Ein weiterer Schritt zur Realisierung des Projektes SLSP ist getan

(Dr. Wolfram Neubauer)

Mit Ende des Monates Juli 2018 ist ein weiterer wichtiger Schritt beim Aufbau der Serviceplattform SLSP abgeschlossen worden.

Mit leichter Verspätung konnte jetzt die Aufbauphase des Projektes abgeschlossen und der mehr oder weniger reibungslose Übergang zur eigentlichen Realisierung gesichert werden.
Wie bekannt, gliedert sich der Aufbau von SLSP in drei Projektphasen, die im August 2015 gestartet werden konnten und die mit dem Abschluss des Gesamtprojektes Ende 2020 zu einem sicherlich erfolgreichen Ende kommen werden. Ab dem Jahr 2021 wird die Plattform dann im Routinebetrieb arbeiten.

Mittlerweile wurden die personellen und organisatorischen Randbedingungen für den schrittweisen Aufbau von SLSP geschaffen, die in den nächsten Monaten weiter ausgebaut werden. Die Auswahl eines geeigneten Bibliothekssystems der neuen Generation erfolgte bereits im letzten Jahr und die in diesem Kontext notwendigen Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter Ex Libris konnten mittlerweile ebenfalls erfolgreich abgeschlossen werden.
Ermöglicht wurden die beiden ersten Projektschritte, die Konzeptions- und die Aufbauphase, durch Beiträge der Förderprogramme P-2 und P-5 von swissuniversities und naturgemäss durch erhebliche finanzielle, personelle und logistische Unterstützung der Hochschulbibliotheken. Die Federführung bei der Projektrealisierung lag in diesem Zeitraum bei der ETH Zürich, konkret bei der ETH-Bibliothek.

Realisierungsphase

Der nächste Schritt, die eigentliche Realisierung der Plattform, übernimmt nun die SLSP AG, die von 15 Schweizer Hochschulen bzw. wissenschaftlichen Bibliotheken finanziell getragen wird. Darüber hinaus wird auch diese Projektphase wiederum durch einen nennenswerten Beitrag des Förderprogramms P-5 unterstützt.

Die Projektleitung SLSP übergibt somit die Weiterführung des Projektes und die damit verbundene Realisierung der Serviceplattform der Geschäftsführung der SLSP AG. Wir sind davon überzeugt, dass in den beiden ersten Projektphasen die Voraussetzungen geschaffen werden konnten, um dieses für die Schweizer Bibliothekslandschaft ungewöhnliche Projekt zu einem positiven Abschluss bringen zu können. Die Serviceplattform SLSP bietet aus unserer Sicht die einmalige Gelegenheit, die Zusammenarbeit und das Serviceangebot der wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz auszubauen und auf die zukünftigen Herausforderungen auszurichten.

Die Projektleitung bedankt sich sehr herzlich bei allen Mitwirkenden am Projekt SLSP, ohne deren unermüdlichen Einsatz eine Realisierung unmöglich gewesen wäre. Es war eine aussergewöhnliche Erfahrung zu sehen, wie interessiert und begeistert sich die bibliothekarische Community der Schweiz in dieses Projekt eingebracht hat.

Traurige Nachricht

Tief betroffen hat die Leitung von SLSP vom Tod von Daniel Odermatt, Verwaltungsdirektor der Universität Bern, Kenntnis genommen.

Daniel Odermatt hat von Beginn an das Potential von SLSP erkannt und hat deshalb diese Idee entsprechend gefördert. Neben seiner wertvollen und immer am Ziel orientierten Unterstützung im Steuerungsgremium des Projektes, hat er es u.a. möglich gemacht, dass SLSP auch im Kreis der Verwaltungsdirektoren und Generalsekretäre der Schweizer Hochschulen bekannt wurde und auf diese Weise auch politische Akzeptanz erreichen konnte.
In den komplexen und schwierigen Diskussionen in den Projektgremien hat seine positive Einstellung ganz besonders dazu beigetragen, etwaige Bedenken seiner Kolleginnen und Kollegen zu überwinden.

