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Ein weiterer Schritt zur Realisierung des Projektes SLSP ist getan

(Dr. Wolfram Neubauer)

Mit Ende des Monates Juli 2018 ist ein weiterer wichtiger Schritt beim Aufbau der Serviceplattform SLSP abgeschlossen worden.

Mit leichter Verspätung konnte jetzt die Aufbauphase des Projektes abgeschlossen und der mehr oder weniger reibungslose Übergang zur eigentlichen Realisierung gesichert werden.
Wie bekannt, gliedert sich der Aufbau von SLSP in drei Projektphasen, die im August 2015 gestartet werden konnten und die mit dem Abschluss des Gesamtprojektes Ende 2020 zu einem sicherlich erfolgreichen Ende kommen werden. Ab dem Jahr 2021 wird die Plattform dann im Routinebetrieb arbeiten.

Mittlerweile wurden die personellen und organisatorischen Randbedingungen für den schrittweisen Aufbau von SLSP geschaffen, die in den nächsten Monaten weiter ausgebaut werden. Die Auswahl eines geeigneten Bibliothekssystems der neuen Generation erfolgte bereits im letzten Jahr und die in diesem Kontext notwendigen Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter Ex Libris konnten mittlerweile ebenfalls erfolgreich abgeschlossen werden.
Ermöglicht wurden die beiden ersten Projektschritte, die Konzeptions- und die Aufbauphase, durch Beiträge der Förderprogramme P-2 und P-5 von swissuniversities und naturgemäss durch erhebliche finanzielle, personelle und logistische Unterstützung der Hochschulbibliotheken. Die Federführung bei der Projektrealisierung lag in diesem Zeitraum bei der ETH Zürich, konkret bei der ETH-Bibliothek.

Realisierungsphase

Der nächste Schritt, die eigentliche Realisierung der Plattform, übernimmt nun die SLSP AG, die von 15 Schweizer Hochschulen bzw. wissenschaftlichen Bibliotheken finanziell getragen wird. Darüber hinaus wird auch diese Projektphase wiederum durch einen nennenswerten Beitrag des Förderprogramms P-5 unterstützt.

Die Projektleitung SLSP übergibt somit die Weiterführung des Projektes und die damit verbundene Realisierung der Serviceplattform der Geschäftsführung der SLSP AG. Wir sind davon überzeugt, dass in den beiden ersten Projektphasen die Voraussetzungen geschaffen werden konnten, um dieses für die Schweizer Bibliothekslandschaft ungewöhnliche Projekt zu einem positiven Abschluss bringen zu können. Die Serviceplattform SLSP bietet aus unserer Sicht die einmalige Gelegenheit, die Zusammenarbeit und das Serviceangebot der wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz auszubauen und auf die zukünftigen Herausforderungen auszurichten.

Die Projektleitung bedankt sich sehr herzlich bei allen Mitwirkenden am Projekt SLSP, ohne deren unermüdlichen Einsatz eine Realisierung unmöglich gewesen wäre. Es war eine aussergewöhnliche Erfahrung zu sehen, wie interessiert und begeistert sich die bibliothekarische Community der Schweiz in dieses Projekt eingebracht hat.

Informationsveranstaltung

SLSP lädt alle interessierten Bibliotheksverantwortlichen aus Bibliotheken der Verbünde IDS, NEBIS, RERO und SBT zu einer Informationsveranstaltung ein.

Freitag, 6. Juli 2018, 10:15 bis 12:30 Uhr
Universität Bern, Schanzeneckstrasse 1, Hörraum A003

Programm
1. Einführung und Grusswort (Martin Kasser, Verwaltungsratspräsident)
2. Präsentationen:
• Projektorganisation, Planung und Topologie (Jürgen Küssow)
• Kundenbeziehungen SLSP – Bibliotheken (Dr. Peter Wildhaber; Dr. Alice Keller)
• Kostenmodell und Mindestbeitrag (Thomas Marty)
3. Fragen und Antworten

Um eine Anmeldung wird gebeten an melanie.lerch@library.ethz.ch

EvaLiS – Zuschlag geht an Ex Libris

(Marco Balocco)

Der Verwaltungsrat der SLSP AG ist betreffend Evaluation des Bibliothekssystems der Empfehlung des Kernteams gefolgt und hat entschieden, der Firma Ex Libris den Zuschlag für das zukünftige Bibliothekssystem zu erteilen. Im Angebot von Ex Libris sind die zwei Produkte Alma (Library Management System) und Primo (Discovery System) enthalten. Die Anbieter wurden bereits informiert, beiliegend finden Sie die am 03.01.2018 auf den verschiedenen Ausschreibungsplattformen publizierte Verfügung.

 

SLSP und das Jahr 2017: „Der Blick zurück und nach vorne“

(Dr. Wolfram Neubauer)

Nachdem in den Jahren 2015 und 2016 die grundlegenden Vorarbeiten für eine erfolgreiche Realisierung von SLSP erledigt werden konnten, fokussierten sich die Anstrengungen innerhalb der Community von SLSP im laufenden Jahr auf zwei wesentliche Aspekte. Dies war einmal die Aufgabe, für die zukünftige organisatorische Struktur von SLSP eine möglichst geeignete Lösung zu finden und zum zweiten einen Anforderungskatalog für die Ausschreibung eines Bibliothekssystems der neuen Generation zu definieren und den damit verbundenen Prozessablauf erfolgreich durchzuführen.

Die SLSP AG

Wie nicht anders zu erwarten, waren die Diskussionen in den verschiedenen Gremien von SLSP einerseits und den zukünftigen Trägerinstitutionen auf der anderen Seite langwierig und kontrovers, da es naturgemäss für jede mögliche Governance-Variante überzeugende Argumente gab. Beginnend bereits im Jahr 2016 wurden unterschiedliche Modelle geprüft, diskutiert und teilweise wieder verworfen, doch setzte sich schliesslich die Überzeugung durch, dass die Gründung einer Aktiengesellschaft die wohl sinnvollste Lösung für eine zukünftige, nationale Serviceplattform sein würde. Die eigentliche Gründung durch die 15 Gründungsaktionäre fand dann Ende Mai 2017 statt. Dieser Prozess erfolgte unter höchstem Zeitdruck, da die formale Ausschreibung eines Bibliothekssystems durch die neugegründete SLSP AG erfolgen sollte. Hierbei ist im Rückblick besonders bemerkenswert, dass zu den acht Unterschriftspartnern des laufenden Förderantrages im Programm SUK P-2 noch sieben weitere Institutionen als Aktionäre hinzugewonnen werden konnten. Die Aktionäre verpflichteten sich in diesem Prozess zur Zeichnung von kleinen oder grossen Aktienpaketen (40’000 oder 80’000 Franken) sowie zur Bereitstellung von diesen Paketen proportionalen Darlehen zur Aufbaufinanzierung der Plattform bis zum Jahr 2020. Ab dem Jahr 2021 wird SLSP dann in den Routinebetrieb überführt und wird sich durch Beiträge der Nutzer tragen.

Die Systemausschreibung

Der weitere, besonders wichtige Meilenstein für den Aufbau der Plattform SLSP ist naturgemäss die Ausschreibung für ein Bibliothekssystem der neuen Generation für die Community der wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz. Hierbei war in erster Linie die Erarbeitung eines Anforderungskataloges an ein solches System der wesentliche Punkt, der durch mehrere bibliothekarische Arbeitsgruppen und unter Einbindung einschlägiger Spezialisten in den ersten Monaten des Jahres 2017 erfolgte. In diesem Kontext wurden mehr als 80 sog. qualification criteria definiert, also Anforderungen, die von den Anbietern in jedem Falle zu erfüllen waren. Darüber hinaus gab es mehr als 870 sog. award criteria, also Anforderrungen, deren Erfüllung mit Punkten bewertet wurde. Unter der Voraussetzung, dass die Anbieter die qualification criteria erfüllen, fällt dann die Entscheidung für das Produkt, das die meisten Punkte erhält. Der gesamte Evaluationsprozess ist somit ein weitgehend formalisiertes Verfahren, durch das im Prozessablauf nicht vorgesehene Einflussnahmen von aussen verhindert werden. Mittlerweile hat das Kernteam des Projektes SLSP dem Verwaltungsrat der SLSP AG eine Empfehlung für Vertragsverhandlungen mit einem der Anbieter übermittelt.

Die Aufgaben für die nächsten Monate

Nachdem nunmehr alle notwendigen „Vorarbeiten“ für den erfolgreichen Aufbau der Serviceplattform SLSP erledigt sind, geht es jetzt, in der dritten Phase, um die Implementierung eines Bibliothekssystems der neuen Generation, um die Migration der in den bisherigen Verbünden vorgehaltenen Daten und um den Aufbau einer sinnvollen Organisationsstruktur für SLSP. Dies bedeutet die Bearbeitung und Erledigung folgender Punkte:

  • Erarbeitung eines Förderantrages für die Realisierungsphase bei swissuniversities (Programm P-5) bis Mitte Februar 2018
  • Vertragsverhandlungen mit dem erfolgreichen Anbieter
  • Definition der notwendigen Prozessstrukturen für die Systemimplementierung und die Datenmigration (Entscheidungsgremien/Arbeitsgruppen/Mitwirkung der Bibliotheken)
  • Erarbeitung eines Migrationsplanes bzw. eines detaillierten Prozessablaufes für den Aufbau des Systems und die Datenmigration
  • Wie geht SLSP beim Aufbau des neuen Systems mit der Frage der Mehrsprachigkeit um? Welche konkrete Lösung ist hier möglich (kurz- und/oder mittelfristig)?
  • Ermittlung der exakten Mitarbeiterzahlen in den einzelnen (potentiellen) Mitgliederbibliotheken von SLSP
  • Definition des Basisbeitrages für die Nutzung der basic services
  • Abfrage bei allen Teilnehmern/Mitgliedern der bisherigen Verbünde, ob sie zukünftig SLSP nutzen möchten (voraussichtlich im Februar 2018). Voraussetzung ist hier ein definierter Basisbeitrag.
  • Definition eines Kostenmodells für den Betrieb ab dem Jahr 2021
  • Wo befindet sich der endgültige Sitz von SLSP?
  • Aufbau einer sinnvollen Organisationsstruktur von SLSP

Obwohl diese Auflistung vermutlich nicht vollständig ist, wird doch sehr deutlich, dass der Weg bis zu einem erfolgreichen Betrieb von SLSP ab dem Jahr 2021 noch viel Arbeit und Mühen erwarten lässt. Jetzt beginnt die Zeit der bibliothekarischen Themen und Herausforderungen, die nur durch kooperative Zusammenarbeit der Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus allen Landesteilen bewältigt werden können.

Die Projektleitung von SLSP wünscht allen schöne Weihnachtstage und einen guten Rutsch ins Jahr 2018!

 

The EvaLiS Team completes its task and smashes the „marmite de l’Escalade”

(Alice Keller, Marco Balocco, Elena Gretillat, Erich Scherer, Pierre Buntschu, Basil Marti)

The EvaLiS Team, whose task it was to carry out the system evaluation, met for the last time on 1 December and prepared the recommendation for the Library Management System and Discovery System. Below a chart of the evaluation process which stretched over 5 months (KT = Kernteam, StGr = Steuerungsgremium, VR = Board of Directors of SLSP AG, PL = SLSP Projektleitung)

 

To celebrate our final meeting, Elena Gretillat, a true Neuchâteloise, invited us to take part in the Genevan tradition of l’Escalade. This annual festival is held in December, celebrating the defeat of the surprise attack by troops sent by Charles Emmanuel I, Duke of Savoy during the night of 11–12 December 1602.

Celebrations include a large marmite (cauldron) made of chocolate and filled with marzipan vegetables and candies wrapped in the Geneva colours of red and gold. It is customary for the eldest and youngest in the room to smash the marmite or cauldron, while reciting, „Ainsi périrent les ennemis de la République!“, referring to how Catherine Cheynel, better known as „Mère Royaume“, poured boiling hot vegetable soup on soldiers climbing up the walls of the city (Wikipedia).

In our case the eldest and youngest in the room were Pierre Buntschu, BCU Fribourg, and Basil Marti, UB Basel, who successfully smashed the pot, whilst the rest of us subsequently enjoyed on the shattered remains of chocolate and marzipan.

Iris Capatt verlässt SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer & Dr. Alice Keller)

Iris Capatt verlässt die Stelle als Projektassistentin für SLSP per Ende August, um sich in ihrer Heimatstadt Chur ganz neuen beruflichen Herausforderungen zu stellen. Während zweier Jahre hat Iris Capatt wesentlich zur erfolgreichen Bewältigung einer Vielzahl von Herausforderungen in den zwei Projektphasen Konzept- und Aufbauphase beigetragen. Hierzu gehörten der Aufbau der gemeinsamen internen Kommunikationsplattform SharePoint, die Gestaltung und Umsetzung des Corporate Designs, der Betrieb des SLSP-Blogs sowie die Vorbereitung von zahlreichen Informationsveranstaltungen, Präsentationen und Projektberichten.

Schon die Zahl der zu betreuenden Gremien lässt die Komplexität dieser Arbeit erahnen: Projektleitung, Steuerungsgremium, Gesamtprojektleitung, Teilprojekte, Kernteam, Gruppen und neu auch Generalversammlung und Verwaltungsrat der SLSP AG.

Iris_Alpstein_02

Foto: W. Burk

Das Projekt verliert mit Iris Capatt nicht nur eine sehr angenehme Kollegin und kompetente Ansprechperson, sondern auch eine wichtige Stütze im Projekt. Nach einer kurzen zeitlichen Lücke wird Frau Melanie Lerch ab dem 01. Oktober die Projektassistenz übernehmen.

Wir danken Iris Capatt für ihr ausserordentlich hohes Engagement und wünschen ihr alles Gute für ihre weitere berufliche Zukunft.Auf unsere Frage nach einem persönlichen Foto für den Blog, erhielten wir von ihr ein tolles Landschaftsfoto vom Alpstein. Beim Wandern, in der freien Natur fühle sie sich am wohlsten! Kein Wunder also, dass es sie wieder in einen Bergkanton zurückzieht.

Alice Keller und Wolfram Neubauer, Projektleitung SLSP