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Blick über die Grenze nach Österreich

(Alice Keller)

Vom 21.-23. Februar war Alice Keller an der Inetbib-ODOK ’18 in Wien und hat die Gelegenheit genutzt, um Kontakte zu den Österreichischen Kollegen zu knüpfen, die im Moment daran sind, Alma als Verbundlösung zu implementieren.

Das Österreicher Alma Implementationsprojekt ist für uns in der Schweiz ein sehr wichtiges Referenzprojekt, da es in vielen Bereichen sehr ähnlich zu SLSP ist. Allerdings ist das Schweizer Projekt um einiges ambitionierter (z.B. Mehrsprachigkeit, Document Delivery, zentrale Benutzerdatei, Dedublierung sowie gleichzeitiger Einbezug so vieler, auch sehr kleiner, eigenständiger Bibliotheken).

In Österreich wurde in zwei Kohorten migriert – wobei alle Bibliotheken vorher mit Aleph arbeiteten. Kohorte 1 umfasste 6 Hochschulen, Kohorte 2 weitere 7 Hochschulen. Zusätzlich dazu findet auch auf Verbundebene ein Wechsel von Aleph auf Alma statt. An Ostern erfolgt auf dieser zentralen Ebene die „Eingemeindung“ aller verteilter Alma Institution Zones in die gemeinsame Network Zone; also in einen Zentralkatalog für die bibliographischen Daten.

Geleitet wurde das Projekt von der obvsg, der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH. Während diese Zentrale v.a. mit der Koordination und der Implementierung des Systems im Ganzen absorbiert war, lief die lokale Vorbereitung des Wechsels von Aleph auf Alma über die einzelnen Einrichtungen. An den Universitäten gab es Functional Experts (FEx), die für die einzelnen Funktionalitäten verantwortlich waren. Allerdings wurden diese von Ex Libris nur relativ rudimentär geschult und mussten dann im Einzelnen selber herausfinden, was wie funktionierte.

Als „Dachgruppe“ für die FEx diente die zentrale Alma Implementierung Schulungsgruppe, die v.a. mit dem Testen der Daten und Workflows, Abnahmetests und Dokumentationen beschäftigt war. Zur Schulungsgruppe gehörte jeweils eine Person pro Einrichtung. Die Schulungsunterlagen wurden von der österreichischen Schulungsgruppe für beide Kohorten auf Deutsch zur Verfügung gestellt, da Ex Libris leider nur englischsprachige Unterlagen liefert.

Jede Universität stellte je zwei Functional Experts zu folgenden Funktionen zur Verfügung: Daten, Entlehnungen, Fernleihe, öffentliche Services, E-Ressourcen, Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriften. Alle FEx waren untereinander in Expertengruppen vernetzt und arbeiteten eng mit den Schulungsgruppen zusammen.

Diese lokale Ebene habe sehr selbstständig agiert, teilweise mit massivem lokalem Aufwand. (SLSP plant einen stärker zentralisierten Ansatz, indem mehr Vorbereitungen über die SLSP-Geschäftsstelle oder die jetzigen Verbünde laufen. Wobei man dann sehen wird, wie viel Ressourcen überhaupt zentral zur Verfügung stehen, bzw. welche Arbeiten dann zwingendermassen lokal gemacht werden müssen.)

Mich interessierten natürlich v.a. die Vertragsverhandlungen mit Ex Libris, weil dies momentan der Schritt ist, mit dem ich intensiv beschäftigt bin. Im Gegensatz zur Schweiz, erfolgten in Österreich Zuschlag und Vertragsunterzeichnung gleichzeitig. Dieser Zuschlag zog sich entsprechend auch über zwei Jahre hin. Wichtig ist laut meinen Gesprächspartnern die Unterscheidung zwischen Notwendigkeit und Gewohnheit. Während Österreich bei den Notwendigkeiten sehr hart verhandelte, mussten viele Gewohnheiten der Bibliotheken zurückgestellt werden.

Österreichische Nationalbibliothek mit Schneehäubchen – auch in Wien war es bitterkalt!