Daniel Odermatt hat zum Erfolg des Projektes SLSP einen wichtigen Beitrag geleistet.

Séance d’information

Une séance d’information de SLSP a eu lieu le vendredi 6 juillet 2018 à Berne.

Après que le président du conseil d’administration Martin Kasser ait souhaité la bienvenue aux participants, Peter Wildhaber, le nouveau directeur de SLSP, s’est présenté.
Alice Keller a montré comment les relations entre le fournisseur, SLSP et les clients seront façonnées. Par la suite, Jürgen Küssow a illustré l’organisation, la planification et la topologie du projet pour la mise en œuvre du nouveau système. Enfin, Thomas Marty a expliqué le mécanisme de financement SLSP et les coûts du projet.

Les documents de la séance:

Siège de SLSP

(Martin Kasser)

Lors de sa séance du 30 mai 2018, le Conseil d’administration de SLSP a décidé la localisation de la société.

Le Conseil d’administration a examiné en profondeur tous les arguments en faveur des différentes solutions et a pesé leurs avantages et inconvénients. Compte tenu de la nécessité d’établir un système de bibliothèque uniforme, connectable et extensible, efficace et rentable pour toutes les universités et hautes écoles suisses et de créer une unité de doctrine en gestion d’entreprise, le Conseil d’administration a décidé de concentrer le SLSP sur un seul site.

Lors de la détermination du siège, il a été tenu compte de la disponibilité en personnel qualifié, de l’infrastructure et de la proximité d’autres organisations, avant tout SWITCH qui revêt une importance particulière. La relation entre les coûts de mise en place de l’organisation et les coûts de fonctionnement subséquents a également été incluse dans la discussion. Après avoir pesé tous les points, le Conseil d’administration s’est prononcé en faveur du siège de Zurich.

La décision sur le site de Zurich n’affecte ni les principes du multilinguisme, pour lequel un budget spécial est prévu, ni l’orientation nationale de SLSP. Le Conseil d’administration a donc adopté des mesures d’accompagnement pour assurer le respect de ces principes. Lors du recrutement du personnel SLSP, le multilinguisme fait l’objet d’une attention particulière. Les réunions du Conseil d’administration, l’Assemblée générale et les réunions importantes avec les représentants des actionnaires ont lieu à Berne. Au cours de la phase de projet, des réunions de groupes de travail auront lieu dans différentes hautes écoles participantes.

Entretiens d’experts sur la mise en œuvre de la plateforme de services SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer)

Avec le lancement de la phase de mise en œuvre effective le 1er mars 2018, le projet SLSP a franchi une nouvelle étape:  l’agence SLSP se trouve en constitution, le cadre organisationnel et administratif est en cours d’élaboration, une autre demande de financement a été soumise dans les délais à swissuniversities, et les négociations avec le fournisseur Ex Libris ont été entamées. Selon les plans actuels, le contrat devrait être signé en juillet afin que la phase «Getting Ready» puisse commencer le 1er août 2018.

Nous nous trouvons donc au début de la «phase bibliothécaire» du projet global SLSP, qui a démarré en août 2015 et qui doit s’achever avec sa mise en service effective début 2021.

Selon la direction du projet, le moment est donc bien choisi pour marquer un temps d’arrêt, reconsidérer la planification du projet pour les mois et les années à venir et examiner la répartition des rôles entre le bureau central de SLSP, les réseaux actuels et les différentes bibliothèques.

Pour prendre des décisions pertinentes, il est judicieux et utile de tenir compte des expériences et des résultats d’autres projets comparables ou similaires en Suisse comme à l’étranger. C’est là que l’exemple de l’Österreichischer Bibliothekenverbund entre en jeu, car la situation en Autriche présente de grandes similitudes, notamment en ce qui concerne l’architecture du système.

C’est la raison pour laquelle la direction du projet a organisé le 17 avril 2018 un entretien d’experts, à lequel deux collègues autrichiens et un collègue belge francophone ont été invités. L’objectif déclaré était de partager les expériences de chacun sur la base des présentations, d’identifier les risques possibles et de procéder, le cas échéant, à des ajustements dans la planification ultérieure du projet SLSP.

Les représentants des bibliothèques de tous les actionnaires de SLSP SA, c’est-à-dire les membres du futur comité consultatif, les collègues de l’équipe du projet informatique ainsi que les membres de la délégation de négociation ont été invités à participer au débat. Les membres du conseil d’administration étaient, bien entendu, également de la partie.

Le président du conseil d’administration Martin Kasser

Rapports d’éxperience

Silvia Köpf, de l’Université de sciences économiques de Vienne, a exposé la complexité de son travail dans sa fonction de coordinatrice du premier groupe des six bibliothèques à migrer vers le système Alma, bien qu’il soit rapidement apparu que la situation était quelque peu différente de celle de la Suisse. En effet, en Autriche, chaque bibliothèque universitaire gère sa propre base de données Aleph et doit procéder elle-même à la migration de ses données. Les différentes bases de données sont pour ainsi dire chapeautées par un catalogue collectif, qui contient toutes les données bibliographiques des bibliothèques et qui sera le dernier à être migré. Sa présentation a également montré que l’effort de coordination des différents groupes de travail et des groupes composés de functional experts (c’est-à-dire des experts dans sept domaines définis) issus de bibliothèques affiliées représente un investissement considérable, notamment en termes de ressources humaines. Du point de vue de la direction du projet, cette expérience peut être transférée directement à SLSP et devrait être prise en compte dans l’ensemble des planifications.

La présentation de Marion Kaufer de la bibliothèque universitaire d’Innsbruck était principalement consacrée au thème de la formation, car l’expérience montre qu’elle joue un rôle essentiel dans la réussite de la mise en œuvre d’une nouvelle application bibliothécaire. Les collègues autrichiens ont développé à cet effet un vaste programme de formation. Un point particulièrement intéressant à cet égard était la combinaison de formations en ligne et de formations en classe, chacune étant adaptée aux besoins locaux. A cette fin, un groupe de formation a été mis en place, dans lequel toutes les institutions affiliées (13 institutions au total) étaient représentées et avaient pour tâche d’élaborer du matériel pédagogique, en adéquation, bien entendu, avec le programme de formation d’Ex Libris et en concertation avec les functional experts des différentes bibliothèques évoqués ci-dessus. Les auditeurs se sont également rendus à l’évidence que l’introduction de la nouvelle application Alma exigeait une charge de travail considérable et que cet aspect devait absolument être pris en compte dans la planification du projet. L’exemple de 26 séances de plusieurs heures pour le groupe central de formation sur une période de deux ans suffit à illustrer le problème. Il est également apparu qu’il était indispensable de mettre en place, sur le terrain, c’est-à-dire au sein des bibliothèques, des activités pédagogiques variées à différents niveaux si l’on veut régler, déjà en amont, tous les problèmes, questions et ambiguïtés en lien avec l’application du système.
Toutefois, contrairement à la Suisse, les coûts de formation devraient s’avérer moindres pour les collègues autrichiens, car ils ne sont naturellement pas concernés par la question du multilinguisme.

Le troisième exposé de François Renaville de l’Université de Liège, Belgique, a présenté la mise en œuvre d’Alma au sein de la bibliothèque de Liège. Bien que la bibliothèque soit répartie sur quatre sites différents, l’expérience montre que son système de bibliothèque facilite considérablement la mise en œuvre d’une nouvelle application logicielle. L’introduction d’Alma s’est déroulée dans un laps de temps relativement court de seulement six mois, ce qui était également dû aux conditions techniques relativement favorables sur le site. Selon le collègue belge, la mise en place rapide et réussie d’un système dépend essentiellement de l’implication de la direction de la bibliothèque, de la préparation organisationnelle et psychologique du processus de changement et de la communication des objectifs spécifiques du projet. Tous les participants doivent être conscients qu’il ne s’agit pas seulement d’introduire une nouvelle plateforme technique, mais que cette démarche implique surtout un changement au niveau des différents processus de travail. L’objectif n’est donc pas de reproduire les anciens processus de bibliothèque dans un nouvel environnement technique, mais d’introduire une nouvelle application qui nécessite l’adaptation et la restructuration des anciens processus de travail.

Les trois intervenants ont souligné que la finalité première de l’introduction d’Alma n’était pas la mise en œuvre réussie d’un projet informatique, mais que la priorité doit être donnée aux aspects bibliothécaires, c’est-à-dire le développement de nouveaux processus bibliothécaires sur la base d’une nouvelle plateforme technique.

Marion Kaufer, François Renaville und Silvia Köpf ont rapporté sur leur expérience de la mise en œuvre d’Alma

Echange d’éxperience

Après la pause de midi, toutes les personnes présentes ont eu l’occasion de participer à un débat technique, sous forme de questions-réponses, avec des invités étrangers. Les discussions ont, ici aussi, mis en évidence que la mise en œuvre prochaine de SLSP représente un défi particulier avec les problèmes de fond et les décisions fondamentales auxquels nous devons encore faire face. L’accent était placé sur la «topologie du système», c’est-à-dire sur la question de savoir comment la répartition entre les bibliothèques et les institutional zones doit être définie au sein de SLSP.

L’expérience de nos collègues à l’étranger nous montre que l’enjeu réel ne réside pas dans la mise en œuvre d’un projet informatique, mais que les aspects et les exigences des bibliothèques, en particulier, déterminent la structure technique de l’application. L’intégration des besoins des bibliothèques dans la mise en œuvre aura donc une influence significative sur le succès et l’acceptation de SLSP.

La direction du projet et le conseil d’administration de SLSP SA doivent donc veiller à ce que cette facette du projet soit prise en compte en mettant à disposition les ressources humaines nécessaires. Contrairement à l’Autriche, cet aspect revêt une importance particulière, car la question du «multilinguisme» constitue un défi supplémentaire pour SLSP.

Cependant, la direction du projet SLSP est convaincue que la réalisation de la plateforme de services SLSP s’avérera un franc succès si tous les participants travaillent main dans la main.

Groupe Utilisation

(Madeleine Völlmin)

Pendant la phase de conception, le groupe Utilisation a traité trois thèmes : « Concept pour le traitement des données des utilisateurs », « Définition des conditions générales de prêt » et « Concept d’un projet pour un service de navette étendu à SLSP ».

« Veuillez consolider autant que possible », tel était le mot d’ordre que nous avons reçu de la part de la direction du projet au début des travaux. En théorie, nous nous sommes rapidement mis d’accord pour remplir cette tâche, mais aurait-il été possible de la mettre en pratique ?

En définissant les conditions générales de prêt, il a été évident que les différentes institutions devraient procéder à des compromis pour atteindre cet objectif. Il est vite devenu clair, en comparant le réseau réro avec Virtua aux institutions Aleph, que des concepts très différents sont actuellement appliqués, qui sont en grand partie le résultat des systèmes de bibliothèques actuels. C’est pourquoi il y a eu des discussions très engagées pendant les séances du groupe de travail au sujet des conditions de prêt. Le résultat a donné lieu à une proposition de vote, qui a été adoptée lors de la dernière réunion du Kernteam (équipe centrale) à la fin du mois de février.

La rédaction du livrable « Concept d’un projet pour un service de navette étendu à SLSP » n’a pas été beaucoup plus facile. Une grande hétérogénéité est apparue ici. Le groupe a donc dû se limiter à dresser un état des lieux actuel. La prochaine tâche consiste à faire appel à un expert en logistique pour le développement du futur service de navette.

