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SharePoint auf dem iPad

Thursday, June 23rd, 2011

Die Integration von Sharepoint auf dem iPad ist möglich, wenn auch über einige Umwege…

Ich muss vorausschicken, dass wir an der ETH-Bibliothek (und auch in anderen Verwaltungsbereichen der ETH Zürich) SharePoint von Microsoft für die Dokumentenverwaltung und das Intranet einsetzen. Das hat für den Remote-Zugriff auf die Geschäftsunterlagen grosse Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Fileablage. Aber so richtig gut funktioniert das ja nur mit Internet Explorer und auf Windows-Systemen. Oder etwa doch nicht? Im Zusammenhang mit der Frage, inwiefern das iPad  auch zum Arbeiten taugt, ist die Integration in SharePoint also zumindest an unserer Hochschule entscheidend.

Mit dem Safari-Browser auf dem iPad kann man direkt auf SharePoint zugreifen, sich einloggen und die gewünschten Dokumente ansehen. So weit, so gut. Ich kann mit einer entsprechenden App (Pages, QuickOffice, DocsToGo u.a.) die Office-Dokumente öffnen und bearbeiten. Interessanterweise übernimmt DocsToGo sogar die spezielle Schrift ETH Light, die ich sonst nicht aufs iPad übertragen kann. Auch das ist so weit in Ordnung. Nun kommt aber erst das eigentliche Problem: Wie kriege ich die bearbeiteten Dokumente wieder auf SharePoint zurück? Möglichst als neue Version des Originaldokuments?

Dazu braucht man nun die App SharePlus Pro. Man kann sehr einfach den Zugang auf die verschiedenen SharePoint-Server einrichten, das Passwort eingeben und hat dann eine mobile Sicht auf dieBibliotheken, Kalender etc. in SharePoint. Die Dateien lassen sich hier auschecken und betrachten, aber nicht inhaltlich verändern. Für die Bearbeitung von Office-Dokumenten braucht man eine der oben genannten App.

Dokument auf SharePoint hochladen

Wer sich ein wenig mit dem iPad und der Speicherung der Dateien auf dem Gerät beschäftigt hat, weiss, dass genau dies der entscheidende Unterschied zur gewohnten PC- oder Mac-Umgebung ist. Man kann nicht einfach eine Datei von der Festplatte hochladen. Was passiert also mit dem via Safari heruntergeladenen Dokument? Wenn das Dokument nach dem Bearbeiten wieder auf SharePoint gespeichert werden soll, ist DocsToGo die App der Wahl.

Zunächst wird das Dokument lokal in der App gespeichert, hier mit dem Befehl „speichern unter…“ im Ordner „/Lokale Dateien/“.

 

Abb. 1: Menü Speichern unter… in der App DocsToGo

Aber in SharePoint ist damit das Dokument noch nicht… DocsToGo (oder auch Dropbox) bietet nun die Möglichkeit, ein lokal abgelegtes Dokument über die Funktion „Öffnen mit…“ in SharePlus zu öffnen. Der Hinweis auf Dropbox ist insofern wichtig, als von hier aus mit einer beliebigen App bearbeitete Dokumente nach SharePlus übertragen werden können – aber es wäre noch ein Schritt mehr als über DocsToGo.

Beim Öffnen mit SharePlus wird das File in die Ablage „Lokale Dateien“ der App SharePlus kopiert (siehe Abb.2, Nr.1). In einem nächsten Schritt kann das Dokument dann in die gewünschte Dokumentbibliothek oder einen Ordner auf SharePoint hochgeladen werden.

Dazu öffne ich den gewünschten Ordner auf SharePlus (Abb.2, Nr.2) und wähle über den Plus-Button rechts oben die Funktion „Hinzufügen Dokument“ (Abb.2, Nr.3).

 

Abb. 2: SharePlus auf iPad: 1. Ablage „lokale Dateien“, 2. SharePoint-Seite, 3. Button „Dokument hinzufügen“

Nun kann ich mit „Dokument auswählen“ eine lokale Datei selektieren, sie mit Titel und Eigenschaften (gemäss SharePoint-Umgebung) versehen und in den SharePoint-Ordner hochladen (Abb.3). Nun steht das neue Dokument auf SharePoint zur Verfügung.

