Archiv für den Monat: November 2017

L’accompagnement du processus d’appel d’offres par le «Groupe Evaluation» (Evaluationsteam)

Evaluationsteam

Une partie du Groupe Evaluation au travail

(Pierre Buntschu)

Dans le cadre de la phase de mise en place du projet, prévue de mars 2017 à février 2018, il est prévu de procéder au choix du système informatique qui servira de base à SLSP. En février 2017, la direction de projet a constitué un groupe de travail chargé d’accompagner le processus d’appel d’offres, de la rédaction finale à la recommandation du choix d’un système, le «Groupe de travail Evaluation» (Evaluationsteam).

Préparation d’un appel d’offres
La préparation de l’appel d’offres a été un travail de longue haleine. Durant la phase de conception (août 2015 – février 2017), un groupe de travail a élaboré les documents nécessaires en se basant sur les résultats de l’enquête effectuée auprès des clients potentiels de SLSP. A partir de janvier 2017, c’est le Kernteam (l’équipe de base du projet pendant la phase de mise en place) qui a analysé et adapté le contenu des documents d’appel d’offres. Quelque 700 remarques et propositions ont été faites, analysées et discutées si nécessaire.

Le Groupe Evaluation a commencé son activité en s’occupant de la mise au point et de la rédaction finale de l’appel d’offres. Après une validation par le COPIL (comité de pilotage) SLSP, et peu après la fondation officielle de SLSP SA, l’appel d’offres a été publié le 8 juin 2017 sur le site simap.ch (Système d’information sur les marchés publics en Suisse).

L’appel d’offres se compose de plusieurs documents. Le document d’appel d’offres proprement dit présente le projet et donne des explications. Il est complété par d’importantes listes de critères qualificatifs (généraux et techniques) et de critères de sélection.

L’évaluation des offres – première phase
La première étape après la publication de l’appel d’offres a consisté à répondre aux questions des fournisseurs. Le 7 juillet, toutes les réponses étaient placées sur le site simap.ch.

Le 14 août, trois jours après le délai de soumission, trois membres du groupe ont procédé à l’ouverture des offres. C’est alors qu’a commencé pour le Groupe Evaluation un intense travail d’analyse et d’évaluation des offres.

Lors d’une première phase qui s’est déroulée entre la mi-août et la fin septembre, le groupe a travaillé en se basant sur les documents reçus des fournisseurs. Il s’agissait de bien comprendre ce qui était proposé en étudiant l’ensemble des documents faisant partie des offres, puis d’évaluer en détail les réponses des fournisseurs sur chacun des critères qualificatifs et des critères de sélection. Si le travail a été simple pour de nombreux critères, il s’est avéré plus délicat pour d’autres. Les fournisseurs n’ont pas toujours répondu exactement à la question posée, ou ils se référaient à des documents plus généraux dans lesquels ils traitaient un thème dans son ensemble, ou à des annexes, ou encore ils mentionnaient certaines limitations. Les membres du groupe se sont plongés dans les offres reçues pour en acquérir une très bonne connaissance permettant d’y trouver des réponses et des explications. Dans de nombreux cas, ils ont dû vérifier les réponses des fournisseurs pour être en mesure d’évaluer si un critère était rempli, et dans quelle mesure. Pour certains thèmes récurrents ou jugés importants, le groupe a préparé des questions qui ont été posées aux fournisseurs lors des présentations ou qui leur ont été envoyées.

L’évaluation des offres – deuxième phase
Durant la deuxième partie de septembre ont eu lieu les présentations des fournisseurs. Avec les nombreuses informations et explications obtenues lors de ces présentations et avec les réponses envoyées au groupe par les fournisseurs, le Groupe Evaluation a entamé dès le début octobre une deuxième phase d’analyse et d’évaluation qui est encore en cours au moment où ces lignes sont rédigées. Chaque critère est réexaminé à la lumière des nouvelles informations obtenues, et l’évaluation est corrigée s’il y a lieu.

Une attention particulière est accordée à certains aspects spécifiques du projet qui font l’objet de documents spéciaux dans les offres, les «special proof documents», portant sur l’architecture du système, le traitement d’autorités multilingues, un concept pour un fichier des lecteurs commun, la planification du projet et un concept de migration.

Les membres du groupe ont également pris contact avec les bibliothèques ou les réseaux cités comme références par les fournisseurs. Des entretiens se sont déroulés sur la base d’un canevas commun préparé au préalable par le groupe et ont fait l’objet de comptes rendus discutés ensuite dans le groupe.

La procédure d’appel d’offres prévoit encore des négociations avec les fournisseurs. Le travail d’évaluation aboutira avant la fin de l’année à des recommandations pour l’adjudication qui seront transmises au Kernteam SLSP, puis, si le Kernteam les avalise, au Conseil d’administration.

Le Groupe Evaluation
Le Groupe Evaluation est composé de 8 personnes. Marco Balocco est chargé, dans le cadre du projet SLSP, de diriger la procédure d’appel d’offres et de conduire le groupe de travail. Son expérience dans le domaine des marchés publics et de la gestion est précieuse. Le groupe bénéficie de sa part d’un encadrement sûr et ouvert. Les autres membres sont Wolfgang Giella, Elena Gretillat, Alice Keller (vice-directrice du projet SLSP), Basil Marti, Alexandra Müller (assistante de projet), Erich Scherer et Pierre Buntschu. Le groupe dépend du Kernteam auquel il soumet ses propositions. Il a bénéficié ponctuellement pour certaines questions de l’avis d’experts dans le domaine des marchés publics.

Le travail, bien organisé, est très stimulant. La matière à traiter est passionnante, puisqu’il s’agit d’évaluer les systèmes de gestion de bibliothèque les plus modernes en vue d’un projet ambitieux et exigeant. Pour y parvenir, le groupe s’est réuni à de nombreuses reprises. En outre, les membres accomplissent un important travail de préparation en dehors des séances. Chacun repart d’une séance avec des «devoirs» pour la suivante. Cette répartition du travail hors séance est la seule manière de parvenir à un résultat dans les délais fixés.

Le bon fonctionnement du groupe contribue à rendre le travail intéressant et gratifiant. Très rapidement, au fil des rencontres, s’est créé un véritable esprit d’équipe. Les membres font preuve d’une grande confiance réciproque, reconnaissant la compétence, l’esprit d’ouverture et l’engagement de chacun. On est parvenu à un très bon équilibre entre l’évaluation individuelle et le recours à la discussion en équipe pour tous les cas où un membre peut avoir un doute ou n’est pas sûr d’avoir compris. Tous se réjouissent de voir leur travail se concrétiser dans la mise en œuvre de SLSP.