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SLSP et l’année 2017: «Regard rétroactif et prospectif»

(Dr. Wolfram Neubauer)

Après l’achèvement en 2015 et 2016 des travaux préliminaires de base nécessaires à la réalisation de SLSP, les efforts au sein de la communauté de SLSP se sont concentrés l’année dernière sur deux aspects essentiels. Il s’agissait, d’une part, de trouver la solution la mieux adaptée à la future structure organisationnelle de SLSP et, d’autre part, de définir un cahier des charges pour la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération et de mener à bien le processus correspondant.

SLSP SA

Comme il fallait inévitablement s’y attendre, les discussions entre les différentes instances de SLSP, d’un côté, et les futures institutions assurant le financement, de l’autre côté, ont été longues et riches en controverses puisqu’il y avait naturellement des arguments convaincants en faveur de chaque forme possible de gouvernance. Dès 2016, divers modèles avaient été étudiés, mis au débat et parfois ensuite écartés, mais ce fut la conviction que la création d’une société anonyme serait probablement la solution la plus judicieuse pour une future plateforme de services nationale qui l’avait finalement emporté. La fondation à proprement parler par les 15 actionnaires fondateurs a eu lieu fin mai 2017. Ce processus s’est déroulé dans des délais extrêmement serrés du fait que l’appel d’offres officiel pour le système de bibliothèque devait être lancé par la société SLSP SA nouvellement créée. Rétrospectivement d’ailleurs, il est particulièrement remarquable qu’outre les huit partenaires signataires de la demande de financement en cours au titre du programme CUS P-2, sept autres institutions aient pu être ralliées en qualité d’actionnaires. Dans le cadre de ce processus, les actionnaires s’étaient engagés à souscrire des blocs d’actions de petite ou de grande taille (40 000 ou 80 000 francs) et à consentir des prêts proportionnels à ces blocs pour financer la mise sur pied de la plateforme jusqu’en 2020. À compter de 2021, SLSP entrera en phase opérationnelle normale et se financera elle-même avec les cotisations des utilisateurs.

Mise au concours du système informatique

Un autre jalon particulièrement crucial pour la réalisation de la plateforme SLSP est bien sûr la mise au concours d’un système de bibliothèque de nouvelle génération pour la communauté des bibliothèques scientifiques en Suisse. En l’occurrence, il s’agissait en premier lieu d’élaborer un cahier des charges concernant un tel système, ce qui été entrepris dans les premiers mois de l’année 2017 par plusieurs groupes de travail bibliothécaires avec la participation de spécialistes. Ont été définis dans ce contexte plus de 80 critères de qualification, c’est-à-dire les critères auxquels les fournisseurs doivent absolument satisfaire. S’y ajoutaient plus de 870 critères d’attribution qui sont des critères dont la conformité est évaluée sous forme de points. À condition que les fournisseurs répondent aux critères de qualification, la décision est alors prise en faveur du produit obtenant le plus de points. Le processus d’évaluation global est en conséquence une procédure extrêmement formalisée qui empêche les influences externes non prévues dans le déroulement du processus. Entre-temps, l’équipe centrale du projet SLSP a soumis au conseil d’administration de SLSP SA une recommandation portant sur les négociations contractuelles avec l’un des fournisseurs.

Missions pour les mois à venir

À présent que tous les «travaux préliminaires» nécessaires à la mise en place de la plateforme de service SLSP sont achevés, commence la troisième phase, celle de l’implémentation d’un système de bibliothèque de nouvelle génération, de la migration des données détenues par les réseaux actuels et de l’édification d’une structure organisationnelle appropriée pour SLSP. Les points à traiter et exécuter sont donc les suivants:

  • Préparer une demande de subvention pour la phase de réalisation auprès de swissuniversities (programme P-5) d’ici mi-février 2018
  • Mener les négociations contractuelles avec le fournisseur ayant remporté l’appel d’offres
  • Définir les structures processus requises pour l’implémentation du système et la migration des données (instances décisionnelles/groupes de travail/participation des bibliothèques)
  • Élaborer un plan de migration avec le déroulement détaillé du processus pour la mise en place du système et la migration des données
  • Comment SLSP abordera-t-elle la question des différentes langues lors de la mise en place du nouveau système? Quelle solution concrète peut-on ici envisager (à court et/ou moyen terme)?
  • Déterminer le nombre exact de collaborateurs dans chacune des bibliothèques membres (potentielles) de SLSP
  • Chiffrer la cotisation de base pour l’utilisation des services de base
  • Demander à tous les participants/membres des réseaux actuels s’ils comptent utiliser SLSP à l’avenir (prévu en février 2018). Il faudra en l’occurrence qu’une cotisation de base ait été définie.
  • Définir un modèle de coûts pour la cotisation à partir de 2021
  • Où se trouvera le siège définitif de SLSP?
  • Édifier une structure organisationnelle appropriée pour SLSP

Bien que cette liste ne soit sans doute pas exhaustive, on voit déjà très clairement que la route vers le succès opérationnel de SLSP à compter de 2021 demandera encore beaucoup de travail et d’efforts. L’heure est maintenant venue de s’atteler aux sujets et défis touchant aux bibliothèques; seule une coopération active entre les bibliothécaires de toutes les régions du pays permettra de les gérer et de les surmonter.

 

 

Joyeux Noël et Bonne Année 2018!

Buon Natale e Felice Anno Nuovo!

 

 

Frohe Festtage

(Iris Capatt)

Weihnacht_SLSP

Wir blicken auf ein erfolgreiches Jahr 2015 zurück. Nach der Bewilligung des Projekts SLSP Swiss Library Service Platform wurden Ende August die Arbeiten mit einer Auftaktveranstaltung in Bern offiziell lanciert. In den letzten vier Monaten haben mehr als 50 Kolleginnen und Kollegen mit viel Engagement am gemeinsamen Ziel gearbeitet. Die Schaffung einer zentralen Dienstleitungsplattform für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz bleibt auch im nächsten Jahr die Vision aller Beteiligten.

Zum Jahresende 2015 liegen erste inhaltliche Ergebnisse vor, die die Basis für die weitere Arbeit im nächsten Jahr bilden.

Nach den letzten, ereignisreichen Monaten wünschen wir Ihnen erholsame Festtage und einen guten Rutsch ins Jahr 2016!