The EvaLiS Team completes its task and smashes the “marmite de l’Escalade”

(Alice Keller, Marco Balocco, Elena Gretillat, Erich Scherer, Pierre Buntschu, Basil Marti)

The EvaLiS Team, whose task it was to carry out the system evaluation, met for the last time on 1 December and prepared the recommendation for the Library Management System and Discovery System. Below a chart of the evaluation process which stretched over 5 months (KT = Kernteam, StGr = Steuerungsgremium, VR = Board of Directors of SLSP AG, PL = SLSP Projektleitung)

 

To celebrate our final meeting, Elena Gretillat, a true Neuchâteloise, invited us to take part in the Genevan tradition of l’Escalade. This annual festival is held in December, celebrating the defeat of the surprise attack by troops sent by Charles Emmanuel I, Duke of Savoy during the night of 11–12 December 1602.

Celebrations include a large marmite (cauldron) made of chocolate and filled with marzipan vegetables and candies wrapped in the Geneva colours of red and gold. It is customary for the eldest and youngest in the room to smash the marmite or cauldron, while reciting, « Ainsi périrent les ennemis de la République! », referring to how Catherine Cheynel, better known as « Mère Royaume », poured boiling hot vegetable soup on soldiers climbing up the walls of the city (Wikipedia).

In our case the eldest and youngest in the room were Pierre Buntschu, BCU Fribourg, and Basil Marti, UB Basel, who successfully smashed the pot, whilst the rest of us subsequently enjoyed on the shattered remains of chocolate and Marzipan.

Neue Projektassistentin

(Melanie Lerch)

Mein Name ist Melanie Lerch und ich habe im Oktober die Nachfolge von Iris Capatt als Projektassistentin bei SLSP angetreten.

Ich habe an der Universität Bern Sozialanthropologie studiert und während des Studiums in der Institutsbibliothek gearbeitet. Danach war ich einige Zeit in der kantonalen Verwaltung und beim Berufsberatungs- und Informationszentrum BIZ Bern als Wissenschaftliche Mitarbeiterin tätig. Im Moment absolviere ich berufsbegleitend den MAS-Studiengang in Information Science an der HTW Chur und freue mich, daneben bei SLSP in einem sehr spannenden nationalen Projekt mitarbeiten zu können.

L’accompagnement du processus d’appel d’offres par le «Groupe Evaluation» (Evaluationsteam)

Une partie du Groupe Evaluation au travail

Une partie du Groupe Evaluation au travail

(Pierre Buntschu)

Dans le cadre de la phase de mise en place du projet, prévue de mars 2017 à février 2018, il est prévu de procéder au choix du système informatique qui servira de base à SLSP. En février 2017, la direction de projet a constitué un groupe de travail chargé d’accompagner le processus d’appel d’offres, de la rédaction finale à la recommandation du choix d’un système, le «Groupe de travail Evaluation» (Evaluationsteam).

Préparation d’un appel d’offres
La préparation de l’appel d’offres a été un travail de longue haleine. Durant la phase de conception (août 2015 – février 2017), un groupe de travail a élaboré les documents nécessaires en se basant sur les résultats de l’enquête effectuée auprès des clients potentiels de SLSP. A partir de janvier 2017, c’est le Kernteam (l’équipe de base du projet pendant la phase de mise en place) qui a analysé et adapté le contenu des documents d’appel d’offres. Quelque 700 remarques et propositions ont été faites, analysées et discutées si nécessaire.

Le Groupe Evaluation a commencé son activité en s’occupant de la mise au point et de la rédaction finale de l’appel d’offres. Après une validation par le COPIL (comité de pilotage) SLSP, et peu après la fondation officielle de SLSP SA, l’appel d’offres a été publié le 8 juin 2017 sur le site simap.ch (Système d’information sur les marchés publics en Suisse).

L’appel d’offres se compose de plusieurs documents. Le document d’appel d’offres proprement dit présente le projet et donne des explications. Il est complété par d’importantes listes de critères qualificatifs (généraux et techniques) et de critères de sélection.

L’évaluation des offres – première phase
La première étape après la publication de l’appel d’offres a consisté à répondre aux questions des fournisseurs. Le 7 juillet, toutes les réponses étaient placées sur le site simap.ch.