Paysage des services de navettes actuels – schéma type

Pour le livrable  » Concept pour le traitement des données des utilisateurs « , des premiers scénarios pour le stockage et la migration des données des utilisateurs ont été rédigés avec l’aide du responsable du groupe de migration. Ce thème était également plus complexe que prévu initialement, car on ne savait pas exactement ce que le futur système serait en mesure de réaliser en termes de fonctionnalité.

Je tiens à remercier aux membres du groupe pour leurs nombreuses contributions et leur coopération très engagée !

Traduction : Matthias Müller, BCU Fribourg

Blick über die Grenze nach Österreich

(Alice Keller)

Vom 21.-23. Februar war Alice Keller an der Inetbib-ODOK ’18 in Wien und hat die Gelegenheit genutzt, um Kontakte zu den Österreichischen Kollegen zu knüpfen, die im Moment daran sind, Alma als Verbundlösung zu implementieren.

Das Österreicher Alma Implementationsprojekt ist für uns in der Schweiz ein sehr wichtiges Referenzprojekt, da es in vielen Bereichen sehr ähnlich zu SLSP ist. Allerdings ist das Schweizer Projekt um einiges ambitionierter (z.B. Mehrsprachigkeit, Document Delivery, zentrale Benutzerdatei, Dedublierung sowie gleichzeitiger Einbezug so vieler, auch sehr kleiner, eigenständiger Bibliotheken).

In Österreich wurde in zwei Kohorten migriert – wobei alle Bibliotheken vorher mit Aleph arbeiteten. Kohorte 1 umfasste 6 Hochschulen, Kohorte 2 weitere 7 Hochschulen. Zusätzlich dazu findet auch auf Verbundebene ein Wechsel von Aleph auf Alma statt. An Ostern erfolgt auf dieser zentralen Ebene die „Eingemeindung“ aller verteilter Alma Institution Zones in die gemeinsame Network Zone; also in einen Zentralkatalog für die bibliographischen Daten.

Geleitet wurde das Projekt von der obvsg, der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH. Während diese Zentrale v.a. mit der Koordination und der Implementierung des Systems im Ganzen absorbiert war, lief die lokale Vorbereitung des Wechsels von Aleph auf Alma über die einzelnen Einrichtungen. An den Universitäten gab es Functional Experts (FEx), die für die einzelnen Funktionalitäten verantwortlich waren. Allerdings wurden diese von Ex Libris nur relativ rudimentär geschult und mussten dann im Einzelnen selber herausfinden, was wie funktionierte.

Als « Dachgruppe » für die FEx diente die zentrale Alma Implementierung Schulungsgruppe, die v.a. mit dem Testen der Daten und Workflows, Abnahmetests und Dokumentationen beschäftigt war. Zur Schulungsgruppe gehörte jeweils eine Person pro Einrichtung. Die Schulungsunterlagen wurden von der österreichischen Schulungsgruppe für beide Kohorten auf Deutsch zur Verfügung gestellt, da Ex Libris leider nur englischsprachige Unterlagen liefert.

Jede Universität stellte je zwei Functional Experts zu folgenden Funktionen zur Verfügung: Daten, Entlehnungen, Fernleihe, öffentliche Services, E-Ressourcen, Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriften. Alle FEx waren untereinander in Expertengruppen vernetzt und arbeiteten eng mit den Schulungsgruppen zusammen.

Diese lokale Ebene habe sehr selbstständig agiert, teilweise mit massivem lokalem Aufwand. (SLSP plant einen stärker zentralisierten Ansatz, indem mehr Vorbereitungen über die SLSP-Geschäftsstelle oder die jetzigen Verbünde laufen. Wobei man dann sehen wird, wie viel Ressourcen überhaupt zentral zur Verfügung stehen, bzw. welche Arbeiten dann zwingendermassen lokal gemacht werden müssen.)

