigten Form wiederum dem Steuerungsgremium zur Information und Abnahme unterbreitet.

Vergangenen Mittwoch fand die Besprechung der letzten offenen Punkte bezüglich der Statuten und dem ABV (Aktionärsbindungsvertrag) von SLSP statt. Beide Gründungsunterlagen konnten mit den letzten Beschlüssen abgenommen werden und werden nun den Institutionen zur Unterzeichnung vorgelegt.

Aus dem Steuerungsgremium

(Iris Capatt)

Am vergangenen Donnerstag fand die 8. Sitzung des Steuerungsgremiums SLSP in den Räumen des ETH-Rats in Bern statt.

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Auf der Traktandenliste standen:

  • Der Antrag zur Zwischenfinanzierung an die SUK P-2:
    Das SUK-Programm 2013-2016 P-2 „Wissenschaftliche Information: Zugang, Verarbeitung und Speicherung“ hat für den 4. November zu einem Audit bezüglich des Antrags zur Zwischenfinanzierung eingeladen. Den Termin werden die Projektleitung, Wolfram Neubauer und Alice Keller, sowie die Vorsitzende des Steuerungsgremiums, Margareta Baddeley, wahrnehmen.
  • Das weitere Vorgehen zur Information der Gründungspartner:
    Für nahezu alle Gründungspartner steht mittlerweile fest, wer die Informationen zum Finanzbedarf, zum Governance-Modell und zu Rechten und Pflichten für die folgenden Jahre an der eigenen Institution übernehmen wird. Die Projektleitung arbeitet derzeit an einer „Verkaufsmappe“, welche die für die Informationsveranstaltungen benötigten Unterlagen zur Verfügung stellt.
  • Die Besetzung der Gremien der Projektorganisation 2017:
    Die Mitglieder des Steuerungsgremiums nannten  die Namen derjenigen Personen, welche Sie für das Steuerungsgremium und das Kernteam ab Januar 2017 aus Ihrer Institution einsetzen möchten.
  • Informationen zum Stand der Statuten der AG SLSP:
    Aus dem Teilprojekt 2 konnte über den laufenden Stand der Ausarbeitung der Statuten SLSP berichtet werden. Das entsprechende Dokument bedarf weiterer Abklärungen. Die Verabschiedung durch das Steuerungsgremium ist für den 15.12.2016 vorgesehen.
  • Die Betriebskosten von SLSP ab 2021:
    Im Rahmen der Erstellung eines Businessplans wurde ein Entwurf der zu erwartenden Betriebskosten von SLSP ab dem Jahr 2021 erarbeitet und dem Steuerungsgremium in einer ersten Version vorgestellt. Neben den effektiven Gesamtkosten steht für die beteiligten Institutionen die Frage im Zentrum, welche konkreten Aufwände individuell zu erwarten sind. Der Vorschlag für den Verteilungsschlüssel wird an der nächsten Sitzung des Gremiums im Dezember zum Beschluss vorgelegt.

Die nächste Sitzung des Steuerungsgremiums SLSP findet am 15. Dezember in Bern statt.

Aktuelle Informationen aus dem Steuerungsgremium SLSP am BIS-Kongress in Luzern

(Iris Capatt)

Der Kongress des Berufsverbands BIS Bibliothek Information Schweiz, welcher vom 31. August bis 3. September 2016 in Luzern stattfand, ist ein wichtiger Anlass in der Schweizerischen Bibliotheksszene. Zahlreiche Projektmitarbeitende von SLSP nahmen individuell an der Tagung teil und die Swiss Library Service Platform stand immer wieder im Zentrum der Gespräche.

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Die Projektleitung und das Steuerungsgremium haben sich des entschlossen, den Rahmen des Kongresses in einem weiteren Kontext zu nutzen: Am Morgen des 31. August wurde die 7. Sitzung des Steuerungsgremiums in Luzern durchgeführt. So bot sich dem Projektleiter Wolfram Neubauer am folgenden Tag die Gelegenheit, in seinem Referat den Kongressteilnehmenden die aktuellsten Entscheide und Entwicklungen zu vermitteln.

IMG_4010_02Wolfram Neubauers Vortrag stiess auf entsprechendes Interesse: Wer sich nicht frühzeitig im Hörsaal eingefunden hatte, musste mit einem Stehplatz vorlieb nehmen – was dem Informationsgehalt keinen Abbruch tat.