Bei der Ausschreibung in Österreich waren 14 Auftraggeber beteiligt (in der Schweiz sind es 15 Aktionärsbibliotheken). Diese verfügen alle je über eine eigene Institutional Zone (IZ). Diese IZ werden nun an Ostern zu einer gemeinsamen Network Zone (NZ) zusammengefasst, so dass ein Zentralkatalog entsteht. Dedublierung ist, im Gegensatz zur Schweiz, kein so wichtiges Thema, da die Bibliotheken bereits jetzt für die Aufnahmen national eindeutige Identifikationsnummern nutzen. Die weiteren 56 Verbundbibliotheken in Österreich können dann auf Wunsch auch auf Alma wechseln und erhalten je eine eigene IZ. Insgesamt sind total max. 70 IZ geplant. (Wie die Topologie in der Schweiz aussehen wird – d.h. wie viele Institutional Zones es geben wird –, ist noch unklar und wird während der Konzeptionsphase mit Ex Libris besprochen. Bereits jetzt ist mir klar, dass die Schweiz einen zentraleren Ansatz wünscht als Österreich, damit auch mehr nationale Dienste über die Plattform angeboten werden können).

Teil des Österreicher Vertrags waren zahlreiche Anforderungen für Produktentwicklungen. Laut meinen Gesprächspartner gab/gibt es im Prozess viele „grüne“ oder „gelbgrüne Bananen“. Und man hat auch nicht alles erhalten, was man wünschte bzw. von Ex Libris in Aussicht gestellt wurde. Aber am Ende muss und kann man damit leben. Bei der Implementierung wurden auch viele „Bugs“ in Alma gefunden und gemeldet. So wird die Schweiz von den Erfahrungen und Arbeiten der Österreicher profitieren können.

Wichtig ist der Vermerk, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht mehr in Alma gespeichert werden können/dürfen. Das kam für Österreich relativ überraschend und es mussten andere Lösungen gefunden werden. Insbesondere bei Nicht-Hochschulangehörigen war/ist das ein Problem. (Es gibt im Gegensatz zur Schweiz keine gemeinsame Nutzerdatei. Das ist in Österreich aus Datenschutzgründen auch nicht möglich. Man ist sehr überrascht, dass das in der Schweiz möglich ist. Auch die Ausleihhistorie darf in Österreich ohne explizite Zustimmung des Nutzers nicht gespeichert werden.)

Im Vortrag von Markus Lackner, UB Graz, wurde klar, wie gross der Aufwand für die einzelne Bibliothek gewesen war. Die UB Graz war in der Kohorte 2 und ging am 12.01.18 live. Aus seiner Sicht ist es wichtig, dass die funktionalen Experten und Mitglieder der Schulungsgruppen von den Tagesarbeiten möglichst befreit werden, damit sie sich über einige Monate ausschliesslich dieser sehr anspruchsvollen Arbeit widmen können. Gleichzeitig muss man sagen, dass diese Frist der intensiven Vorbereitung relativ kurz ist. Aus den Datenangaben schien mir, dass Herr Lackner während ca. 4-6 Monaten so stark beansprucht war. Trotz des grossen Aufwandes ist er mit dem neuen System recht zufrieden und fand die Arbeit offenbar auch sehr bereichernd. Und wie oben bereits erwähnt, sollen in der Schweiz die SLSP-Geschäftsstelle und Verbünde mehr Vorbereitungsarbeiten übernehmen.

SLSP am Bibliothekartag in Frankfurt

(Iris Capatt)

Die Projektleitung und das Projektbüro SLSP besuchen vom 30. Mai bis 2. Juni den 106. Bibliothekartag in Frankfurt a.M. zum Thema „Medien – Menschen – Märkte.“

SLSP ist mit zwei Vorträgen am Kongress vertreten:

  • Swiss Library Service Platform: Vision, Projekt und Betrieb
    (Dr. W. Neubauer, ETH Zürich)
  • Von dezentralen Bibliotheksverbünden zur nationalen Dienstleistungsplattform: Wie entwickelt man das Angebotsportfolio eines zentralen Serviceproviders für die Schweizer Hochschulbibliotheken?
    (Dr. C. Oesterheld, Zentralbibliothek Zürich)

Beide Referate finden am Dienstag, 30.05.2017, 13:30 – 14:30 Uhr in der Session Stärker im Verbund statt.

 

Aktuelle Informationen aus dem Steuerungsgremium SLSP am BIS-Kongress in Luzern

(Iris Capatt)

Der Kongress des Berufsverbands BIS Bibliothek Information Schweiz, welcher vom 31. August bis 3. September 2016 in Luzern stattfand, ist ein wichtiger Anlass in der Schweizerischen Bibliotheksszene. Zahlreiche Projektmitarbeitende von SLSP nahmen individuell an der Tagung teil und die Swiss Library Service Platform stand immer wieder im Zentrum der Gespräche.

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Die Projektleitung und das Steuerungsgremium haben sich des entschlossen, den Rahmen des Kongresses in einem weiteren Kontext zu nutzen: Am Morgen des 31. August wurde die 7. Sitzung des Steuerungsgremiums in Luzern durchgeführt. So bot sich dem Projektleiter Wolfram Neubauer am folgenden Tag die Gelegenheit, in seinem Referat den Kongressteilnehmenden die aktuellsten Entscheide und Entwicklungen zu vermitteln.

IMG_4010_02Wolfram Neubauers Vortrag stiess auf entsprechendes Interesse: Wer sich nicht frühzeitig im Hörsaal eingefunden hatte, musste mit einem Stehplatz vorlieb nehmen – was dem Informationsgehalt keinen Abbruch tat.

Über welche Schwerpunkte hat das Steuerungsgremium am letzten Augusttag diskutiert?

  • Im Zentrum der Sitzung stand zunächst die Budgetierungsgrundlage 2018-2020. Die Projektleitung präsentierte einen ersten Entwurf für die Budgetierung der Realisierungsphase. Die Diskussionsbeiträge lieferten wichtige Aspekte und Informationen auf deren Basis nun der Businessplan ausgearbeitet werden kann.
  • Weiter und wegweisend stellte sich das oberste Gremium des Projekts Swiss Library Service Platform erneut die Frage nach der Organisationsform SLSP.
    Am 28. April hat sich das Steuerungsgremium ausgesprochen, einen Verein als Übergangsform zu gründen mit dem Ziel, SLSP schliesslich in einer Aktiengesellschaft (AG) aufzubauen. Damals musste davon ausgegangen werden, dass ein zeitlicher Engpass bestehen würde, wenn die komplexe Gesellschaftsform der AG bereits für das Frühjahr 2017 aufgebaut werden sollte. Die Detailerarbeitung während der Sommermonate hat jedoch aufgezeigt, dass mit einer direkten AG-Gründung keine grössere zeitliche Verzögerung einhergeht.
    Das Steuerungsgremium hat sich der Empfehlung der Projektleitung angeschlossen, SLSP per Anfang 2017 unmittelbar in der Organisationsform einer Aktiengesellschaft zu etablieren.
    In einem nächsten Schritt wird nun die Ausarbeitung des Statutenentwurfs für die AG angegangen.

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Einen Überblick über die bisher abgeschlossenen Lieferobjekte und die Arbeiten, welche die Projektmitarbeitenden im Herbst erwarten, erhalten Sie demnächst hier auf dem Projektblog.

 

Referat am BIS-Kongress in Luzern

Am Donnerstag, 1. September berichtet Projektleiter Dr. W. Neubauer am diesjährigen BIS-Kongress in Luzern über das Projekt Swiss Library Service Platform: SLSP – Vision und Realisierung.
Das Referat findet um 10:30 Uhr im Hörsaal 7 statt.

SLSP goes to Lucerne

(Iris Capatt)

Der diesjährige BIS-Kongress in Luzern ist aus SLSP-Sicht nicht nur interessant, um selbst am Kongressprogramm teilzunehmen.

  • Noch vor der Eröffnung des Bibliothekskongresses bietet der Anlass den Rahmen, um die nächste Sitzung des Steuerungsgremiums vor Ort durchzuführen (31. August).
  • Am ersten Kongresstag hat Wolfram Neubauer die Möglichkeit, die anwesenden Fachpersonen über die Vision und die Realisierung des Projekts SLSP persönlich zu informieren. Das Referat findet am 1. September um 10:30 Uhr im Hörsaal 7 statt.
  • Im Anschluss an das Referat und im weiteren Verlauf des Kongresses sind neben der Projektleitung zahlreiche weitere Projektmitarbeitende vor Ort.

Bibliothekskongress Leipzig, 14.–17. März 2016

(Dr. Alice Keller)

leipzig_02Sowohl Gesamtprojektleitung als auch die verschiedenen Teilprojekte waren am 6. Bibliothekskongress in Leipzig gut vertreten. Man nutzte die Gelegenheit, um von den Erfahrungen der deutschen (und österreichischen) Bibliotheken bzw. Bibliotheksverbünde zu lernen und gleichzeitig sich untereinander auszutauschen. Dass das Thema Bibliotheks- und Verbundsysteme in Deutschland heiss diskutiert und debattiert wird, merkte man an den extrem hohen Zulaufzahlen der entsprechenden Sessions.

Alice Keller hat für uns die wichtigsten Erkenntnisse in einem ausführlichen Bericht zusammengestellt: SLSP_Bericht_aus_Leipzig_2016