Expertengespräch zur Realisierung der Serviceplattform SLSP

(Dr. Wolfram Neubauer)

Mit dem konkreten Beginn der eigentlichen Realisierungsphase am 1. März 2018, hat das Projekt SLSP einen weiteren Meilenstein erreicht:
Die Geschäftsstelle von SLSP befindet sich im Aufbau, die organisatorischen und administrativen Rahmenbedingungen sind in Arbeit, ein weiterer Förderantrag bei swissuniversities wurde fristgerecht eingereicht und die Verhandlungen mit dem Anbieter Ex Libris haben begonnen. Die aktuellen Planungen sehen vor, dass die Vertragsunterzeichnung im Juli erfolgen sollte, um zum 1. August 2018 die sog. Getting Ready-Phase beginnen zu können.

Wie stehen somit am Beginn der eigentlichen «bibliothekarischen Phase» des Gesamtprojektes SLSP, das im August 2015 gestartet wurde und Anfang 2021 mit der Aufnahme des Echtbetriebes erfolgreich abgeschlossen werden soll.

Nach Meinung der Projektleitung ist dieser Zeitpunkt deshalb eine sehr gute Gelegenheit innezuhalten, die Projektplanung für die nächsten Monate und Jahre zu überprüfen und die Rollenverteilung zwischen der Geschäftsstelle von SLSP, den heutigen Verbünden sowie den einzelnen Bibliotheken zu klären.

Um hier zu qualifizierten Entscheidungen zu kommen, ist es sinnvoll und nützlich, die Erfahrungen und Erkenntnisse anderer, vergleichbarer oder ähnlicher Projekte aus dem In- und Ausland einzubeziehen. Hier kommt in erster Linie das Beispiel des Österreichischen Bibliothekenverbundes ins Spiel, da die dortige Situation vor allem hinsichtlich der Systemarchitektur grosse Ähnlichkeiten aufweist.

Aus diesem Grunde wurde von der Projektleitung für den 17.04.2018 ein Expertengespräch organisiert, zu dem zwei Kolleginnen aus Österreich und ein französischsprachiger Kollege aus Belgien eingeladen waren. Erklärtes Ziel war es hierbei, auf Basis ihrer Präsentationen Erfahrungen auszutauschen, mögliche Risiken zu erkennen und gegebenenfalls Anpassungen bei der weiteren Projektplanung von SLSP zu initiieren.

Eingeladen waren hierzu Bibliotheksvertreter aller Aktionäre der SLSP AG, also die Mitglieder des zukünftigen Beirates, dann die Kolleginnen und Kollegen im IT-Projektteam sowie die Mitglieder der Verhandlungsdelegation. Selbstverständlich waren auch die Mitglieder des Verwaltungsrates zu dieser Veranstaltung eingeladen.

Verwaltungsratspräsident Martin Kasser begrüsst die Teilnehmenden des Erfahrungsaustauschs

Erfahrungsberichte aus Österreich und Belgien

Silvia Köpf von der Wirtschaftsuniversität Wien berichtete von der komplexen und intensiven Arbeit als Koordinationsperson für die erste Gruppe der sechs zu migrierenden Bibliotheken ins System Alma, wobei schnell klar wurde, dass sich die Situation hier deshalb etwas anders darstellt als in der Schweiz, als in Österreich bisher jede Universitätsbibliothek eine eigene Aleph-Datenbank pflegte und die Datenmigration pro Bibliothek erfolgt. Sozusagen als Schirm darüber steht dann der gemeinsame Verbundkatalog, der alle bibliographischen Daten der Bibliotheken enthält und als letztes migriert wird. Überdeutlich wurde durch diese Präsentation auch, dass vor allem der Koordinationsaufwand der verschiedenen Arbeitsgruppen und Gruppen von sog. functional experts (d.h. Experten zu sieben definierten Fachgebieten) aus den beteiligten Bibliotheken einen erheblichen, vor allem personellen Aufwand darstellt. Diese Erfahrung ist aus Sicht der Projektleitung direkt auf SLSP übertragbar und sollte bei allen Planungen unbedingt berücksichtigt werden.

Marion Kaufer von der Universitätsbibliothek Innsbruck widmete sich in ihren Ausführungen primär dem Thema Schulungen, da hiervon erfahrungsgemäss der Erfolg einer Implementierung einer neuen Bibliotheksapplikation ganz wesentlich abhängt. Die österreichischen Kolleginnen und Kollegen haben hierzu ein umfangreiches und sehr umfassendes Schulungskonzept entwickelt. Interessant war hier die Kombination von Online- und Präsenzschulungen, jeweils angepasst an die lokalen Bedürfnisse. Hierzu wurde eine Schulungsgruppe installiert, in welcher alle beteiligten Institutionen (insgesamt 13 Institutionen) vertreten waren und welche die unterschiedlichen Schulungsmaterialien erarbeitete. Dies erfolgte naturgemäss in Abstimmung mit dem Schulungskonzept von Ex Libris und unter Einbindung der bereits erwähnten functional experts aus den einzelnen Bibliotheken. Auch an dieser Stelle wurde für die Zuhörer eindrücklich deutlich, dass der Aufwand für die Einführung der neuen Applikation Alma erheblich und bei der Projektplanung intensiv zu berücksichtigen ist. Das gezeigte Beispiel von 26 mehrstündigen Sitzungen alleine für die zentrale Schulungsgruppe in einem Zeitraum von zwei Jahren, dokumentiert das Problem. Hierbei wurde ebenfalls klar, dass auch vor Ort, also in den Bibliotheken eine Vielzahl von Schulungsaktivitäten auf unterschiedlichen Niveaus unabdingbar sind, will man alle Fragen, Probleme und Unklarheiten bei der Anwendung des Systems bereits im Vorfeld abarbeiten.
Im Vergleich zur Situation in der Schweiz, dürfte der Schulungsaufwand für die österreichischen Kollegen allerdings geringer ausfallen, da dort die Frage der Mehrsprachigkeit naturgemäss keine Rolle spielt.

Der dritte Vortrag von François Renaville von der Universität Liège, Belgien berichtete von der Implementierung von Alma an der dortigen Bibliothek. Die Bibliothek weist zwar vier verschiedene Standorte auf, doch handelt es sich letztlich um ein Bibliothekssystem, was die Implementierung einer neuen Softwareapplikation erfahrungsgemäss wesentlich erleichtert. Die Einführung von Alma an dieser Stelle erfolgte in der kurzen Zeitspanne von nur sechs Monaten, was allerdings auch den relativ günstigen technischen Voraussetzungen vor Ort geschuldet war. Der Erfolg einer raschen und erfolgreichen Einführung hängt nach den Ausführungen des belgischen Kollegen ganz wesentlich von der Einbindung des Bibliotheksmanagements, von der organisatorischen und psychologischen Vorbereitung des Change-Prozesses und von der Vermittlung der eigentlichen Projektziele ab. Allen Beteiligten sollte klar sein, dass es idealerweise nicht nur um die Einführung einer neuen technischen Plattform geht, sondern dass vor allem auch eine Veränderung der einzelnen Arbeitsprozesse im Zentrum der Bemühungen stehen sollte. Ziel ist also nicht eine Abbildung der alten Bibliotheksprozesse in einer neuen technischen Umgebung, sondern die Einführung einer neuen Applikation, die eine Adaption und Neustrukturierung überkommener Arbeitsprozesse notwendig macht.

Alle drei Vortragenden betonten in ihren Ausführungen nachdrücklich, dass es bei der Einführung von Alma primär nicht um die erfolgreiche Durchführung eines IT-Projektes geht, sondern dass die bibliothekarischen Aspekte, die Erarbeitung neuer Bibliotheksprozesse auf Basis einer neuen technischen Plattform, die eigentliche Aufgabe darstellen.

Marion Kaufer, François Renaville und Silvia Köpf berichteten von ihren Erfahrungen bei der Implementierung von Alma

Erfahrungsaustausch

Nach der Mittagspause hatten alle Anwesenden Gelegenheit in Form einer Fragestunde mit den ausländischen Gästen in ein Fachgespräch zu kommen, was auch intensiv genutzt wurde. Auch hier wurde wiederum deutlich, dass die anstehende Realisierung von SLSP eine besondere Herausforderung darstellt, wobei die eigentlichen Probleme, die grundlegenden Entscheidungen noch vor uns liegen. Im Fokus stand hier vor allem das Thema «Systemtopologie», also die Frage wie bei SLSP die Aufteilung zwischen Bibliotheken und institutional zones definiert werden soll.

Die Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen im Ausland zeigen uns, dass die eigentliche Aufgabe nicht in der Durchführung eines IT-Projektes besteht, sondern dass in besonderem Masse die bibliothekarischen Aspekte und Anforderungen die technische Ausgestaltung der Applikation bestimmen. Die Einbindung bibliothekarischer Notwendigkeiten in die Realisierung werden somit den Erfolg und die Akzeptanz von SLSP wesentlich beeinflussen.
Die Projektleitung bzw. der Verwaltungsrat der SLSP AG müssen also sicherstellen, dass diese Facette des Projektes auch durch die Bereitstellung der hierfür notwendigen Personalressourcen angemessen sichergestellt wird. Dies ist umso mehr auch deshalb von Bedeutung, als im Vergleich zur Situation in Österreich das Thema «Mehrsprachigkeit» bei SLSP eine zusätzliche Herausforderung darstellt.

Die Projektleitung von SLSP ist jedoch davon überzeugt, dass bei einem kooperativen Zusammenwirken aller Beteiligten, die Realisierung der Serviceplattform SLSP ein Erfolg sein wird.

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