Blick über die Grenze nach Österreich

(Alice Keller)

Vom 21.-23. Februar war Alice Keller an der Inetbib-ODOK ’18 in Wien und hat die Gelegenheit genutzt, um Kontakte zu den Österreichischen Kollegen zu knüpfen, die im Moment daran sind, Alma als Verbundlösung zu implementieren.

Das Österreicher Alma Implementationsprojekt ist für uns in der Schweiz ein sehr wichtiges Referenzprojekt, da es in vielen Bereichen sehr ähnlich zu SLSP ist. Allerdings ist das Schweizer Projekt um einiges ambitionierter (z.B. Mehrsprachigkeit, Document Delivery, zentrale Benutzerdatei, Dedublierung sowie gleichzeitiger Einbezug so vieler, auch sehr kleiner, eigenständiger Bibliotheken).

In Österreich wurde in zwei Kohorten migriert – wobei alle Bibliotheken vorher mit Aleph arbeiteten. Kohorte 1 umfasste 6 Hochschulen, Kohorte 2 weitere 7 Hochschulen. Zusätzlich dazu findet auch auf Verbundebene ein Wechsel von Aleph auf Alma statt. An Ostern erfolgt auf dieser zentralen Ebene die „Eingemeindung“ aller verteilter Alma Institution Zones in die gemeinsame Network Zone; also in einen Zentralkatalog für die bibliographischen Daten.

Geleitet wurde das Projekt von der obvsg, der Österreichischen Bibliothekenverbund und Service GmbH. Während diese Zentrale v.a. mit der Koordination und der Implementierung des Systems im Ganzen absorbiert war, lief die lokale Vorbereitung des Wechsels von Aleph auf Alma über die einzelnen Einrichtungen. An den Universitäten gab es Functional Experts (FEx), die für die einzelnen Funktionalitäten verantwortlich waren. Allerdings wurden diese von Ex Libris nur relativ rudimentär geschult und mussten dann im Einzelnen selber herausfinden, was wie funktionierte.

Als „Dachgruppe“ für die FEx diente die zentrale Alma Implementierung Schulungsgruppe, die v.a. mit dem Testen der Daten und Workflows, Abnahmetests und Dokumentationen beschäftigt war. Zur Schulungsgruppe gehörte jeweils eine Person pro Einrichtung. Die Schulungsunterlagen wurden von der österreichischen Schulungsgruppe für beide Kohorten auf Deutsch zur Verfügung gestellt, da Ex Libris leider nur englischsprachige Unterlagen liefert.

Jede Universität stellte je zwei Functional Experts zu folgenden Funktionen zur Verfügung: Daten, Entlehnungen, Fernleihe, öffentliche Services, E-Ressourcen, Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriften. Alle FEx waren untereinander in Expertengruppen vernetzt und arbeiteten eng mit den Schulungsgruppen zusammen.

Diese lokale Ebene habe sehr selbstständig agiert, teilweise mit massivem lokalem Aufwand. (SLSP plant einen stärker zentralisierten Ansatz, indem mehr Vorbereitungen über die SLSP-Geschäftsstelle oder die jetzigen Verbünde laufen. Wobei man dann sehen wird, wie viel Ressourcen überhaupt zentral zur Verfügung stehen, bzw. welche Arbeiten dann zwingendermassen lokal gemacht werden müssen.)

Mich interessierten natürlich v.a. die Vertragsverhandlungen mit Ex Libris, weil dies momentan der Schritt ist, mit dem ich intensiv beschäftigt bin. Im Gegensatz zur Schweiz, erfolgten in Österreich Zuschlag und Vertragsunterzeichnung gleichzeitig. Dieser Zuschlag zog sich entsprechend auch über zwei Jahre hin. Wichtig ist laut meinen Gesprächspartnern die Unterscheidung zwischen Notwendigkeit und Gewohnheit. Während Österreich bei den Notwendigkeiten sehr hart verhandelte, mussten viele Gewohnheiten der Bibliotheken zurückgestellt werden.

Österreichische Nationalbibliothek mit Schneehäubchen – auch in Wien war es bitterkalt!

Bei der Ausschreibung in Österreich waren 14 Auftraggeber beteiligt (in der Schweiz sind es 15 Aktionärsbibliotheken). Diese verfügen alle je über eine eigene Institutional Zone (IZ). Diese IZ werden nun an Ostern zu einer gemeinsamen Network Zone (NZ) zusammengefasst, so dass ein Zentralkatalog entsteht. Dedublierung ist, im Gegensatz zur Schweiz, kein so wichtiges Thema, da die Bibliotheken bereits jetzt für die Aufnahmen national eindeutige Identifikationsnummern nutzen. Die weiteren 56 Verbundbibliotheken in Österreich können dann auf Wunsch auch auf Alma wechseln und erhalten je eine eigene IZ. Insgesamt sind total max. 70 IZ geplant. (Wie die Topologie in der Schweiz aussehen wird – d.h. wie viele Institutional Zones es geben wird –, ist noch unklar und wird während der Konzeptionsphase mit Ex Libris besprochen. Bereits jetzt ist mir klar, dass die Schweiz einen zentraleren Ansatz wünscht als Österreich, damit auch mehr nationale Dienste über die Plattform angeboten werden können).

Teil des Österreicher Vertrags waren zahlreiche Anforderungen für Produktentwicklungen. Laut meinen Gesprächspartner gab/gibt es im Prozess viele „grüne“ oder „gelbgrüne Bananen“. Und man hat auch nicht alles erhalten, was man wünschte bzw. von Ex Libris in Aussicht gestellt wurde. Aber am Ende muss und kann man damit leben. Bei der Implementierung wurden auch viele „Bugs“ in Alma gefunden und gemeldet. So wird die Schweiz von den Erfahrungen und Arbeiten der Österreicher profitieren können.

Wichtig ist der Vermerk, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht mehr in Alma gespeichert werden können/dürfen. Das kam für Österreich relativ überraschend und es mussten andere Lösungen gefunden werden. Insbesondere bei Nicht-Hochschulangehörigen war/ist das ein Problem. (Es gibt im Gegensatz zur Schweiz keine gemeinsame Nutzerdatei. Das ist in Österreich aus Datenschutzgründen auch nicht möglich. Man ist sehr überrascht, dass das in der Schweiz möglich ist. Auch die Ausleihhistorie darf in Österreich ohne explizite Zustimmung des Nutzers nicht gespeichert werden.)

Im Vortrag von Markus Lackner, UB Graz, wurde klar, wie gross der Aufwand für die einzelne Bibliothek gewesen war. Die UB Graz war in der Kohorte 2 und ging am 12.01.18 live. Aus seiner Sicht ist es wichtig, dass die funktionalen Experten und Mitglieder der Schulungsgruppen von den Tagesarbeiten möglichst befreit werden, damit sie sich über einige Monate ausschliesslich dieser sehr anspruchsvollen Arbeit widmen können. Gleichzeitig muss man sagen, dass diese Frist der intensiven Vorbereitung relativ kurz ist. Aus den Datenangaben schien mir, dass Herr Lackner während ca. 4-6 Monaten so stark beansprucht war. Trotz des grossen Aufwandes ist er mit dem neuen System recht zufrieden und fand die Arbeit offenbar auch sehr bereichernd. Und wie oben bereits erwähnt, sollen in der Schweiz die SLSP-Geschäftsstelle und Verbünde mehr Vorbereitungsarbeiten übernehmen.

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