 

Abb.3: Neues Dokument in SharePlus erstellen – Dokument auswählen von lokale Dateien

Angelpunkt für die Bearbeitung der Files – quasi den Ersatz für die fehlende Ordnerstruktur auf dem iPad – bildet also die Funktion Lokale Dateien in SharePlus.

Nochmals, Schritt für Schritt:

Benötigt werden dafür die kostenpflichtigen Apps SharePlus Pro sowie DocsToGo Premium – vermutlich klappt es auch mit der billigeren DocsToGo Office Suite.

  1. Office-Dokument in DocsToGo öffnen und bearbeiten
  2. Dokument speichern unter… lokale Daten
  3. Lokale Daten in DocsToGo wählen, Datei öffnen mit… SharePlus
  4. Gewünschte Seite/Ordner in SharePlus ansteuern
  5. „Hinzufügen Dokument“ anklicken, Dokument auswählen aus lokale Dateien
  6. Dokumenteigenschaften bearbeiten und sichern.

Das Hochladen neuer Dokumente ist aber nur eine der Funktionen, die man beim Arbeiten mit SharePoint regelmässig braucht. Eine andere Anforderung ist das Auschecken bestehender Dokumente, die verändert und dann in einer neuen Version wieder hochgeladen werden sollen.

Checkout von Dokumenten und Erstellen einer neuen Version

In SharePlus kann ein Dokument ausgecheckt werden. Dazu wählt man in der App ein Dokument auf SharePoint aus und geht zur Funktion „Bearbeiten“. Hier können die Eigenschaften bearbeitet (Element bearbeiten) oder das Dokument ausgecheckt werden. Damit während der Bearbeitung niemand anderes das Dokument verändern kann, wird es ausgecheckt. Das Dokument wird anschliessend wie oben beschrieben in DocsToGo geöffnet und bearbeitet. Dann mit speichern unter… lokal gesichert. Dann öffnet man das ursprüngliche Dokument mit SharePlus und wählt im Menü Bearbeiten die Option Element bearbeiten. Nun kann das veränderte Dokument hochgeladen werden und somit die alte Version ersetzt werden. Nachdem das Dokument wieder eingecheckt und mit einem optionalen Kommentar zur Version versehen worden ist, steht es den übrigen SharePoint-Nutzern wieder zur Verfügung.

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eReader in Bibliotheken

Tuesday, May 10th, 2011

An der informare! habe ich einen Vortrag zum Thema “machen eReader in Bibliotheken Sinn?” gehalten. Es ging dabei zunächst um eine Einschätzung der zu erwartenden Entwicklung, anschliessend um die voraussichtlichen Konsequenzen für die Bibliotheken. Im englischen Sprachraum ist der Durchbruch der E-Books bereits erfolgt. Im deutschen Sprachraum fehlen noch die aktuellen Angebote, zudem sind sie tendenziell überteuert. Die kürzlich erfolgte Öffnung des Amazon Kindle Stores für Deutschland dürfte aber ein wichtiger Schritt in Richtung eine attraktiven Angebots sein. Bei den Geräten ist auf Seite der E-Ink-Reader nicht allzu viel passiert in jüngster Zeit. Klar ist, dass sich diese dedizierten E-Book-Reader in Richtung Tiefpreissegment bewegen. Bei den multifunktionalen Tablets sind zahlreiche Geräte angekündigt (nun auch ein Android-Tablet von Amazon), aber erst wenige auf dem Markt erschienen. Apple hat mit dem iPad 2 wiederum die Nase vorn, doch dahinter sind mit dem Motorola Xoom und dem Playbook von RIM ernst zu nehmende Konkurrenten aufgetreten. Auch mitdem Samsung Galaxy 10.1 wird zu rechnen sein. Aber der Vorsprung von Apple vor allem im Bereich Apps ist schon sehr gross.