Über welche Schwerpunkte hat das Steuerungsgremium am letzten Augusttag diskutiert?

  • Im Zentrum der Sitzung stand zunächst die Budgetierungsgrundlage 2018-2020. Die Projektleitung präsentierte einen ersten Entwurf für die Budgetierung der Realisierungsphase. Die Diskussionsbeiträge lieferten wichtige Aspekte und Informationen auf deren Basis nun der Businessplan ausgearbeitet werden kann.
  • Weiter und wegweisend stellte sich das oberste Gremium des Projekts Swiss Library Service Platform erneut die Frage nach der Organisationsform SLSP.
    Am 28. April hat sich das Steuerungsgremium ausgesprochen, einen Verein als Übergangsform zu gründen mit dem Ziel, SLSP schliesslich in einer Aktiengesellschaft (AG) aufzubauen. Damals musste davon ausgegangen werden, dass ein zeitlicher Engpass bestehen würde, wenn die komplexe Gesellschaftsform der AG bereits für das Frühjahr 2017 aufgebaut werden sollte. Die Detailerarbeitung während der Sommermonate hat jedoch aufgezeigt, dass mit einer direkten AG-Gründung keine grössere zeitliche Verzögerung einhergeht.
    Das Steuerungsgremium hat sich der Empfehlung der Projektleitung angeschlossen, SLSP per Anfang 2017 unmittelbar in der Organisationsform einer Aktiengesellschaft zu etablieren.
    In einem nächsten Schritt wird nun die Ausarbeitung des Statutenentwurfs für die AG angegangen.

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Einen Überblick über die bisher abgeschlossenen Lieferobjekte und die Arbeiten, welche die Projektmitarbeitenden im Herbst erwarten, erhalten Sie demnächst hier auf dem Projektblog.

 

Aus dem Steuerungsgremium

(Iris Capatt)

Vergangenen Donnerstag hat sich das Steuerungsgremium von SLSP im Haus der Universität Bern ein weiteres Mal zu einer Arbeitssitzung zusammengefunden.

grosse_sitzung_335Seit der letzten Sitzung des Steuerungsgremiums am 02. Februar wurde im Rahmen der Projektarbeit wiederum ein grosses Arbeitspensum erledigt. So wurden durch die Mitarbeitenden in den Teilprojekten zahlreiche Arbeitspakete (= Lieferobjekte) vorbereitet und zum Teil auch bereits beendet. Eine wesentliche Aufgabe der Gesamtprojektleitung besteht in diesem Kontext dann darin, die Arbeitspakete inhaltlich zu koordinieren und für die jeweilige Sitzung des Steuerungsgremiums termingerecht aufzubereiten und abzustimmen.

Inhaltlich wurden in der 5. Sitzung vom 28. April folgende Themen behandelt:

  • Die im Teilprojekt 2 erarbeiteten Varianten für eine zukünftige Organisationsform von SLSP ebenso wie deren inhaltliche Bewertung wurden intensiv diskutiert und entsprechende Beschlüsse wurden gefasst.
  • Noch nicht abschliessend diskutiert wurde ein Modell für eine Projektbudgetierung für die 2. Phase von SLSP für die Jahre 2017-20. Hierzu gehörten auch erste Vorstellungen dahingehend, wie eine Finanzierung im Echtbetrieb ab 2020 aussehen könnte.
  • Eine paritätisch aus allen Landesteilen zusammengesetzte sogenannte AG Regelwerke und Standards wurde ins Leben gerufen und durch einen entsprechenden Arbeitsauftrag mandatiert.

Eine detaillierte Information über die erreichten Ergebnisse dieser Sitzung des Steuerungsgremiums sowie allgemein über den Stand des Projektes erfolgt für die eingeladenen Gäste an der Informationsveranstaltung zu SLSP am 10. Mai in Bern.

Hierüber hinaus informieren wir kontinuierlich über unseren Blog bzw. durch Vorträge zu unterschiedlichen Anlässen. Die Folien der Präsentationen an der genannten Veranstaltung nächste Woche werden wir über den Blog ebenso zur Verfügung stellen, ebenso wie kontinuierliche Berichte zur Arbeit in den Teilprojekten.

