SharePoint auf dem iPad

Die Integration von Sharepoint auf dem iPad ist möglich, wenn auch über einige Umwege…

Ich muss vorausschicken, dass wir an der ETH-Bibliothek (und auch in anderen Verwaltungsbereichen der ETH Zürich) SharePoint von Microsoft für die Dokumentenverwaltung und das Intranet einsetzen. Das hat für den Remote-Zugriff auf die Geschäftsunterlagen grosse Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Fileablage. Aber so richtig gut funktioniert das ja nur mit Internet Explorer und auf Windows-Systemen. Oder etwa doch nicht? Im Zusammenhang mit der Frage, inwiefern das iPad  auch zum Arbeiten taugt, ist die Integration in SharePoint also zumindest an unserer Hochschule entscheidend.

Mit dem Safari-Browser auf dem iPad kann man direkt auf SharePoint zugreifen, sich einloggen und die gewünschten Dokumente ansehen. So weit, so gut. Ich kann mit einer entsprechenden App (Pages, QuickOffice, DocsToGo u.a.) die Office-Dokumente öffnen und bearbeiten. Interessanterweise übernimmt DocsToGo sogar die spezielle Schrift ETH Light, die ich sonst nicht aufs iPad übertragen kann. Auch das ist so weit in Ordnung. Nun kommt aber erst das eigentliche Problem: Wie kriege ich die bearbeiteten Dokumente wieder auf SharePoint zurück? Möglichst als neue Version des Originaldokuments?

Dazu braucht man nun die App SharePlus Pro. Man kann sehr einfach den Zugang auf die verschiedenen SharePoint-Server einrichten, das Passwort eingeben und hat dann eine mobile Sicht auf dieBibliotheken, Kalender etc. in SharePoint. Die Dateien lassen sich hier auschecken und betrachten, aber nicht inhaltlich verändern. Für die Bearbeitung von Office-Dokumenten braucht man eine der oben genannten App.

Dokument auf SharePoint hochladen

Wer sich ein wenig mit dem iPad und der Speicherung der Dateien auf dem Gerät beschäftigt hat, weiss, dass genau dies der entscheidende Unterschied zur gewohnten PC- oder Mac-Umgebung ist. Man kann nicht einfach eine Datei von der Festplatte hochladen. Was passiert also mit dem via Safari heruntergeladenen Dokument? Wenn das Dokument nach dem Bearbeiten wieder auf SharePoint gespeichert werden soll, ist DocsToGo die App der Wahl.

Zunächst wird das Dokument lokal in der App gespeichert, hier mit dem Befehl „speichern unter…“ im Ordner „/Lokale Dateien/“.

 

Abb. 1: Menü Speichern unter… in der App DocsToGo

Aber in SharePoint ist damit das Dokument noch nicht… DocsToGo (oder auch Dropbox) bietet nun die Möglichkeit, ein lokal abgelegtes Dokument über die Funktion „Öffnen mit…“ in SharePlus zu öffnen. Der Hinweis auf Dropbox ist insofern wichtig, als von hier aus mit einer beliebigen App bearbeitete Dokumente nach SharePlus übertragen werden können – aber es wäre noch ein Schritt mehr als über DocsToGo.

Beim Öffnen mit SharePlus wird das File in die Ablage „Lokale Dateien“ der App SharePlus kopiert (siehe Abb.2, Nr.1). In einem nächsten Schritt kann das Dokument dann in die gewünschte Dokumentbibliothek oder einen Ordner auf SharePoint hochgeladen werden.

Dazu öffne ich den gewünschten Ordner auf SharePlus (Abb.2, Nr.2) und wähle über den Plus-Button rechts oben die Funktion „Hinzufügen Dokument“ (Abb.2, Nr.3).

 

Abb. 2: SharePlus auf iPad: 1. Ablage „lokale Dateien“, 2. SharePoint-Seite, 3. Button „Dokument hinzufügen“

Nun kann ich mit „Dokument auswählen“ eine lokale Datei selektieren, sie mit Titel und Eigenschaften (gemäss SharePoint-Umgebung) versehen und in den SharePoint-Ordner hochladen (Abb.3). Nun steht das neue Dokument auf SharePoint zur Verfügung.

 

Abb.3: Neues Dokument in SharePlus erstellen – Dokument auswählen von lokale Dateien

Angelpunkt für die Bearbeitung der Files – quasi den Ersatz für die fehlende Ordnerstruktur auf dem iPad – bildet also die Funktion Lokale Dateien in SharePlus.

Nochmals, Schritt für Schritt:

Benötigt werden dafür die kostenpflichtigen Apps SharePlus Pro sowie DocsToGo Premium – vermutlich klappt es auch mit der billigeren DocsToGo Office Suite.

  1. Office-Dokument in DocsToGo öffnen und bearbeiten
  2. Dokument speichern unter… lokale Daten
  3. Lokale Daten in DocsToGo wählen, Datei öffnen mit… SharePlus
  4. Gewünschte Seite/Ordner in SharePlus ansteuern
  5. „Hinzufügen Dokument“ anklicken, Dokument auswählen aus lokale Dateien
  6. Dokumenteigenschaften bearbeiten und sichern.

Das Hochladen neuer Dokumente ist aber nur eine der Funktionen, die man beim Arbeiten mit SharePoint regelmässig braucht. Eine andere Anforderung ist das Auschecken bestehender Dokumente, die verändert und dann in einer neuen Version wieder hochgeladen werden sollen.

Checkout von Dokumenten und Erstellen einer neuen Version

In SharePlus kann ein Dokument ausgecheckt werden. Dazu wählt man in der App ein Dokument auf SharePoint aus und geht zur Funktion „Bearbeiten“. Hier können die Eigenschaften bearbeitet (Element bearbeiten) oder das Dokument ausgecheckt werden. Damit während der Bearbeitung niemand anderes das Dokument verändern kann, wird es ausgecheckt. Das Dokument wird anschliessend wie oben beschrieben in DocsToGo geöffnet und bearbeitet. Dann mit speichern unter… lokal gesichert. Dann öffnet man das ursprüngliche Dokument mit SharePlus und wählt im Menü Bearbeiten die Option Element bearbeiten. Nun kann das veränderte Dokument hochgeladen werden und somit die alte Version ersetzt werden. Nachdem das Dokument wieder eingecheckt und mit einem optionalen Kommentar zur Version versehen worden ist, steht es den übrigen SharePoint-Nutzern wieder zur Verfügung.

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