An der 5. Projektteamsitzung liessen sich am 23.10.12 über 30 Mitarbeitende im Projekt INUIT auf den neuesten Informationsstand bringen.

Der Projekleiter Andreas Kirstein gab zu Beginn eine kurze Übersicht über den Stand der Arbeiten im Projekt und informierte über neue und bekannte Projektrisiken. Grösste Herausforderung stellt zur Zeit der enge Terminplan bis Ende 2012 dar, sowie die Minimierung der Downtime an Ostern 2013 anlässlich der finalen Migration. In weiteren interessanten Referaten informierten die jeweiligen Verantwortlichen Hans Urech über den Stand der Datenzusammenführung und Erich Scherer über die Arbeiten zum simultanen Versionswechsel V21. Denise Lucchini gab den Anwesenden einen vertieften und für die Zusammenführung sehr motivierenden Einblick in die vielfältige Bibliothekslandschaft der Universität Zürich. Beim anschliessenden kleinen Mittagsimbiss wurde das Gehörte rege diskutiert und der Informationsausstausch weiter vertieft.

Mit einer zweimonatigen Verspätung ist die 4. Phase im Projekt INUIT – die Implementierung – am 01.07.2012 gestartet. Die Verkürzung der Phase bedeutet, dass die Monate bis Ende 2012 nun umso intensiver genutzt werden müssen, um die über 100 Ergebnisse aus den verschiedensten Arbeitspaketen erfolgreich abzuschliessen. Wurden in der letzten Phase – der Konzeptionsphase – in erster Linie Konzepte erarbeitet und Vorarbeiten geleistet, geht es in der Implementierungsphase nun an die Umsetzung. Im Projekt INUIT bedeutet dies, dass nicht „nur“ eine Integration des Bibliothekssystems des IDS UZH in NEBIS stattfindet, sondern gleichzeitig auch ein Upgrade von Aleph V20 auf Aleph V21 durchgeführt wird. Um an Ostern 2013 zu migrieren und im Juni das Projekt erfolgreich abschliessen zu können, geht es neben der technischen Umsetzung aber auch um die organisatorische Anpassung der NEBIS-Verbundzentrale an die neuen Gegebenheiten. Mit einem Mal verzeichnet der Verbund dann doppelt so viele Kunden wie bis anhin: Über hundert weitere Bibliotheken werden Teil des NEBIS.

Zur Zeit wird intensiv an den Hilfsprogrammen gearbeitet, mit denen die Daten des Katalogsystems des IDS Zürich Universität mit denjenigen von NEBIS vereinigt werden. In einem datentechnisch sehr aufwendigen Prozess werden die Daten der verschiedenen Datenbanken des Systems miteinander verglichen, allenfalls zusammengeführt und je nach Notwendigkeit mit Daten einzelner Felder des Ausgangsdatensatzes ergänzt. Bei dieser Arbeit zahlt sich nun die sorgfältige Arbeit der Konzeptionsphase ganz besonders aus, auch wenn einzelne Analysen im Lichte der konkreten Datenvereinigung manchmal revidiert werden müssen.

Selbstverständlich sind noch nicht alle Fragen bezüglich der organisatorischen Veränderungen geklärt, doch ist das Projektteam sehr engagiert, so dass wir sicher sind, die Bibliotheken des IDS UZH nächsten Sommer im NEBIS begrüssen zu dürfen – inkl. eines erfolgreich integrierten Bibliothekssystems und angepassten organisatorischen Rahmenbedingungen.

Die Kostenentwicklung liegt klar unter dem Plan und die bisherigen Ergebnisse liegen in guter Qualität vor. Der Zeitplan ist äusserst eng, kann aber nach Stand der heutigen Planung eingehalten werden.

Die Verlängerung der Phase Konzeption bis zum 30.06.2012 hat sich gelohnt! Mit grossem Einsatz hat das INUIT-Projektteam gut 90(!) Ergebnisse in der Konzeption – vorwiegend Analysepapiere – erarbeitet. Der Steuerungsausschuss hat die Phase in seiner Sitzung vom 11.07.2012 formal abgenommen.

Parallel zu dieser Abnahme läuft seit dem 01.07.2012 bereits die Phase Implementierung, in der es nun darum geht einerseits die Erkenntnisse aus der Konzeptionsphase technisch umzusetzen und zu testen und andrerseits weiterhin auf die organisatorischen Veränderungen hinzuarbeiten. Der Steuerungsausschuss und die Projektleitung sind der Meinung, dass der Phasenendtermin 31.12.2012 gehalten werden kann, sind sich jedoch bewusst, dass dieses Ziel ambitiös ist und nur mit äusserster Anstrengung aller Projektpartner erreicht werden kann.

Drücken Sie uns die Daumen! Wir sind vom Mehrwert von INUIT für alle Betroffenen des heutigen und des zukünftigen NEBIS-Verbundes überzeugt.

Seit dem Projektstart im Juni 2011 wurden bereits wertvolle Konzepte erarbeitet, die eine erfolgreiche Migration und den anschliessenden reibungslosen Übergang in den Betrieb ermöglichen sollen. Im Bereich der Analyse unterschiedlicher Daten und im technischen Aufbau der Migrationsumgebung konnten die Voraussetzungen für die ersten Tests geschaffen werden, bei denen uns die Lieferfirma des Bibliothekssystems Ex Libris zur Seite stehen wird. Aber auch bei organisatorischen Themen, wie der Ausrichtung der zukünftigen Verbundzentrale und ihren Services wurde bereits einiges erreicht.

Trotzdem konnte die Phase Konzeption nicht plangemäss zum 30.04.2012 abgeschlossen werden. Da es wichtig ist, qualitativ gute Ergebnisse zu erzielen, um die anschliessende Phase der Implementierung erfolgreich bewältigen zu können, hat die Projektleitung eine Verlängerung der Phase Konzeption um 2 Monate beantragt. Diesem Antrag wurde vom Steuerungsausschuss in seiner Sitzung vom 09.05.2012 entsprochen.

Um den Endtermin des Projektes am 31.5.2013 halten zu können, ist geplant, die Phase Implementierung um 2 Monate zu verkürzen. Die Teilprojektleitungen und die Projektleitung nehmen umgehend die Detailplanung der Implementierungsphase in Angriff, um auf Ende Juni 2012 aussagen zu können, ob die Implementierung im verkürzten Zeitfenster realisiert werden kann.

Der Migrationstermin für die Integration des Bibliothekssystems des IDS UZH in den NEBIS-Verbund ist für Ostern 2013 geplant. In einem nach den ersten Tests noch genauer zu bestimmenden Zeitrahmen um die Osterfeiertage wird sowohl die genannte Datenmigration als auch gleichzeitig der Wechsel auf Aleph V21 durchgeführt. Ein grobes Szenario ist bereits definiert und wurde vom Steuerungsausschuss abgenommen.

Bild UZH-Veranstaltung Am 6. Dezember 2011 hat für alle Bibliotheksmitarbeitenden der Universität Zürich eine Informationsveranstaltung mit anschliessendem Klaus-Znüni stattgefunden. Nach Grussworten von Herrn Dr. Dickenmann, Direktor der Hauptbibliothek, haben Andreas Kirstein das Projekt INUIT, Dr. Christine Gross den Verbund NEBIS und Simon Allemann die Erwartungen an die Bibliotheksmitarbeitenden der Uni Zürich vorgestellt. Der Anlass war mit rund 100 Teilnehmenden und einer anregenden und wohlwollenden Frage- und Diskussionsrunde ein voller Erfolg.

 

Aus den Workshops im Juli und August entstanden über 70 – teils grosse, teils kleine – Arbeitspakete, die mittlerweile auch vollständig beschrieben sind. Jedes dieser Arbeitspakete dient dazu, das oberste Projektziel – nämlich die Integration des IDS Zürich Universität in den NEBIS Verbund – zu erreichen. Um hier noch etwas konkreter werden zu können und um klar abzugrenzen, welche Aufgaben Bestandteile dieses Projekts sind und welche nicht, wurde gleichzeitig ein eigenes Zielepapier entwickelt, welches zudem Basis für die Erarbeitung der Arbeitspakete war. Es beschreibt insgesamt 19 Ziele (z.B. „Migration der Katalog- und Verwaltungsdaten des IDS UZH“ oder „Hubs an der ETH-BIB, der UZH/HBZ und der ZB einrichten“) sowie 5 namentliche Abgrenzungen (z.B. „Keine ADM-Wechsel während der Projektlaufzeit“). Die Ziele wurden am 09.11.2011 durch den Steuerungsausschuss abgenommen.

WorkshopSind alle Projektmitarbeitenden von INUIT in den Ferien? – Nein, ein paar Unerschrockene halten die Stellung und feilen in Workshops an möglichst präzisen Zielformulierungen und an der Definition der Arbeitspakete.
Nach der Initialisierungsphase, welche mit dem Kick-off abgeschlossen worden ist, geht es in der Analysephase nun darum die Projektziele zu konkretisieren.

ProjektpräsentationAm 21. Juni 11 fand an der ETH Zürich die traditionelle jährliche Verbundtagung statt. Die Projektleitung nahm die Gelegenheit wahr, um die über 100 Teilnehmenden umfassend über INUIT zu informieren. Zahlreiche spannende Fragen zur Ausleihbarkeit der neuen Bibliotheksbestände, zur technischen Umsetzung und zur neuen Verbundorganisation wurden diskutiert und zum Teil auch beantwortet. (mehr Bilder)

Uns erreicht folgende freundliche Nachricht aus Kuba: “Hier in Havanna gilt NEBIS mit seiner langen Geschichte immer wieder als Beispiel für die strategische Entwicklung einer überinstitutionellen Bibliotheksinfrastruktur. Alle müssen mitziehen, aber gut ist, wenn sich eine Leaderrolle bildet, die nicht einfach dominant ist.” Michel Piguet, Trialog AG

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