Erste Sitzung des Kernteams SLSP

(Iris Capatt)

Zur Vorbereitung des Übergangs der Gremien der beiden ersten Projektphasen von SLSP fand  am 19. Dezember 2016 eine gemeinsame Sitzung der Mitlieder der Gesamtprojektleitung aus der Konzeptionsphase und dem Kernteam der Aufbauphase statt.

Mit dem Jahresbeginn 2017 hat nun das Kernteam seinen operativen Betrieb aufgenommen und sich zum ersten Mal am 16. Januar in Bern getroffen. Das Kernteam, in welchem die Gründerinstitutionen paritätisch vertreten sind, fokussiert sich auf die bibliothekarischen und technischen Aspekte und bearbeitet die Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibung.

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Die Sitzung beinhaltete drei inhaltliche Schwerpunkte:

  1. Informationsstand aus der Projektleitung
    Die Gründung der SLSP AG und der Übergang zur und der Aufbau der nächsten Projektphase stehen derzeit im Zentrum der Aktivitäten der Projektleitung.
  2. Planung IT-Evaluation
    Unter der Leitung von M. Balocco (Berinfor) wurde die erste Version des Pflichtenhefts Kapitel für Kapitel besprochen. Das Kernteam erhielt im Anschluss einen Katalog von Fragen, welche in den eigenen Institutionen zu klären sind und danach in das Pflichtenheft eingearbeitet werden.
  3. Projektorganisation 2017
    Die Besetzung der Arbeitsgruppen wurde im Vorfeld auf Grund der Nennungen von Mitarbeitenden aus dem Kernteam von der Projektleitung vorbereitet. Die Zusammensetzung der Gruppen wird demnächst auf dem Projektblog kommuniziert.

Die nächste Zusammenkunft des Kernteams findet am 6. Februar statt. Das Hauptaugenmerk des zweiten Treffens liegt auf die Besprechung der Eignungskriterien (Qualification Criteria).

Jahresrückblick 2016

(Dr. Wolfram Neubauer & Iris Capatt)

„SLSP ist eine Herausforderung!“ schrieb die Vorsitzende des Steuerungsgremiums SLSP, Margareta Baddeley, in Ihrem Grusswort zum Jahresbeginn 2016. Und sie sollte Recht behalten: Die Mitarbeitenden des Projektes blicken auf ein sehr ereignisreiches Jahr zurück, zu welchem festzuhalten gilt, dass es in der Bilanz SLSP stetig an Form annimmt.

2016

Wichtige Grundlagenarbeiten in den Teilprojekten wurden erfolgreich abgeschlossen
In der ersten Jahreshälfte galt es für die drei Teilprojekte „Dienstleistungen & Geschäftsmodell“, „Organisation & Governance“ und „Prozesse & IT-Anforderungen“ die einzelnen Lieferobjekte abschliessend zu bearbeiten. Diese bilden nicht nur die Basis für die Arbeit in der Konzeptionsphase von SLSP, wie etwa die Erarbeitung der zukünftigen Organisationsstruktur und der Gründungsunterlagen der Aktiengesellschaft, sondern stellen in vielen Bereichen wichtige Grundlagen für die spätere Betriebsphase (Beispiele: Servicekatalog, Innovationsmodell) dar.
Die im Teilprojekt „Prozesse & IT-Anforderungen“ erarbeiteten Ergebnisse basieren auf einer eigens durchgeführten Bedarfserhebung bei Stakeholdern aus dem wissenschaftlichen Bibliotheksbereich. Im Rahmen der Arbeiten im Teilprojekt wurden darüber hinaus auch Fragen der Systemarchitektur, des Rollenkonzeptes und der Anforderungen an ein Bibliothekssystem der neuen Generation diskutiert.
Ergänzend zu den ursprünglich geplanten Arbeiten wurde im letzten Jahr eine SLSP-übergreifende Arbeitsgruppe „AG Regelwerke und Standards“ ins Leben gerufen. Diese Gruppe erarbeitete ein Konzept, das sich mit Fragen zur Verwendung bibliothekarischer Standards befasste. Die Arbeitsgruppe setzte sich aus Mitgliedern des SLSP-Projektteams, der Nationalbibliothek und weiteren Kolleginnen und Kollegen aus Bibliotheken und Verbundzentralen zusammen. Auch diese Ergebnisse werden im neuen Jahr weiter verfolgt und bearbeitet.

Vom Zwischenantrag zur Zwischenfinanzierung
Aus Sicht der Projektleitung stand im letzten Sommer die Erarbeitung und Einreichung des Projektantrages für die nächste Phase, die sog. Aufbauphase, im Fokus der Bemühungen. Ein Projekt in der Grössenordnung von SLSP ist ohne zentrale finanzielle Unterstützung kaum realisierbar.
Alle Projektteilnehmer haben es aus diesem Grund mit Befriedigung registriert, als Anfang Dezember 2016 mitgeteilt wurde, dass SLSP auch in der Aufbauphase weiterhin durch das Förderprogramm SUK P-2 von swissuniversities sowohl ideell, als auch finanziell unterstützt wird.

SLSP wird eine AG
Im August des abgelaufenen Jahres hat das Steuerungsgremium von SLSP nach intensiver Diskussion und gründlicher Abwägung aller Optionen beschlossen, dass die Serviceplattform SLSP als Aktiengesellschaft aufgebaut und betrieben werden soll. Dieser Grundsatzentscheidung folgte eine Vielzahl von rechtlichen Abklärungen und bis zum Jahresende konnten dem Steuerungsgremium die entsprechenden Dokumente in einer Entwurfsform vorgestellt werden: Statuten, Aktionärsbindungsvertrag, Finanzkonzept sowie ein sog. Term Sheet (Absichtserklärung). Die Finalisierung dieser Dokumente sowie die eigentliche Gründung der AG selbst werden eine der Hauptarbeiten im Rahmen des Projektes im ersten Quartal des neuen Jahres sein.

On the Road
Eine Reihe von Mitarbeitenden von SLSP waren im vergangenen Jahr viel unterwegs. Eine Delegation machte sich zwischen Mai und Oktober auf den Weg, um europäische Anwendungen von Bibliothekssystemen der neuen Generation verschiedenster Anbieter unter die Lupe zu nehmen. Neben den technischen Aspekten waren vor allem auch Fragen hinsichtlich des Change Managements von der Ist-Situation in eine neue Umgebung von grossem Interesse.
Die Projektleitung war währenddessen vor allem im Inland unterwegs: Mit rund 20 Informationsveranstaltungen und Referaten vor unterschiedlichen bibliothekarischen Zielgruppen wurden die jeweils aktuellsten Informationen aus dem Projekt vermittelt. Naturgemäss lag hierbei neben der Berichterstattung über den aktuellen Projektstand der Fokus auch und besonders auf der Diskussion individueller Fragen der Teilnehmer.
Hierzu ergänzend wurden auch auf Managementebene eine Reihe von Informationsgesprächen geführt, um die potentiellen Gründungspartner der SLSP AG über das Projekt, den geplanten Betrieb und die damit verbundenen Möglichkeiten und Verpflichtungen vertraut zu machen.

Fliessender Übergang in die nächste Phase
Wie bereits erwähnt wird das Projekt SLSP auch im neuen Jahr planmässig fortgeführt. Aus formaler Sicht endet die Projektphase zum Ende des Monats Februar, was mit einer Abschlussveranstaltung Mitte des Monats gewürdigt wird. Der Übergang zur Aufbauphase (März 2017-Februar 2018) wurde bereits im Dezember eingeleitet, so dass die Arbeiten nahtlos weitergeführt werden können.
Wie erwähnt, steht jetzt die Gründung der SLSP AG im Fokus, wobei nicht vergessen werden sollte, dass uns auch die Ausschreibung für ein Bibliothekssystem der neuen Generation und die damit verbundene Systementscheidung intensiv beschäftigen wird.

Im abgelaufenen Jahr wurde von allen am Projekt Beteiligten ein beträchtliches Arbeitspensum erledigt, das über den ursprünglich definierten Projektumfang deutlich hinausreichte. Hierdurch konnten mehr oder weniger alle im ursprünglichen Projektantrag definierten Ziele erreicht werden. Die erste Phase von SLSP wurde somit erfolgreich abgeschlossen und wir können auf Basis der erzielten Ergebnisse zuversichtlich in die Zukunft blicken.
In diesem Sinne gilt an dieser Stelle unser herzlicher Dank allen am Projektbeteiligten, deren Engagement und unermüdlicher Einsatz der Schlüssel ist für den erfolgreichen Abschluss beim Aufbau einer zentralen Serviceeinrichtung für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz.

 

SLSP GOES ON!

(Iris Capatt)

berg_huegel_weg_ziel_aufwaertsRoland Dietlicher, Programmleiter des SUK Programms 2013-2016 P-2 «Wissenschaftliche Information: Zugang, Verarbeitung und Speicherung», hat uns die erfreuliche Botschaft übermittelt, dass der eingereichte Projektantrag zur finanziellen Förderung der Aufbauphase SLSP von März 2017 bis Februar 2018 gutgeheissen worden ist.

Wir freuen uns auf eine weitere intensive, herausfordernde und spannende Projektphase und bedanken uns für das Vertrauen und die Unterstützung von swissuniversities in das Projekt.

Sounding Board SLSP: 2. Treffen in Bern

(Iris Capatt)

Das Sounding Board der Konzeptionsphase des Projektes Swiss Library Service Platform SLSP traf sich am Dienstag, 22. November 2016, zum zweiten Mal in dieser Konstellation in Bern. Wiederum konnten 11 der 13 Vertreterinnen und Vertreter des Gremiums der Sitzung beiwohnen.

Durch die Sitzung führten der Projektleiter Dr. W. Neubauer und die Vorsitzendende des Steuerungsgremiums, Prof. Dr. M. Baddeley.
Im einführenden Überblick über die geleistete Arbeit der letzten Monate betonte M. Baddeley, dass die hohe Motivation und das ausserordentliche Engagement aller Beteiligten es möglich machen, dass auf Grund der zeitlichen Dringlichkeit eine Vielzahl, oft komplexer, Arbeiten in sehr kurzer Zeit bewältigt wird.
Projektleiter W. Neubauer ging auf die konkreten Arbeiten und Ergebnisse der letzten Monate ein und zeigte er den weiteren Verlauf des Projektes auf.

Die Diskussionsbeiträge unterteilten sich einerseits in Fragen nach den Details der Organisationsform, den finanziellen Aspekten und in Überlegungen nach Beteiligungsmöglichkeiten an SLSP für die verschiedenen Institutionen.

Die nächste direkte Information an das Sounding Board wird an der Abschlussveranstaltung der Konzeptionsphase am 15. Februar 2017 in Bern erfolgen.

Anwenderbesuche: Reiseberichte II und III

(Basil Marti, Dr. Christian Oesterheld, Erich Scherer)

Nach dem Start mit dem Besuch von Bibliotheken in London und Dublin im April 2016 haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von SLSP inzwischen die zwei weiteren Anwendungsbesuche in Trondheim und Leuven und Maastrich abgeschlossen.

Ziel der Besuche war es einerseits, einen konkreten Einblick in die Arbeit mit den neuen Bibliotheksverwaltungssystemen (auch Library Service Platform genannt) zu gewinnen und erste Einschätzungen über die wichtigsten auf dem Markt erhältlichen Systemlösungen zu erhalten. Andererseits ging es darum zu erfahren, wie Bibliotheken den Umstieg als Projekt bewältigt haben und wie sie die Einführung und die daraus folgenden Änderungen in den Geschäftsprozessen aus heutiger Sicht bewerten. Welche Veränderungen in den Institutionen waren für eine erfolgreiche Einführung notwendig, und welche wurden durch die Einführung angestossen? Was würden die Befragten bei einem „zweiten Wurf“ eventuell anders machen und welche Wünsche sind offen geblieben? Besonders interessant für SLSP ist zudem die Frage nach dem Einsatz der neuen Systeme in konsortialen resp. Verbundstrukturen. Und last but not least erwarten wir, Kontakte zu knüpfen, die sich im weiteren Fortgang des Projekts noch als hilfreich erweisen werden.

Der zweite Anwenderbesuch fand im Anschluss an die IGeLU Konferenz in Trondheim statt. Ein Team aus den Teilprojekten Dienstleistungen und Geschäftsmodell und Prozesse und IT-Anforderungen besuchte am 8. September 2016 die Verbundzentrale des norwegischen Bibliotheksverbundes BIBSYS. Jone Thingbø, einer der beiden Abteilungsleiter von BIBSYS und Mitglied der Geschäftsführung, führte uns zusammen mit seinen Mitarbeitern in die Organisation und das Serviceangebot ein.

BIBSYS ist der zentrale Bibliotheksverbund für die norwegischen wissenschaftlichen Bibliotheken und umfasst neben 47 Hochschulbibliotheken weitere wissenschaftliche Bibliotheken wie die norwegische Nationalbibliothek sowie Bibliotheken von Museen, Forschungseinrichtungen und medizinischen Zentren. Insgesamt umfasst BIBSYS 104 Bibliotheken, von grossen Universitätsbibliotheken bis zu kleinen One-Person-Libraries. Die nationale Ausrichtung und die Kundengruppen von BIBSYS entsprechen also der Vision von SLSP.

Als Organisation ist BIBSYS dem norwegischen Bildungsministerium angegliedert, das auch einen Teil der Kosten trägt. Der grösste Teil der Kosten von BIBSYS wird aber durch die Bibliotheken selbst getragen. Administrativ ist die Verbundorganisation der Nationalen Technischen Universität Trondheim (NTNU) angliedert, auch das Büro der Verbundzentrale, das wir besuchten, befindet sich in der Nähe des Universitätscampus in Trondheim.

Während BIBSYS früher seinen Bibliotheken ein selbstentwickeltes Bibliothekssystem anbot, hat es nun das Produkt Alma von Ex Libris lizenziert und betreibt es als gemeinsames Verbundsystem zusammen mit dem Discovery-Tool Primo. Dieser Wechsel von einer Entwicklungsorganisation zu einem Dienstleistungsanbieter hatte auch Auswirkungen auf BIBSYS als Organisation. In der neuen Organisation arbeiten weniger Entwickler, sondern vielmehr Spezialisten für Support und Systemkonfiguration. Die Erfahrungen von BIBSYS haben aber gezeigt, dass ein solcher Wechsel nicht automatisch zu weniger Personalbedarf führt.

Interessant für den zukünftigen Ausbau von SLSP waren auch die zusätzlichen Services, die BIBSYS neben dem Verbundsystem für seine Bibliotheken anbietet. Dazu gehören zum Beispiel ein Institutional Repository (Brage), Systeme für MOOCs und ein Projekt zur Langzeitarchivierung.

Aktuell wird vonseiten der Politik eine stärkere Verzahnung – eventuell sogar Zusammenlegung – von BibSys als Bibliotheksdienstleister mit weiteren nationalen Institutionen für wissenschaftliche Informationsinfrastrukturen geplant: mit dem IT-Serviceprovider der Hochschulen UNINETT, dem Forschungsinformationssdienstleister CRISTin und dem Center for Research Data (NSD). BibSys bewertet das grundsätzlich positiv und sieht Chancen für Synergien in Anbetracht der zunehmenden Konvergenz der Aufgaben.

Alma stand auch im Zentrum des nächsten Anwenderbesuches. Am 3. Oktober 2016 besuchten wir in Leuven die Organisation LIBIS, die neben verschiedenen Dienstleistungen für Museen und Archive auch den Bibliotheksverbund LIBISnet betreibt. Neben den Bibliotheken der KU Leuven befinden sich in LIBISnet verschiedene andere wissenschaftliche Bibliotheken im flämischsprachigen Teil Belgiens.