Mich interessierten natürlich v.a. die Vertragsverhandlungen mit Ex Libris, weil dies momentan der Schritt ist, mit dem ich intensiv beschäftigt bin. Im Gegensatz zur Schweiz, erfolgten in Österreich Zuschlag und Vertragsunterzeichnung gleichzeitig. Dieser Zuschlag zog sich entsprechend auch über zwei Jahre hin. Wichtig ist laut meinen Gesprächspartnern die Unterscheidung zwischen Notwendigkeit und Gewohnheit. Während Österreich bei den Notwendigkeiten sehr hart verhandelte, mussten viele Gewohnheiten der Bibliotheken zurückgestellt werden.

Österreichische Nationalbibliothek mit Schneehäubchen – auch in Wien war es bitterkalt!

Bei der Ausschreibung in Österreich waren 14 Auftraggeber beteiligt (in der Schweiz sind es 15 Aktionärsbibliotheken). Diese verfügen alle je über eine eigene Institutional Zone (IZ). Diese IZ werden nun an Ostern zu einer gemeinsamen Network Zone (NZ) zusammengefasst, so dass ein Zentralkatalog entsteht. Dedublierung ist, im Gegensatz zur Schweiz, kein so wichtiges Thema, da die Bibliotheken bereits jetzt für die Aufnahmen national eindeutige Identifikationsnummern nutzen. Die weiteren 56 Verbundbibliotheken in Österreich können dann auf Wunsch auch auf Alma wechseln und erhalten je eine eigene IZ. Insgesamt sind total max. 70 IZ geplant. (Wie die Topologie in der Schweiz aussehen wird – d.h. wie viele Institutional Zones es geben wird –, ist noch unklar und wird während der Konzeptionsphase mit Ex Libris besprochen. Bereits jetzt ist mir klar, dass die Schweiz einen zentraleren Ansatz wünscht als Österreich, damit auch mehr nationale Dienste über die Plattform angeboten werden können).

Teil des Österreicher Vertrags waren zahlreiche Anforderungen für Produktentwicklungen. Laut meinen Gesprächspartner gab/gibt es im Prozess viele „grüne“ oder „gelbgrüne Bananen“. Und man hat auch nicht alles erhalten, was man wünschte bzw. von Ex Libris in Aussicht gestellt wurde. Aber am Ende muss und kann man damit leben. Bei der Implementierung wurden auch viele « Bugs » in Alma gefunden und gemeldet. So wird die Schweiz von den Erfahrungen und Arbeiten der Österreicher profitieren können.

Wichtig ist der Vermerk, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht mehr in Alma gespeichert werden können/dürfen. Das kam für Österreich relativ überraschend und es mussten andere Lösungen gefunden werden. Insbesondere bei Nicht-Hochschulangehörigen war/ist das ein Problem. (Es gibt im Gegensatz zur Schweiz keine gemeinsame Nutzerdatei. Das ist in Österreich aus Datenschutzgründen auch nicht möglich. Man ist sehr überrascht, dass das in der Schweiz möglich ist. Auch die Ausleihhistorie darf in Österreich ohne explizite Zustimmung des Nutzers nicht gespeichert werden.)

Im Vortrag von Markus Lackner, UB Graz, wurde klar, wie gross der Aufwand für die einzelne Bibliothek gewesen war. Die UB Graz war in der Kohorte 2 und ging am 12.01.18 live. Aus seiner Sicht ist es wichtig, dass die funktionalen Experten und Mitglieder der Schulungsgruppen von den Tagesarbeiten möglichst befreit werden, damit sie sich über einige Monate ausschliesslich dieser sehr anspruchsvollen Arbeit widmen können. Gleichzeitig muss man sagen, dass diese Frist der intensiven Vorbereitung relativ kurz ist. Aus den Datenangaben schien mir, dass Herr Lackner während ca. 4-6 Monaten so stark beansprucht war. Trotz des grossen Aufwandes ist er mit dem neuen System recht zufrieden und fand die Arbeit offenbar auch sehr bereichernd. Und wie oben bereits erwähnt, sollen in der Schweiz die SLSP-Geschäftsstelle und Verbünde mehr Vorbereitungsarbeiten übernehmen.