Unter dem Strich können wir aus Bibliothekssicht den sicheren Schluss ziehen, dass unsere Kunden immer häufiger mit mobilen Geräten auf unsere Dienstleistungen und Ressourcen zugreifen werden. Das betrifft also zum einen die Website, zum anderen die elektronischen Ressourcen. Somit müssen sich die Bibliotheken die Frage stellen, ob sie für diese Entwicklung vorbereitet sind. Dies betrifft zum einen den mobilen Zugriff auf ihre Website mit den Rechercheinstrumenten oder auch eigenen Volltextangeboten, zum anderen die Bereitstellung elektronischer Texte – seien es E-Journals oder E-Books. Im letzteren Fall sind die Bibliotheken vom Angebot der Verlage abhängig. Und  dieses muss zum heutigen Zeitpunkt klar als kundenunfreundlich kritisiert werden. Bei der Belletristik ist die Auswahl zu gering und zu wenig aktuell, zudem sind die Preise zu hoch. Bei der wissenschaftlichen Literatur ist das momentan vorherrschende Distributionsmodell (freier Zugang aus der IP-Range einer Hochschule auf die lizenzierten Werke, Download allerdings nur als ein PDF-Dokument pro Kapitel) zwar noch bibliotheksfreundlich, aber keineswegs kundenfreundlich. Wünschenswert sind hier alternative Formate, die sich auch für kleinere Reader eignen (also EPUB), komplette Dokumente sowie integrierte Metadaten, damit die E-Books vernünftig organisiert werden können.

Die Bibliotheken selbst können mit gutem Beispiel vorangehen und die Texte, die sie oder die Hochschulangehörigen selbst produzieren, entsprechend aufbereiten. Ganz allgemein sehe ich im Bereich Unterstützung der Hochschulangehörigen beim elektronischen Publizieren (von Open Access über Archivierung und eben auch Bereitstellung verschiedener Dateiformate) eine wichtige Aufgabe für die Hochschulbibliotheken.

Eine besondere Herausforderung stellen die E-Books mit den gängigen Lizenzmodellen für Bibliotheken mit unterschiedlichen Nutzergruppen (Hochschulangehörige und externe Kunden) dar. Momentan werden externe Kunden, die für die ETH-Bibliothek ein sehr wichtiges Segment darstellen, von der elektronischen Informationsversorgung weitgehend abgeschnitten. Hier müssen neue Lösungen gefunden werden. Zwei Ansätze bieten sich an: Erweiterung der Lizenzen auf externe, eingeschriebene Nutzer mit den entsprechenden Authentifizierungs- und Authorisierungsmassnahmen und/oder die zeitlich limitierte zur Verfügungstellung von elektronischen Dokumenten, die sogenannte Onleihe.

Und wie sieht es jetzt mit den eReadern in Bibliotheken aus? Ich gehe davon aus, dass unsere Kunden ihre eigenen Geräte in die Bibliothek mitbringen werden und dafür geeignete Inhalte fordern werden. Bibliotheken müssen also meiner Ansicht nach nicht eReader verkaufen oder ausleihen. Damit die Kunden die neuen Geräte ausprobieren können, macht es aber durchaus Sinn, eine Auswahl an verschiedenen Devices mit Inhalten zur Verfügung  zu stellen. Aber die Bestückung von E-Book-Readern mit Kollektionen von E-Books, die katalogisiert werden und dann wie gedruckte Bücher ausgeliehen werden, scheint mir etwas anachronistisch. Abgesehen davon sprechen die Lizenzverträge mit den Verlagen gegen eine solche Nutzung.

Mit dem Ausprobieren der Geräte verbunden werden kann die Nutzung von Tageszeitungen. Warum nicht die Lese-Lounge mit iPads (oder anderen Tablets) ergänzen, auf denen aktuelle Titel elektronisch gelesen werden können? Die ETH-Bibliothek bietet dies mit ausgewählten Tageszeitungen, darunter die nur auf dem iPad angebotene The Daily an. Und zudem werden auch Schulungsangebote für die unterschiedlichen Plattformen durchgeführt.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass sich die Bibliotheken darauf einstellen müssen, dass die Kunden in Zukunft verstärkt mobil auf ihre Inhalte zugreifen wollen. Und dafür müssen sie vorbereitet sein und geeignete Dienstleistungen anbieten. Dies geht allerdings nicht ohne die kommerziellen Anbieter von E-Books.

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Reference Management auf dem iPad

Wednesday, April 20th, 2011

In der Schulungsveranstaltung zum Einsatz des iPad in Studium und Arbeit wurde die Frage gestellt, wie es denn mit Reference Management auf dem iPad aussähe. Ich  möchte diesem Thema einen Blogbeitrag widmen, wobei ich bestimmt nicht alle Tiefen des Themas ausloten kann. Natürlich gibt es bereits Informationen dazu im Web.

Grundsätzlich gilt für Reference Management Systeme (RMS), dass man sich auf eines konzentrieren muss und dieses dann konsequent einsetzt. Wer – wie ich – mal das eine und dann wieder das andere System testet, muss am Schluss seine gespeicherten Inhalte und Notizen wieder auf verschiedenen Plattformen zusammensuchen. Die schlechte Nachricht ist deshalb, dass die weitverbreiteten Systeme wie EndNote, RefWorks oder Citavi (noch) keine iPad-Version anbieten. Auch für Zotero gibt es (natürlich) keine iPad-Version, da dieses nützliche Tool nur als Firefox-AddOn läuft. Zum Teil lassen sich webbasierte RMS sehr gut auch vom iPad aus nutzen, wie z.B. CiteULike, Connotea oder Delicious. Für einige wenige RMS gibt es bereits Apps für iPhone und iPad.

Mendeley Lite

Mendeley ist eines der beliebtesten RMS für den Desktop und bietet viele Funktionen für wissenschaftliche Communities. Die iPad-App trägt den Zusatz “Lite”, was bedeutet, dass nur ein Bruchteil der Funktionen des Desktops zur Verfügung stehen. Mendeley Lite bietet die Synchronisation mit der Bibliothek auf dem PC sowie die Möglichkeit, die Dokumente auf dem iPad zu lesen und in einem geeigneten Bearbeitungsprogramm (z.B. GoodReader) zu annotieren. Wer also Mendeley bereits einsetzt, wird sich über diese Möglichkeit freuen. Aber für alle anderen ist Mendeley Lite kein Grund, das RMS zu wechseln. Wir warten aber gespannt auf eine Vollversion, dann müsste diese Aussage vermutlich widerrufen werden…

Screenshot vom iPad: Mendeley Lite mit geöffnetem Dokument und der Möglichkeit, es in anderen Apps zu bearbeiten

  

Papers for iPad

Bei Papers handelt sich ursprünglich um ein Reference Management System für den Mac. Entsprechend kommt ein ernsthafter Einsatz nur für diejenigen in Frage, die ihre Referenzen bereits auf einem Mac verwalten. Papers ist eine relativ teure App ($ 9.99, Fr. 17.-), bietet dafür einiges mehr als andere. Mit Papers kann man (nach Einstellung des Proxy) direkt in lizenzierten Datenbanken recherchieren (Web of Science, IEEE, Google Scholar, JSTOR, ACM, ADS, arXiv, PubMed) und die gefundenen Dokumente samt Metadaten und Volltext in die eigene Bibliothek übernehmen. Dann können die Daten ergänzt und in eigenen Collections geordnet werden. Die Dokumente lassen sich in anderen Apps öffnen, mit anderen Usern teilen oder per Mail weiterschicken. Und natürlich kann man die Bibliothek mit derjenigen auf dem Mac synchronisieren.

Screenshot vom iPad: in Papers geöffneter Text mit Metadaten und markierter Textstelle

Sente Viewer for iPad

Auch die Desktop-Version von Sente läuft nur auf dem Mac. ich habe sie bisher noch nicht installiert und ausprobiert. Die Screenshots legen die Vermutung nahe, dass der Funktionsumfang ähnlich wie bei Papers ist. Eine Suche im App-Store zeigt, dass es noch mehr vergleichbarer Anwendungen aus der Mac-Welt gibt. Ich gehe davon aus, dass dies Nischenprodukte bleiben werden.

Diese kurze Übersicht zeigt, dass ein Angebot an Reference Management Systemen fürs iPad am Entstehen ist. Wichtige Mitspieler sind jedoch auf dieser Plattform noch nicht präsent.

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GoodReader mit Dropbox synchronisieren

Wednesday, April 13th, 2011

Neulich habe ich vergeblich versucht, ein in GoodReader auf dem iPad annotiertes PDF-Dokument in Dropbox abzuspeichern. Anders als z.B. bei QuickOffice lässt GoodReader ein Abspeichern auf einem der verbundenen online Speicher (Dropbox, Google Docs, iDisk, Sugarsync) nicht zu. Man kann zwar die Dokumente direkt aus diesen Medien laden, aber nach der Bearbeitung nicht zurückspeichern. Mir schien es doch etwas umständlich, mir jedes Mal die veränderte Datei per E-Mail zuzuschicken. Das müsste doch eleganter gehen – und es gibt tatsächlich einen eleganteren Weg.