Le 14 août, trois jours après le délai de soumission, trois membres du groupe ont procédé à l’ouverture des offres. C’est alors qu’a commencé pour le Groupe Evaluation un intense travail d’analyse et d’évaluation des offres.

Lors d’une première phase qui s’est déroulée entre la mi-août et la fin septembre, le groupe a travaillé en se basant sur les documents reçus des fournisseurs. Il s’agissait de bien comprendre ce qui était proposé en étudiant l’ensemble des documents faisant partie des offres, puis d’évaluer en détail les réponses des fournisseurs sur chacun des critères qualificatifs et des critères de sélection. Si le travail a été simple pour de nombreux critères, il s’est avéré plus délicat pour d’autres. Les fournisseurs n’ont pas toujours répondu exactement à la question posée, ou ils se référaient à des documents plus généraux dans lesquels ils traitaient un thème dans son ensemble, ou à des annexes, ou encore ils mentionnaient certaines limitations. Les membres du groupe se sont plongés dans les offres reçues pour en acquérir une très bonne connaissance permettant d’y trouver des réponses et des explications. Dans de nombreux cas, ils ont dû vérifier les réponses des fournisseurs pour être en mesure d’évaluer si un critère était rempli, et dans quelle mesure. Pour certains thèmes récurrents ou jugés importants, le groupe a préparé des questions qui ont été posées aux fournisseurs lors des présentations ou qui leur ont été envoyées.

L’évaluation des offres – deuxième phase
Durant la deuxième partie de septembre ont eu lieu les présentations des fournisseurs. Avec les nombreuses informations et explications obtenues lors de ces présentations et avec les réponses envoyées au groupe par les fournisseurs, le Groupe Evaluation a entamé dès le début octobre une deuxième phase d’analyse et d’évaluation qui est encore en cours au moment où ces lignes sont rédigées. Chaque critère est réexaminé à la lumière des nouvelles informations obtenues, et l’évaluation est corrigée s’il y a lieu.

Une attention particulière est accordée à certains aspects spécifiques du projet qui font l’objet de documents spéciaux dans les offres, les «special proof documents», portant sur l’architecture du système, le traitement d’autorités multilingues, un concept pour un fichier des lecteurs commun, la planification du projet et un concept de migration.

Les membres du groupe ont également pris contact avec les bibliothèques ou les réseaux cités comme références par les fournisseurs. Des entretiens se sont déroulés sur la base d’un canevas commun préparé au préalable par le groupe et ont fait l’objet de comptes rendus discutés ensuite dans le groupe.

La procédure d’appel d’offres prévoit encore des négociations avec les fournisseurs. Le travail d’évaluation aboutira avant la fin de l’année à des recommandations pour l’adjudication qui seront transmises au Kernteam SLSP, puis, si le Kernteam les avalise, au Conseil d’administration.

Le Groupe Evaluation
Le Groupe Evaluation est composé de 8 personnes. Marco Balocco est chargé, dans le cadre du projet SLSP, de diriger la procédure d’appel d’offres et de conduire le groupe de travail. Son expérience dans le domaine des marchés publics et de la gestion est précieuse. Le groupe bénéficie de sa part d’un encadrement sûr et ouvert. Les autres membres sont Wolfgang Giella, Elena Gretillat, Alice Keller (vice-directrice du projet SLSP), Basil Marti, Alexandra Müller (assistante de projet), Erich Scherer et Pierre Buntschu. Le groupe dépend du Kernteam auquel il soumet ses propositions. Il a bénéficié ponctuellement pour certaines questions de l’avis d’experts dans le domaine des marchés publics.

Le travail, bien organisé, est très stimulant. La matière à traiter est passionnante, puisqu’il s’agit d’évaluer les systèmes de gestion de bibliothèque les plus modernes en vue d’un projet ambitieux et exigeant. Pour y parvenir, le groupe s’est réuni à de nombreuses reprises. En outre, les membres accomplissent un important travail de préparation en dehors des séances. Chacun repart d’une séance avec des «devoirs» pour la suivante. Cette répartition du travail hors séance est la seule manière de parvenir à un résultat dans les délais fixés.

