Kanban: Die Kunst, eigene Arbeit in den Fluss zu bringen

Schon selbst erlebt? … eingehende E-Mails, Telefonate, Meetings sowie unerwartete Ereignisse sprengen die eigene Arbeitsplanung.

Nicht nur beruflich, sondern auch im privaten Kontext kennt jeder Situationen, in denen die Komplexität von Aufgaben unerwartete Untiefen aufweist. Eine inspirierende Methode zum Umgang mit diesen Herausforderungen ist Kanban. Das wesentliche Prinzip von Kanban ist es, Aufgaben in den Fluss zu bringen und damit im wahrsten Sinne des Wortes ein „Flow“-Erlebnis zu schaffen.

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Let it flow

Kanban – Der Ursprung

Kanban kommt aus dem Japanischen und heisst übersetzt Karte oder Signal. Die Übersetzung weist bereits auf ein wesentliches Element von Kanban hin: Kanban arbeitet mit Karten oder Post-Its und visualisiert Aufgaben auf einem sogenannten Kanban-Board. Kanban findet heute breite Anwendung in der Produktionsprozesssteuerung der Industrie und in IT-Unternehmen.

Mit der Umsetzung von Kanban verfolgen Unternehmen das Ziel, Produktions- bzw. Entwicklungsstaus und damit verbundene Kosten zu reduzieren. Bei langen Produktionsketten entsteht das Problem, dass der gesamte Prozess zum Stillstand kommt, sobald ein Glied nicht liefern kann. Indem man regelmässig mit allen Beteiligten den aktuellen Stand bespricht, lassen sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und Produktionsausfälle aber auch Überproduktion vermeiden. Aus dem Bedürfnis, den jeweiligen Stand der gesamten Produktionskette zu visualisieren und damit zu überblicken, entstand das Kanban-Board.

Kanban – Neue Einsatzfelder

Was zum Erfolg der japanischen Industrie beigetragen hat, wird nun auch für andere Bereiche adaptiert. So hat sich Kanban beispielsweise erfolgreich in der Software-Entwicklung etabliert. Hier wird es genutzt, um teamübergreifende Zusammenarbeit und den gemeinsamen Projektstand zu visualisieren.

Aber auch um eigene komplexe Aufgaben im Blick und damit im Fluss zu behalten, lässt sich ein Kanban-Board gut einsetzen.

How to „Kanban“

Für ein einfaches Kanban-Board bieten sich vier Spalten an:

  • „To Do“
  • „Next“
  • „Doing“
  • „Done“. Um keinen Stau im Arbeitsfluss herbeizuführen, empfiehlt es sich, eine individuell zu bestimmende Maximalanzahl von Aufgaben bzw. Post-Its für die Spalten „Next“ und „Doing“ festzulegen. Die Entfernung der Aufgaben aus der Spalte „Done“ kann nach individuellen Wünschen erfolgen und gibt Anlass zur Freude bzw. zum Feiern.

Die auf Post-Its beschriebenen Aufgaben, die möglichst präzise und nicht zu allgemein formuliert sein sollten, bewegen sich im Lauf der Zeit von der Spalte „To Do“ über „Next“ zu „Doing“ und schliesslich zu „Done“.[1]

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Persönliches Kanban-Board von Franziska Regner

Kanban – Ein Praxisbeispiel

Im Team Bibliotheks- und IT-Services (BIT) an der ETH-Bibliothek kommt das Kanban-Board zum Einsatz, um die Aufgaben im Team zu besprechen. So bekommen alle Teammitglieder eine Vorstellung davon, was bei den Kolleginnen und Kollegen gerade so ansteht, und man sieht, wer wie stark aus- bzw. sogar überlastet ist.

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Digitales Kanban-Board des Teams Bibliotheks-IT-Services (BIT) an der ETH-Bibliothek

Die Pflege des Boards erfolgt digital mit Jira. Das Team BIT hat es auf seine Anforderungen angepasst, indem eine Spalte „warten“ eingefügt wurde. Hier werden Aufgaben hinein geschoben, bei denen auf Input von anderen – beispielsweise externen Anbietern – gewartet wird.

Die Autorin und der Autor dieses Beitrags verwenden Kanban in unterschiedlichen Kontexten und nicht als ausschliessliches Arbeitsinstrument.

Fazit

Durch die Visualisierung und die Bewegung der Aufgaben erleichtert es Kanban, mit anderen über die eigene Arbeit zu sprechen. Hinzu kommt: Kanban macht Spass und ist ein Hingucker im Büro oder am Bildschirm.

Für die weitere Beschäftigung mit Kanban empfehlen wir folgende Quellen / Webseiten:

[1] Die Anregung für diese einfache Form des Kanban-Boards erhielt die Autorin in einem Abendkurs von Nadja Schnetzler.


Dieses Werk unterliegt einer Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International Public License.

CC-BY-SA

DOI Link: 10.16911/ethz-ib-2700-de

Comments
  1. nadja.boeller@fhnw.ch

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