Archiv für den Monat: Dezember 2017

SLSP und das Jahr 2017: „Der Blick zurück und nach vorne“

(Dr. Wolfram Neubauer)

Nachdem in den Jahren 2015 und 2016 die grundlegenden Vorarbeiten für eine erfolgreiche Realisierung von SLSP erledigt werden konnten, fokussierten sich die Anstrengungen innerhalb der Community von SLSP im laufenden Jahr auf zwei wesentliche Aspekte. Dies war einmal die Aufgabe, für die zukünftige organisatorische Struktur von SLSP eine möglichst geeignete Lösung zu finden und zum zweiten einen Anforderungskatalog für die Ausschreibung eines Bibliothekssystems der neuen Generation zu definieren und den damit verbundenen Prozessablauf erfolgreich durchzuführen.

Die SLSP AG

Wie nicht anders zu erwarten, waren die Diskussionen in den verschiedenen Gremien von SLSP einerseits und den zukünftigen Trägerinstitutionen auf der anderen Seite langwierig und kontrovers, da es naturgemäss für jede mögliche Governance-Variante überzeugende Argumente gab. Beginnend bereits im Jahr 2016 wurden unterschiedliche Modelle geprüft, diskutiert und teilweise wieder verworfen, doch setzte sich schliesslich die Überzeugung durch, dass die Gründung einer Aktiengesellschaft die wohl sinnvollste Lösung für eine zukünftige, nationale Serviceplattform sein würde. Die eigentliche Gründung durch die 15 Gründungsaktionäre fand dann Ende Mai 2017 statt. Dieser Prozess erfolgte unter höchstem Zeitdruck, da die formale Ausschreibung eines Bibliothekssystems durch die neugegründete SLSP AG erfolgen sollte. Hierbei ist im Rückblick besonders bemerkenswert, dass zu den acht Unterschriftspartnern des laufenden Förderantrages im Programm SUK P-2 noch sieben weitere Institutionen als Aktionäre hinzugewonnen werden konnten. Die Aktionäre verpflichteten sich in diesem Prozess zur Zeichnung von kleinen oder grossen Aktienpaketen (40’000 oder 80’000 Franken) sowie zur Bereitstellung von diesen Paketen proportionalen Darlehen zur Aufbaufinanzierung der Plattform bis zum Jahr 2020. Ab dem Jahr 2021 wird SLSP dann in den Routinebetrieb überführt und wird sich durch Beiträge der Nutzer tragen.

Die Systemausschreibung

Der weitere, besonders wichtige Meilenstein für den Aufbau der Plattform SLSP ist naturgemäss die Ausschreibung für ein Bibliothekssystem der neuen Generation für die Community der wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz. Hierbei war in erster Linie die Erarbeitung eines Anforderungskataloges an ein solches System der wesentliche Punkt, der durch mehrere bibliothekarische Arbeitsgruppen und unter Einbindung einschlägiger Spezialisten in den ersten Monaten des Jahres 2017 erfolgte. In diesem Kontext wurden mehr als 80 sog. qualification criteria definiert, also Anforderungen, die von den Anbietern in jedem Falle zu erfüllen waren. Darüber hinaus gab es mehr als 870 sog. award criteria, also Anforderrungen, deren Erfüllung mit Punkten bewertet wurde. Unter der Voraussetzung, dass die Anbieter die qualification criteria erfüllen, fällt dann die Entscheidung für das Produkt, das die meisten Punkte erhält. Der gesamte Evaluationsprozess ist somit ein weitgehend formalisiertes Verfahren, durch das im Prozessablauf nicht vorgesehene Einflussnahmen von aussen verhindert werden. Mittlerweile hat das Kernteam des Projektes SLSP dem Verwaltungsrat der SLSP AG eine Empfehlung für Vertragsverhandlungen mit einem der Anbieter übermittelt.