Der Weg führt – überraschenderweise – über das Manual zu GoodReader (rtfm…). Man kann also in GoodReader den verbundenen Server (Dropbox, iDisk, Sugarsync oder einen über WebDAV oder FTP verbundenen Server) anwählen. Man tippt den Ordner auf dem Server an, den man synchronisieren will. In der Fusszeile des Dialogfelds erscheint nun der Sync-Button. In einem nächsten Schritt kann der Ordner in GoodReader gewählt werden, mit dem die Dateien künftig abgeglichen werden. Nun erscheint der entsprechende Ordner auf Dropbox oder iDisk im Menu “Web Downloads” unter “Remote Sync” mit einem markanten grünen Sync-Button. Wenn man diesen Button antippt, werden die Daten des Ordners auf GoodReader mit jenem auf dem online Speicher abgeglichen. Diese Prozedur funktioniert allerdings nicht mit GoogleDocs.

Screenshot vom iPad: GoodReader mit synchronisiertem Ordner auf Dropbox (links) und den grünen Sync-Buttons für die Aktualisierung

Die in GoodReader eingefügten Annotationen und Highlights werden übrigens mit übertragen. Man kann also nahtlos mit den Dateien auf dem PC oder Mac weiterarbeiten, ohne dass man den Weg über die Synchronisierung mit iTunes gehen muss.

iPad 2 im Praxistest

Tuesday, March 29th, 2011

Kaum hatte ich das neue iPad 2 in den Händen, erlebte es gleich seine Feuertaufe: Bei einer ersten Schulung zum Thema “iPad für Studium und Arbeit” an der ETH-Bibliothek konnte ich das iPad 2 einsetzen und die neue Funktion “Bildschirmsynchronisation” nutzen. Beim iPad 1 konnte nur das Videosignal (Filme, Präsentationen, Diashows) auf einen externen Bildschirm oder Beamer übertragen werden. Vom iPad 2 lassen sich nun alle Inhalte des Bildschirms über einen VGA- oder einen HDMI-Adapter auf externe Screens übertragen. Für den Einsatz im Unterricht genügt die Auflösung des VGA-Ausgangs völlig und man findet in der Regel in den Hörsälen die entsprechende Infrastruktur. Die HDMI-Variante ist dafür eher für den Heimeinsatz am HD-Fernseher geeignet.

Abbildung: iPad 2 mit synchronisiertem Bildschirminhalt auf externem Bildschirm

Tatsächlich ist für mich diese Funktion der entscheidende Vorteil des neuen gegenüber dem alten iPad-Modell. Und sonst? Da wären die beiden Kameras, die sich für Video-Chat eignen. Aber ich muss gestehen, dass ich FaceTime auch bei meinem iPhone bisher nur zum Testen eingesetzt habe. Das dürfte sich auch mit dem iPad nicht ändern. Die Kamera werde ich vermutlich am ehesten für Video-Anrufe auf Skype verwenden.

Sonst bietet das iPad 2 genau dieselben Funktionen wie das iPad erster Generation. Es ist – wie Apple selbst schon das eine oder andere Mal erwähnt hat – leichter (613 gegenüber 730 Gramm), dünner (8.8 gegenüber 13.4 mm) und schneller als das Vorgängermodell. Die höhere Geschwindigkeit ist beim Aufstarten der Apps und bei Ladevorgängen von neuen Seiten gut spürbar. Ich habe aber noch keine rechenintensiven Apps ausprobiert. Bei Games, bei Musik- oder Videoapps dürfte sich die höhere Leistung des Prozessors und der Grafikkarte auszahlen.

Gespannt war ich, wie schnell sich das iPad 2 auf der Grundlage der für ein iPad 1 installierten Anwendungen installieren lässt. Auch wenn mein Setting etwas kompliziert ist (mehrere Geräte, mehrere PCs) war das iPad 2 innert weniger Minuten einsatzbereit. Als nicht nur cool im Aussehen, sondern durchaus nützlich im Einsatz erwies sich das Smart Cover – wobei die helle Oberfläche, die ich gewählt habe, schon fast nach einer Schutzhülle für die Schutzhülle ruft…

Fazit: das iPad 2 bietet einige Verbesserungen, ist schneller und handlicher als das Vorgängermodell. Ein Umstieg lohnt sich aber nur, wer die Kamerafunktion oder die Bildschirmsynchronisation braucht.

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