Bart Peeters und sein Team gaben uns eine grundlegende Einführung in die Funktionalitäten von Alma. LIBIS war seit 2011 Entwicklungspartner von Alma und eng an der Entwicklung dieses neuen Bibliothekverwaltungssystems beteiligt, bevor sie 2014 Alma produktiv einführten. Es war interessant zu erfahren, wie sich Alma in dieser kurzen Zeit weiterentwickelt hat und welche Schwierigkeiten und Mängel in dieser Zeit behoben (und noch nicht behoben) wurden.

Gleich am nächsten Tag stand nach einer kurzen Zugfahrt über die belgisch-niederländische Grenze ein Besuch an der Universitätsbibliothek in Maastricht an, einer Bibliothek, die seit Februar 2016 das Bibliotheksverwaltungssystem Worldshare Management System (WMS) von OCLC einsetzt. Wie Alma ist WMS ein Bibliothekssystem der neuen Generation, das von Grund auf neu entwickelt und vom Anbieter in der Cloud gehostet wird. Dadurch ergeben sich auch neue Möglichkeiten für länder- und verbundübergreifenden Kooperationen, zum Beispiel bei der gemeinsamen Bewirtschaftung einer Knowledge Base oder beim gemeinsamen Datenmanagement. In WMS findet deshalb die Katalogisierung konsequent in Worldcat statt. Bei der Einführung in die WMS-Funktionalitäten durch Sandra Ehrens war es sehr interessant, diese mit ihren Gegenstücken in Alma zu vergleichen.

Im Gegensatz zu Norwegen, wo im ganzen Bibliotheksverbund nur ein System zum Einsatz kommt, folgen die Niederlande dem deutschen Modell, wo eine Verbundorganisation einen zentralen Katalog betreibt, die einzelnen Bibliotheken aber frei in der Wahl ihres Lokalsystems für Benutzung und Erwerbung sind. Der zentrale Katalog in den Niederlanden (Nederlandse Centrale Catalogus [NCC]) wird dabei vom UKB Konsortium auf Basis des OCLC-Produkts CBS betrieben. Momentan läuft ein Projekt mit dem Ziel, bis Ende 2016 dieses alte System abzulösen und den zentralen niederländischen Verbundkatalog in Worldcat zu überführen.

Simone Kortekaas, die Verantwortliche dieses Projekts, gab uns im letzten Teil unserer Reise durch Belgien und die Niederlande in Utrecht einen Einblick in die Ziele, Fortschritte und Herausforderungen dieses Projekts sowie in die Struktur des UKB Konsortiums. Neben dem gemeinsamen Katalog, der auch von öffentlichen Bibliotheken benutzt wird, bietet es auch eine gemeinsame Fernleihe sowie eine konsortiale Lizenzierung von e-Ressourcen an. Im Gegensatz zur Vision von SLSP handelt es sich bei UKB um einen lockeren Zusammenschluss der dreizehn niederländischen Universitätsbibliotheken und der Königlichen Bibliothek der Niederlande ohne eigene Rechtspersönlichkeit, Sitz und eigens angestelltes Personal.

Im Projekt, die niederländischen Katalogdaten in Worldcat zu überführen, waren besonders die Diskussionen zu den verschiedenen Katalogisierungsstandards, die uns auch bei SLSP beschäftigen und beschäftigen werden, und die Frage, wie die eigenen Katalogisate in einem globalen Katalog noch identifiziert und „geschützt“ werden können, interessant. Letzteres ist vor allem für die Königliche Bibliothek, die die niederländische Nationalbibliographie verantwortet, ein kritischer Punkt. Beeindruckend waren die aufwändigen Synchronisationsmechanismen, die eingerichtet werden müssen, um während eines solchen Migrationsprojekts Lokalsysteme von verschiedenen Anbietern an ein zentrales System anzuschliessen.

Partenaires académiques romands : à vous de jouer !

(Elena Gretillat-Baila)

Initialement destinée aux partenaires académiques genevois (IHEID, Ville de Genève, BGE, HESSO-GE, UNIGE), le cercle des invités à la présentation de l’avancement du projet SLSP organisée le 1er novembre à l’Université de Genève a été élargi aux rectorats des principales in20161101_152642_02stitutions romandes (EPFL, Uni FR, Uni NE, BCUL, HESSO). Cette démarche avait pour but de sensibiliser les partenaires qui ne sont pas encore partie prenante du projet à l’importance de leur participation à la phase subséquente d’implémentation de SLSP. La portée nationale du projet doit pouvoir se traduire par une présence au sein de la future plateforme SLSP d’institutions émanant des toutes les régions linguistiques suisses.

Après les mots de bienvenue du vice-recteur de l’Université de Genève, J. de Werra, et un rappel du contexte du projet par la présidente du COPIL M. Baddeley, A. Keller (vice-directrice du projet) a tenu à souligner l’importance que revêt une telle rencontre pour la direction du projet. Elle témoigne que le projet rencontre une adhésion considérable et bien qu’il ne soit pas possible à ce jour de donner des réponses précises à toutes les questions notamment le coût et les conditions de participation de chaque institution, elle permet de prendre en compte leur intérêt à s’engager dans la phase de réalisation de la plateforme SLSP, élément réjouissant !

T. Marty (consultant externe, soutien au projet) est entré dans le vif du sujet en présentant l’état de l’avancement des travaux au sein des TP2 (organisation et governance) et TP4 (planification détaillée des phases suivantes). La société anonyme SA est la forme juridique que le comité de pilotage a retenue pour constituer l’entité SLSP. Ce choix a suscité des questions des participants. T. Marty et M. Baddeley ont expliqué les critères qui ont conduit à cette décision ainsi que la nécessité de disposer d’une entité juridique dans les meilleurs délais afin de pouvoir lancer l’appel d’offres public pour le futur système de bibliothèque.

Un premier cercle d’actionnaires potentiels pour la fondation de la SA est identifié, il correspond aux signataires de la demande de financement pour la phase transitoire 3/2017-2/2018. Aux questions des participants sur ce volet, il a été précisé qu’il ne s’agit pas du « club des 8 privilégiés » et que ce point ainsi que celui du moment de l’élargissement de ce groupe devront être tranchés par le COPIL, vraisemblablement en décembre. Au vu de l’intérêt des participants pour cette question, M. Baddeley invite les institutions à se manifester auprès de la direction du projet dans les meilleurs délais.

L’organisation de la structure du projet pour l’année 2017 et celle de la future entité SLSP SA ont également été présentées, de même que les coûts du projet ainsi que les coûts prévisionnels d’exploitation de la plateforme, aspects du projet très attendu des participants. La charge financière du projet, pendant sa phase d’implémentation, semble supportable pour les partenaires pour autant que le financement de la part de la Confédération puisse être obtenu, décision qui ne tombera qu’en décembre 2017.

Le thème du multilinguisme a été abordé par les participants sous divers aspects, langue de travail de la future équipe, la (les) langue(s) utilisée(s) pour la description des documents et pour la formation des professionnels bibliothécaires, mais aussi la représentation des institutions au sein du projet, la localisation du ou des sites de production, ainsi que les coûts engendrés par une approche multilingue que le fonctionnement de la future entité devra assumer. Les réponses à ces questions n’ont pas pu être données dans le cadre de cette présentation mais ce point crucial devra de toute évidence être repris dans les diverses instances du projet.

La rencontre s’est terminée par une verrée au cours de laquelle les participants ont eu le loisir d’échanger sur les multiples questions évoquées lors de la présentation. Cela fait partie de la bonne dynamique d’un projet, alors que l’on pense avoir répondu à certaines questions, de nouvelles émergent. Le projet est à l’évidence un processus itératif !

Comme le prévoit le projet, chaque institution présente – comme d’autres intéressées – a maintenant la possibilité de demander une présentation plus approfondie du projet par la direction de SLSP, afin de décider d’un engagement définitif dans le projet au printemps 2017.