Anrufbeantworter in der Ferienzeit
Mit dem ETH-Telefon ist es möglich, zwei verschiedene Ansagen zu registrieren: Eine Standard-Ansage und eine spezielle Ansage für Ferien oder andere Abwesenheiten.
Der Sommer ist mit voller Kraft da, die Sonne scheint und viele von uns sind vorbereitet, den Urlaub zu geniessen. Im Büro bedeutet Vorbereitung, u.a. eine Out-of-Office-E-Mail zu speichern. Dies können wir jetzt auch mit unserem Anrufbeantworter machen.
Exchange Unified Messaging (UM) ist das im Januar 2015 gestartete neue Voicemail-System (Anrufbeantworter-System). Es bietet die Möglichkeit, zwei verschiedene Sprachnachrichten aufzunehmen und abwechselnd die eine oder die andere zu aktivieren – je nach Bedarf.
Während der Urlaubszeit können wir gut von dieser Möglichkeit Gebrauch machen: Statt unsere bisherige Aufnahme mit einer neuen spezifischen Ferienzeit-Nachricht zu überschreiben, können wir nun eine zweite Nachricht für längere Abwesenheiten aufzeichnen. Eine Art von «Out of Office-Sprachnachricht». Die andere übliche Sprachnachricht können wir somit behalten.
Haben Sie die zweite Nachricht aufgenommen, können Sie diese bequem über Outlook Web Access (OWA) aktivieren oder deaktivieren: Aktivieren Sie diese, wann immer Sie für eine lange Periode abwesend sind und deaktivieren Sie diese wieder, wenn Sie zurück sind. Hier finden Sie eine detaillierte Anweisung, wie sie es machen.
Links
- ID-Seite Voice-Mail / Anrufbeantworter
- Schritt für Schritt: Abwesenheitsansage in den Ferien (PDF)
Best-Practice-Rat
Aus Sicherheitsgründen ist es nicht wünschenswert detaillierte Informationen (Daten, Ziel) zu unserer Abwesenheit in solchen Nachrichten anzugeben. Sie können für «zweifelhafte Zwecke» verwendet werden.
In Fall einer Out-of-Office-Meldung gilt das Motto: «Weniger ist Mehr».
Wir wünschen Ihnen schöne Ferien!
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Nicht nur in der Ferienzeit: Das UM (Exchange Unified Messaging https://www1.ethz.ch/id/services/list/voice/voice_mail) erlaubt, 5 verschiedene Nachrichten aufzunehmen und diese über ein Zeitprofil zu timen. Dafür benötigt man ein IP-fähiges Telefon (Siemens Openstage). Dieser Apparat muss nicht unbedingt der eigene sein. Viele ETH-Gruppen haben dafür ein IP-Telefon im jeweiligen Sekretariat erhalten, womit man über das OWA https://www1.ethz.ch/id/services/list/voice/voice_mail/UMConfig die zusätzlichen Nachrichten aufnehmen kann.