Archiv für den Monat: Januar 2017

Erste Sitzung des Kernteams SLSP

(Iris Capatt)

Zur Vorbereitung des Übergangs der Gremien der beiden ersten Projektphasen von SLSP fand  am 19. Dezember 2016 eine gemeinsame Sitzung der Mitlieder der Gesamtprojektleitung aus der Konzeptionsphase und dem Kernteam der Aufbauphase statt.

Mit dem Jahresbeginn 2017 hat nun das Kernteam seinen operativen Betrieb aufgenommen und sich zum ersten Mal am 16. Januar in Bern getroffen. Das Kernteam, in welchem die Gründerinstitutionen paritätisch vertreten sind, fokussiert sich auf die bibliothekarischen und technischen Aspekte und bearbeitet die Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibung.

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Die Sitzung beinhaltete drei inhaltliche Schwerpunkte:

  1. Informationsstand aus der Projektleitung
    Die Gründung der SLSP AG und der Übergang zur und der Aufbau der nächsten Projektphase stehen derzeit im Zentrum der Aktivitäten der Projektleitung.
  2. Planung IT-Evaluation
    Unter der Leitung von M. Balocco (Berinfor) wurde die erste Version des Pflichtenhefts Kapitel für Kapitel besprochen. Das Kernteam erhielt im Anschluss einen Katalog von Fragen, welche in den eigenen Institutionen zu klären sind und danach in das Pflichtenheft eingearbeitet werden.
  3. Projektorganisation 2017
    Die Besetzung der Arbeitsgruppen wurde im Vorfeld auf Grund der Nennungen von Mitarbeitenden aus dem Kernteam von der Projektleitung vorbereitet. Die Zusammensetzung der Gruppen wird demnächst auf dem Projektblog kommuniziert.

Die nächste Zusammenkunft des Kernteams findet am 6. Februar statt. Das Hauptaugenmerk des zweiten Treffens liegt auf die Besprechung der Eignungskriterien (Qualification Criteria).

Jahresrückblick 2016

(Dr. Wolfram Neubauer & Iris Capatt)

„SLSP ist eine Herausforderung!“ schrieb die Vorsitzende des Steuerungsgremiums SLSP, Margareta Baddeley, in Ihrem Grusswort zum Jahresbeginn 2016. Und sie sollte Recht behalten: Die Mitarbeitenden des Projektes blicken auf ein sehr ereignisreiches Jahr zurück, zu welchem festzuhalten gilt, dass es in der Bilanz SLSP stetig an Form annimmt.

2016

Wichtige Grundlagenarbeiten in den Teilprojekten wurden erfolgreich abgeschlossen
In der ersten Jahreshälfte galt es für die drei Teilprojekte „Dienstleistungen & Geschäftsmodell“, „Organisation & Governance“ und „Prozesse & IT-Anforderungen“ die einzelnen Lieferobjekte abschliessend zu bearbeiten. Diese bilden nicht nur die Basis für die Arbeit in der Konzeptionsphase von SLSP, wie etwa die Erarbeitung der zukünftigen Organisationsstruktur und der Gründungsunterlagen der Aktiengesellschaft, sondern stellen in vielen Bereichen wichtige Grundlagen für die spätere Betriebsphase (Beispiele: Servicekatalog, Innovationsmodell) dar.
Die im Teilprojekt „Prozesse & IT-Anforderungen“ erarbeiteten Ergebnisse basieren auf einer eigens durchgeführten Bedarfserhebung bei Stakeholdern aus dem wissenschaftlichen Bibliotheksbereich. Im Rahmen der Arbeiten im Teilprojekt wurden darüber hinaus auch Fragen der Systemarchitektur, des Rollenkonzeptes und der Anforderungen an ein Bibliothekssystem der neuen Generation diskutiert.
Ergänzend zu den ursprünglich geplanten Arbeiten wurde im letzten Jahr eine SLSP-übergreifende Arbeitsgruppe „AG Regelwerke und Standards“ ins Leben gerufen. Diese Gruppe erarbeitete ein Konzept, das sich mit Fragen zur Verwendung bibliothekarischer Standards befasste. Die Arbeitsgruppe setzte sich aus Mitgliedern des SLSP-Projektteams, der Nationalbibliothek und weiteren Kolleginnen und Kollegen aus Bibliotheken und Verbundzentralen zusammen. Auch diese Ergebnisse werden im neuen Jahr weiter verfolgt und bearbeitet.