Das Steuerungsgremium trifft sich zur nächsten Sitzung im Juli 2016.

Vorschau: die nächsten Lieferobjekte

(Iris Capatt)

csm_Nachhaltigkeitsmassnahme_Vorausschau_Fotolia_44608065ffIn den letzten 6 Monaten sind die ersten 10 Lieferobjekte des Projekts SLSP Swiss Library Service Platform vom Steuerungsgremium abgenommen worden. Sowohl das Steuerungsgremium, wie auch der Sounding Board, waren voll des Lobes ob der grossen Leistung und dem Elan in den einzelnen Teilprojekten. Doch die Teilprojektleitungen und ihre Teams ruhen sich nicht auf ihren Leistungen aus, sondern sind bereits wieder mitten in der Bearbeitung der nächsten Lieferobjekte:

  • Das Teilprojekt 1 erarbeitet unter der Leitung von Dr. Christian Oesterheld und Elena Gretillat-Baila derzeit ein Modell für die Innovationsplanung. Parallel startet diese Woche die Verfeinerung des eben abgenommenen Grobkonzepts des Dienstleistungskatalogs. Eng verknüpft mit den Dienstleistungen – auch Services genannt – ist das Finanzierungsmodell, welches ebenfalls bereits in Angriff genommen worden ist.
  • Weniger Parallelität, aber nicht minderer Komplexität, sieht derweil das Teilprojekt 2 Wie im Blogbeitrag vom 21. Januar 2016 „Kommunikation der Projektleitung und des Teilprojektes 2“ erläutert, beschäftigt sich das Team unter der Leitung von Martin Kasser und Andreas Kirstein derzeit intensiv mit den möglichen Formen der Governance.
  • Aufbauend auf den bisherigen Arbeiten klärt das Teilprojekt 3 aktuell die Kooperationsmöglichkeiten mit anderen Vorhaben ab. Demnächst lancieren die Projektleiter Basil Marti und Erich Scherer die Erstellung des Anforderungskatalogs der Plattform, welcher unter anderem die Basis-Anforderungen, welche an die IT-Lösung gestellt werden, beinhalten wird.

Sie sehen, die Inhalte der Lieferobjekte sind sehr vielfältig. Jedoch stehen die einzelnen Ergebnisse nicht gesondert dar, im Gegenteil: Sehr oft beeinflussen sich die Lieferobjekte, oder einzelne Aspekte daraus, gegenseitig. Die nächste Gesamtprojektleitungssitzung vom 19. Februar steht deshalb auch ganz im Zeichen, die Arbeiten in den drei Teilprojekten optimal zu koordinieren und Schnittstellen gemeinsam zu diskutieren.

 

Aus dem Steuerungsgremium

(Iris Capatt)

Am Dienstag, 02. Februar 2016, traf sich das Steuerungsgremium SLSP zu seiner vierten Sitzung auf Einladung von Dr. D. Odermatt im Haus der Universität in Bern.

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Im Zentrum dieser Sitzung stand die Diskussion der Vorversion des ersten Zwischenberichts des Projekt Swiss Library Service Platform.

Der Zwischenbericht fasst den Stand im Projekt, den Verlauf, wie auch die erzielten Ergebnisse zusammen. Neben den in der Sitzung des Steuerungsgremiums vom 18.12.2015 verabschiedeten Lieferobjekten beinhaltet er auch die in dieser Sitzung genehmigten Lieferobjekte:

  • „Erstellung grober Dienstleistungskatalog“
  • „Identifikation Kooperations- und Entwicklungspartner“
  • „Durchführung Bedarfserhebung (inkl. Umsysteme)“
  • „Marktübersicht mögliche Kandidaten für die IT-Lösung“
  • „Architektur zentral/dezentral: Szenarien
  • „Definition relevanter Standards“

Das Steuerungsgremium hat wichtige Anregungen und Beschlüsse zur Vorversion des Zwischenberichts eingebracht. Parallel haben die Teilprojektleitenden in schriftlicher Form Ihre Empfehlungen und Beurteilungen zum Zwischenbericht an die Projektleitung gesendet. Diese werden nun von der Projektleitung verarbeitet und zur erneuten Begutachtung im Projekt verteilt. Die endgültige Fassung des Zwischenberichts wird voraussichtlich Ende Februar fertiggestellt und übersetzt werden. Wir werden für Sie eine Publikumsversion auf dem Blog bereitstellen.

Ein weiteres Traktandum neben dem Zwischenbericht und den Lieferobjekten war der Stand im Projekt. Der Projektleiter Dr. Wolfram Neubauer kann weiterhin berichten, dass das Projekt in Bezug auf die Zeitplanung, den Ressourcenaufwand und das Budget auf Kurs liegt.

Das Steuerungsgremium trifft sich zur nächsten Sitzung im April 2016.

Viel Erfolg für SLSP im neuen Jahr!

(Prof. Margareta Baddeley)

Das nationale Projekt Swiss Library Service Platform SLSP entstand, weil mehrere grosse wissenschaftliche Bibliotheken und Bibliotheksverbünde der Schweiz ein neues Bibliothekssystem finden müssen, um ihr altes, funktional nicht mehr befriedigendes, zu ersetzen. Dank der Förderung durch die SUK-P2 «Wissenschaftliche Information: Zugang, Verarbeitung und Speicherung» ist es möglich, im Rahmen eines Vorprojekts, die Realisation einer solchen Plattform zu prüfen, und deren Umfang und die Kosten zu umreissen. Seit Juli 2015 arbeiten über 60 Personen aus den wissenschaftlichen Bibliotheken der potentiellen zukünftigen Partner und die Projektleitung unermüdlich an und für SLSP. Einen Einblick in das ausserordentliche Engagement aller Beteiligten gibt Ihnen unser Blog, der nach einer Anlaufphase jetzt voll funktioniert und laufend über die weiteren Arbeiten und Ergebnisse informiert.

Die zukünftige Plattform betreibt ein Bibliotheksverwaltungssystem der neuen Generation und schafft einen schweizweit einheitlichen Datenraum für alle wissenschaftlichen Bibliotheken und akademischen Partnerinstitutionen. Langfristig wird sie ihre Dienstleistungen auch einem breiteren Kreis von Bibliotheken anbieten können. SLSP wird Arbeitsgrundlagen auf der Basis von gemeinsamen internationalen Standards entwickeln, um damit die Führung der Kataloge und einer nationalen Benutzerdatei, die Pflege der Inhalte und Metadaten und den Austausch auf internationalem Niveau sicherzustellen.

SLSP wird als Bindeglied zwischen den Bibliotheken der Schweizer Hochschulen agieren. Es ist ein ehrgeiziges Projekt, weil die Interessen der Partner verschiedener Grössen aus drei Kultur- und Sprachräumen berücksichtigt werden müssen. Das Steuerungsgremium, die Projektleitung und die Mitarbeitenden der Teilprojekte sind sich dessen bewusst und streben danach, die sich daraus ergebenden Erwartungen bestmöglich zu erfüllen.

Ein Vorhaben von der Grösse dieser künftigen Plattform – mit derart vielen Partnern – ist notwendigerweise komplex. Umso wichtiger ist es, die Qualität der Quantität vorzuziehen und bei der Dimensionierung des Projekts realistisch zu bleiben. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, in der ersten Phase so rasch wie möglich die für die Partner unumgänglichen Basisdienstleistungen zu evaluieren, um auf dieser Grundlage die Wahl einer geeigneten technischen und organisatorischen Lösung vorzubereiten.

Die grundlegenden Entscheidungen werden zwischen 2016 und 2017 fallen. Ein erster Zwischenbericht, der die Ergebnisse der Arbeitsgruppen 1, 2 und 3 zusammenfasst, wird mit einer Expertengruppe, dem Sounding Board, noch im Januar diskutiert. Das Steuerungsgremium wird den Bericht im Februar/März 2016 finalisieren, um ihn anschliessend den Partnerinstitutionen zu unterbreiten.

SLSP ist eine Herausforderung! Seit letztem Sommer sind alle beteiligten Personen mit grosser Begeisterung diese Herausforderung angegangen und dafür danke ich Ihnen. Ich freue mich, in dieser Dynamik weiterhin mit Ihnen zusammenarbeiten zu dürfen und wünsche Ihnen allen ein ausgezeichnetes Jahr 2016 mit der Aussicht auf konkrete und positive Ergebnisse aus unserem Projekt!

Prof. Dr. Margareta Baddeley
Vorsitzende des Steuerungsgremiums