Le bon fonctionnement du groupe contribue à rendre le travail intéressant et gratifiant. Très rapidement, au fil des rencontres, s’est créé un véritable esprit d’équipe. Les membres font preuve d’une grande confiance réciproque, reconnaissant la compétence, l’esprit d’ouverture et l’engagement de chacun. On est parvenu à un très bon équilibre entre l’évaluation individuelle et le recours à la discussion en équipe pour tous les cas où un membre peut avoir un doute ou n’est pas sûr d’avoir compris. Tous se réjouissent de voir leur travail se concrétiser dans la mise en œuvre de SLSP.

Iris Capatt verlässt SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer & Dr. Alice Keller)

Iris Capatt verlässt die Stelle als Projektassistentin für SLSP per Ende August, um sich in ihrer Heimatstadt Chur ganz neuen beruflichen Herausforderungen zu stellen. Während zweier Jahre hat Iris Capatt wesentlich zur erfolgreichen Bewältigung einer Vielzahl von Herausforderungen in den zwei Projektphasen Konzept- und Aufbauphase beigetragen. Hierzu gehörten der Aufbau der gemeinsamen internen Kommunikationsplattform SharePoint, die Gestaltung und Umsetzung des Corporate Designs, der Betrieb des SLSP-Blogs sowie die Vorbereitung von zahlreichen Informationsveranstaltungen, Präsentationen und Projektberichten.

Schon die Zahl der zu betreuenden Gremien lässt die Komplexität dieser Arbeit erahnen: Projektleitung, Steuerungsgremium, Gesamtprojektleitung, Teilprojekte, Kernteam, Gruppen und neu auch Generalversammlung und Verwaltungsrat der SLSP AG.

Iris_Alpstein_02

Foto: W. Burk

Das Projekt verliert mit Iris Capatt nicht nur eine sehr angenehme Kollegin und kompetente Ansprechperson, sondern auch eine wichtige Stütze im Projekt. Nach einer kurzen zeitlichen Lücke wird Frau Melanie Lerch ab dem 01. Oktober die Projektassistenz übernehmen.

Wir danken Iris Capatt für ihr ausserordentlich hohes Engagement und wünschen ihr alles Gute für ihre weitere berufliche Zukunft.Auf unsere Frage nach einem persönlichen Foto für den Blog, erhielten wir von ihr ein tolles Landschaftsfoto vom Alpstein. Beim Wandern, in der freien Natur fühle sie sich am wohlsten! Kein Wunder also, dass es sie wieder in einen Bergkanton zurückzieht.

Alice Keller und Wolfram Neubauer, Projektleitung SLSP

Systemausschreibung EvaLiS

(Iris Capatt)

simapSeit dem 8. Juni ist die Ausschreibung EvaLiS: Evaluation of a new Swiss Library System auf simap.ch – Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz –  publiziert.

Diverse Anbieter haben bereits zahlreiche Fragen zur Ausschreibung des Projektes Swiss Library Service Platform SLSP eingereicht und das Evaluationsteam unter der Leitung von Marco Balocco (Berinfor AG) ist gespannt, welche Offerten bis zur Frist vom 11. August eingehen werden.

Die Offertöffnung findet am Montag, 14. August bei der Firma Berinfor AG statt.

 

Neue Besetzung des Präsidiums des Steuerungsgremiums SLSP

(Iris Capatt)

FurrerDr. Patrick Furrer, Vice-recteur Recherche et Innovation an der HES-SO, wurde am 6. Juni in Bern zum neuen Präsidenten des Steuerungsgremiums SLSP gewählt. Patrick Furrer übernimmt sein Amt ab August.Bliggenstorfer

Das Vize-Präsidium übernimmt weiterhin Prof. Dr. Susanna Bliggenstorfer, Direktorin der ZB Zürich.

Herzlichen Dank an Herrn Furrer und Frau Bliggenstorfer für den Einsatz für das Projekt Swiss Library Service Platform SLSP!

Referat von Christian Oesterheld am Bibliothekartag in Frankfurt online

(Iris Capatt)

BibTagDie beiden Referate am Bibliothekartag in Frankfurt von Dr. W. Neubauer zum aktuellen Stand des Projektes und Dr. C. Oesterheld zur Entwicklung des Serviceangebots der Swiss Library Service Platform SLSP sind auf viel Zuspruch gestossen.

Der Beitrag von C. Oesterheld ist inzwischen öffentlich zugänglich:
Link zum Beitrag

Viel Vergnügen bei der Lektüre!