Die Aufgaben für die nächsten Monate

Nachdem nunmehr alle notwendigen „Vorarbeiten“ für den erfolgreichen Aufbau der Serviceplattform SLSP erledigt sind, geht es jetzt, in der dritten Phase, um die Implementierung eines Bibliothekssystems der neuen Generation, um die Migration der in den bisherigen Verbünden vorgehaltenen Daten und um den Aufbau einer sinnvollen Organisationsstruktur für SLSP. Dies bedeutet die Bearbeitung und Erledigung folgender Punkte:

  • Erarbeitung eines Förderantrages für die Realisierungsphase bei swissuniversities (Programm P-5) bis Mitte Februar 2018
  • Vertragsverhandlungen mit dem erfolgreichen Anbieter
  • Definition der notwendigen Prozessstrukturen für die Systemimplementierung und die Datenmigration (Entscheidungsgremien/Arbeitsgruppen/Mitwirkung der Bibliotheken)
  • Erarbeitung eines Migrationsplanes bzw. eines detaillierten Prozessablaufes für den Aufbau des Systems und die Datenmigration
  • Wie geht SLSP beim Aufbau des neuen Systems mit der Frage der Mehrsprachigkeit um? Welche konkrete Lösung ist hier möglich (kurz- und/oder mittelfristig)?
  • Ermittlung der exakten Mitarbeiterzahlen in den einzelnen (potentiellen) Mitgliederbibliotheken von SLSP
  • Definition des Basisbeitrages für die Nutzung der basic services
  • Abfrage bei allen Teilnehmern/Mitgliedern der bisherigen Verbünde, ob sie zukünftig SLSP nutzen möchten (voraussichtlich im Februar 2018). Voraussetzung ist hier ein definierter Basisbeitrag.
  • Definition eines Kostenmodells für den Betrieb ab dem Jahr 2021
  • Wo befindet sich der endgültige Sitz von SLSP?
  • Aufbau einer sinnvollen Organisationsstruktur von SLSP

Obwohl diese Auflistung vermutlich nicht vollständig ist, wird doch sehr deutlich, dass der Weg bis zu einem erfolgreichen Betrieb von SLSP ab dem Jahr 2021 noch viel Arbeit und Mühen erwarten lässt. Jetzt beginnt die Zeit der bibliothekarischen Themen und Herausforderungen, die nur durch kooperative Zusammenarbeit der Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus allen Landesteilen bewältigt werden können.

Die Projektleitung von SLSP wünscht allen schöne Weihnachtstage und einen guten Rutsch ins Jahr 2018!

 

The EvaLiS Team completes its task and smashes the „marmite de l’Escalade”

(Alice Keller, Marco Balocco, Elena Gretillat, Erich Scherer, Pierre Buntschu, Basil Marti)

The EvaLiS Team, whose task it was to carry out the system evaluation, met for the last time on 1 December and prepared the recommendation for the Library Management System and Discovery System. Below a chart of the evaluation process which stretched over 5 months (KT = Kernteam, StGr = Steuerungsgremium, VR = Board of Directors of SLSP AG, PL = SLSP Projektleitung)

 

To celebrate our final meeting, Elena Gretillat, a true Neuchâteloise, invited us to take part in the Genevan tradition of l’Escalade. This annual festival is held in December, celebrating the defeat of the surprise attack by troops sent by Charles Emmanuel I, Duke of Savoy during the night of 11–12 December 1602.

Celebrations include a large marmite (cauldron) made of chocolate and filled with marzipan vegetables and candies wrapped in the Geneva colours of red and gold. It is customary for the eldest and youngest in the room to smash the marmite or cauldron, while reciting, „Ainsi périrent les ennemis de la République!“, referring to how Catherine Cheynel, better known as „Mère Royaume“, poured boiling hot vegetable soup on soldiers climbing up the walls of the city (Wikipedia).

In our case the eldest and youngest in the room were Pierre Buntschu, BCU Fribourg, and Basil Marti, UB Basel, who successfully smashed the pot, whilst the rest of us subsequently enjoyed on the shattered remains of chocolate and marzipan.