Vom Zwischenantrag zur Zwischenfinanzierung
Aus Sicht der Projektleitung stand im letzten Sommer die Erarbeitung und Einreichung des Projektantrages für die nächste Phase, die sog. Aufbauphase, im Fokus der Bemühungen. Ein Projekt in der Grössenordnung von SLSP ist ohne zentrale finanzielle Unterstützung kaum realisierbar.
Alle Projektteilnehmer haben es aus diesem Grund mit Befriedigung registriert, als Anfang Dezember 2016 mitgeteilt wurde, dass SLSP auch in der Aufbauphase weiterhin durch das Förderprogramm SUK P-2 von swissuniversities sowohl ideell, als auch finanziell unterstützt wird.

SLSP wird eine AG
Im August des abgelaufenen Jahres hat das Steuerungsgremium von SLSP nach intensiver Diskussion und gründlicher Abwägung aller Optionen beschlossen, dass die Serviceplattform SLSP als Aktiengesellschaft aufgebaut und betrieben werden soll. Dieser Grundsatzentscheidung folgte eine Vielzahl von rechtlichen Abklärungen und bis zum Jahresende konnten dem Steuerungsgremium die entsprechenden Dokumente in einer Entwurfsform vorgestellt werden: Statuten, Aktionärsbindungsvertrag, Finanzkonzept sowie ein sog. Term Sheet (Absichtserklärung). Die Finalisierung dieser Dokumente sowie die eigentliche Gründung der AG selbst werden eine der Hauptarbeiten im Rahmen des Projektes im ersten Quartal des neuen Jahres sein.

On the Road
Eine Reihe von Mitarbeitenden von SLSP waren im vergangenen Jahr viel unterwegs. Eine Delegation machte sich zwischen Mai und Oktober auf den Weg, um europäische Anwendungen von Bibliothekssystemen der neuen Generation verschiedenster Anbieter unter die Lupe zu nehmen. Neben den technischen Aspekten waren vor allem auch Fragen hinsichtlich des Change Managements von der Ist-Situation in eine neue Umgebung von grossem Interesse.
Die Projektleitung war währenddessen vor allem im Inland unterwegs: Mit rund 20 Informationsveranstaltungen und Referaten vor unterschiedlichen bibliothekarischen Zielgruppen wurden die jeweils aktuellsten Informationen aus dem Projekt vermittelt. Naturgemäss lag hierbei neben der Berichterstattung über den aktuellen Projektstand der Fokus auch und besonders auf der Diskussion individueller Fragen der Teilnehmer.
Hierzu ergänzend wurden auch auf Managementebene eine Reihe von Informationsgesprächen geführt, um die potentiellen Gründungspartner der SLSP AG über das Projekt, den geplanten Betrieb und die damit verbundenen Möglichkeiten und Verpflichtungen vertraut zu machen.

Fliessender Übergang in die nächste Phase
Wie bereits erwähnt wird das Projekt SLSP auch im neuen Jahr planmässig fortgeführt. Aus formaler Sicht endet die Projektphase zum Ende des Monats Februar, was mit einer Abschlussveranstaltung Mitte des Monats gewürdigt wird. Der Übergang zur Aufbauphase (März 2017-Februar 2018) wurde bereits im Dezember eingeleitet, so dass die Arbeiten nahtlos weitergeführt werden können.
Wie erwähnt, steht jetzt die Gründung der SLSP AG im Fokus, wobei nicht vergessen werden sollte, dass uns auch die Ausschreibung für ein Bibliothekssystem der neuen Generation und die damit verbundene Systementscheidung intensiv beschäftigen wird.

Im abgelaufenen Jahr wurde von allen am Projekt Beteiligten ein beträchtliches Arbeitspensum erledigt, das über den ursprünglich definierten Projektumfang deutlich hinausreichte. Hierdurch konnten mehr oder weniger alle im ursprünglichen Projektantrag definierten Ziele erreicht werden. Die erste Phase von SLSP wurde somit erfolgreich abgeschlossen und wir können auf Basis der erzielten Ergebnisse zuversichtlich in die Zukunft blicken.
In diesem Sinne gilt an dieser Stelle unser herzlicher Dank allen am Projektbeteiligten, deren Engagement und unermüdlicher Einsatz der Schlüssel ist für den erfolgreichen Abschluss beim Aufbau einer zentralen Serviceeinrichtung für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz.