IDES – Ginge das alles nicht viel einfacher?

Die aktuelle Version von IDES, die am 11. November 2002 online ging, gilt als grosser Erfolg, und viele Hochschulen im In- und Ausland beneiden uns um diese Dienstleistung für Mitarbeitende und Studierende. Trotz hoher Akzeptanz und reger Benutzung tauchen immer wieder Fragen von Benutzerinnen und Benutzern auf, die zwar den Nutzen von IDES sehen, sich aber über die administrativen Abläufe ärgern, die IDES-Managern einiges an Arbeit bescheren können. Wieso muss IDES so komplex sein?

Der Grund für die hohe Komplexität ergibt sich aus der Materie selbst. Einerseits muss IDES eine Möglichkeit bieten, die Lizenzbedingungen der Lieferanten abzubilden. Eine Software kann zum Beispiel für Mitarbeitende aber nicht Studierende und nur für die ETH selbst aber nicht für die Forschungsanstalten lizenziert sein. Andererseits ist den unterschiedlichen Anforderungen der Departemente und Institute Rechnung zu tragen. Es gibt Departemente mit stark zentralisierter Informatikstruktur, wo Softwarebezüge prinzipiell über die ISG laufen müssen (kleines Königreich) und dann existieren Departemente, die bei der IT das Staatsmotto von New Hampshire verinnerlicht haben (Live Free or Die). IDES kann sich auf beide Extreme und die Stufen dazwischen einstellen. 

Weiter kommt dazu, dass IDES eben nicht nur ein Webshop für Software ist, sondern ein wertvolles Lizenzverwaltungsinstrument für uns, die Lizenzadministration. Haben Sie sich schon mal gewundert, wieso Sie für jede Softwareinstallation eine IDES-Lizenz beziehen müssen, obwohl das Produkt kostenlos angeboten wird oder die ETH eine Site-License besitzt, die so oder so alle Installationen abdeckt? Ärgern Sie sich manchmal über die jährlichen Lizenzerneuerungen, zu denen Sie IDES zwingt? Falls ja, kommt jetzt die gute Nachricht: Ihre Arbeit lohnt sich und zwar nicht nur für uns, sondern für alle, die vom IDES-Softwareangebot profitieren.

Seit wir IDES-Statistiken erstellen und auswerten können, wissen wir nämlich genau, wie viele Lizenzen einer Software im Einsatz sind und ob der Nutzungstrend nach oben oder nach unten zeigt. Bei Microsoft Office ist das weniger entscheidend, aber bei einer technisch-wissenschaftlichen Software, welche die ETH jährlich 200’000 Franken kostet, lohnt es sich genauer hinzuschauen. IDES-Auswertungen sind bei Lizenzverhandlungen bares Geld wert und haben schon bei vielen Lizenzverträgen zu Kosteneinsparungen geführt. Das gesparte Geld wird in neue Software investiert, und das IDES-Angebot gedeiht entsprechend.

Alle gewinnen ausser die Softwarelieferanten, aber diese sollten ja so oder so besorgt sein, ihren Umsatz in der Privatindustrie zu machen…

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5 comments on «IDES – Ginge das alles nicht viel einfacher?»

  1. Offen gesagt halte ich IDES fuer die gelungenste Applikation der Informatikdienste. Das ganze Lizenzmanagement ist ein enorm komplexes Thema, welches mit IDES meiner Meinung durchaus effizient und benutzerfreundlich umgesetzt wurde.

    Jedem der sich schon mal mit Softwareinstallationen und Lizenzen auseinandergesetzt (also wohl jedem Computer Benutzer) sollten die einzelnen Schritte einleuchten.

    Ich wuenschte mir dass andere Tools, dass „allerseits beliebte“ netip zum Beispiel, so einfach zu bedienen waere und so stabil und zuverlaessig laufen wuerden.

    Einziger Verbesserungsvorschlag von meiner Seite waere es kuenftig solche Tools in English zu entwickeln. Wir haben an der ETH viele Benutzer die kein Deutsch sprechen.

    Cheers
    Steven

  2. Hoi Steven

    Eine neue Version von IDES ist bereits in Planung und Mehrsprachigkeit steht weit oben auf der Anforderungsliste. Voraussichtlich werden Deutsch und Englisch von Anfang an unterstützt werden.

    Danke & Gruss
    Cuno

  3. Ich begrüsse das Angebot der ID, mit den ETH-Angehörigen (aka Kunden), in Kontakt zu treten und Feedback aufzunehmen. — Zum obigen Beitrag: Solange man den Rahmen mit »Lizenzverwaltung optimieren« eng setzt, ist das IDES-Angebot effizient und zu begrüssen. Fasst man den Rahmen aber weiter als »optimieren«, tun sich neue Potentiale auf.
    Drei Ideen, die zu weiterem Nachdenken einladen sollen…

    (1) Aus dem Beitrag: »Wieso muss IDES so komplex sein? (…) Der Grund für die hohe
    Komplexität ergibt sich aus der Materie selbst.« — Aus BWL-Sicht
    ist Lizenzverwaltung ein 100% cost center und sollte so tief wie möglich gehalten werden:
    Nicht nur der Lizenz-Einkauf, sondern auch die damit verbundenen »[ärgerlichen]
    administrativen Abläufe«. Die ultimative Form von »Lizenzverwaltung optimieren« ist sie zu vermeiden.

    Was also ist mit Freier/Open Source Software (FOSS)? Wieso bietet IDES sie nicht aktiv an und weist systematisch darauf hin?
    Zusätze à la »Eine Open Source Alternative dazu ist http://www.xyz.org.« bei einigen Katalogeinträgen sind weder systematisch umgesetzt, noch
    ist dieses Anbieten sehr aktiv. Zum Vergleich: Ein im Neptun-Email an alle platzierter Satz »Limitiertes Angebot von MS-Office für Studis zu XX Franken via IDES.« ist systematisch und sehr aktiv.
    — Warum diese unterschiedliche Behandlung?

    (2) Aus dem Beitrag: »IDES (…) ein wertvolles Lizenzverwaltungsinstrument für uns, die Lizenzadministration.« — Noch billiger als die Einkaufspreise in den Verhandlungen zu senken, ist die Vermeidung von Verhandlungen und allen daraus entstehenden Kosten, oder? Neben den direkt eingesparten Kosten an Lizenzgebühren, entfallen vor allem auch
    die im Beitrag erwähnten mühsamen Prozeduren der Lizenzierung, Aktivierung,
    Relizenzierung, etc. Wir alle würden Arbeitszeit sparen. Kleines Beispiel: Würde jeder Windows-Arbeitsplatz in der ETH-Verwaltung standardmässig mit
    OpenOffice.org ausgerüstet, könnte man zwei Lizenzen und den entsprechenden IDES-Aufwand sparen: MS-Office und Adobe Acrobat. Und das ist nur der Anfang.

    Frage: Wieviel Zeit und Geld könnte man sparen, wenn zum Beispiel nur die am einfachsten zu wechselnden Programme in der ETH-Verwaltung durch FOSS ersetzt werden würden? Wieviel Training liesse sich mit den eingesparten Ressourcen umsetzen?

    (3) Aus dem Beitrag: »Das gesparte Geld [aus Verhandlungen] wird in neue Software investiert, und das IDES-Angebot gedeiht entsprechend. (…) Alle gewinnen ausser [den] Softwarelieferanten.«

    Die Lieferanten gewinnen, solange sie die ETHZ in Abhängigkeit ihrer proprietärer Software und darin verbauter proprietärer Protokolle für den Datenaustausch halten kann: Softwarelieferanten gewinnen durch die Tatsache, dass wir alle untereinander Daten austauschen möchten, so einfach wie möglich. Je mehr KollegInnen X verwenden, desto grösser der Druck auf mich, auch X zu verwenden, nur damit ich Daten austauschen kann.
    Diese Abhängigkeit ist strategisch bedeutsamer als die Frage, ob die ETHZ Gebühren für 157 oder 215 Lizenzen von Programm X zu bezahlen hat. FOSS mildert diese Abhängigkeit beträchtlich, durch offene Standards und Protokolle.

    Super, wenn IDES den Preis in Verhandlungen drücken kann (und ich denke, das FOSS Argument kommt dabei zum Zug, auch wenn es nicht erwähnt wurde). Eine elaborierte Strategie, die FOSS tatsächlich strategisch behandelt, würde die frei werdenden Mittel jedoch direkter und nachhaltiger in die Entwicklung von FOSS stecken, statt in weitere Lizenzgebühren weiterer proprietärer Software. Noch besser, man steckt Mittel in den Wechsel auf offene Datenformate, um o.g. Abhängigkeit zu reduzieren.

    Frage: Wie wird IDES Verhandlungsstrategie aussehen, wenn z.B. MS-Office in wenigen Jahren gratis ist? Wie reduziert die Taktik des Preisdrückens die Einschränkugen, Abhängigkeiten und Kosten bei geschlossenen Datenformaten?

    Ich weiss nicht, ob die ID-Blog-Idee (no pun intended) vorsieht, dass auf Rückfragen der Leser eingegangen wird. Ich und wohl auch andere LeserInnen sind auf jeden Fall interessiert, mehr über die Planung der ID in diesem Bereich zu hören. Warum nicht hier im Blog… Vielen Dank.

  4. Zum Beitrag von Herrn Dapp hier gerne ein paar Bemerkungen:

    Zunächst möchte ich festhalten, dass IDES bzw. die Betreiber von IDES – obwohl vornehmlich „Bezahlsoftware“ vertrieben wird – keineswegs Opensource-feindlich sind. Die Aufgabe der IDES-Mitarbeiter ist es, betriebswirtschaftliche und technische Voraussetzungen für eine effiziente Software-Verteilung zu schaffen. Die Personalsituation reicht gerade aus, um sich dieser Problematik beim derzeit bestehenden Produkt-Portfolio anzunehmen.

    Neue Produkte – egal ob es sich um Opensource oder Bezahlsoftware handelt – werden jeweils von den Endbenutzern angefordert. Es ist nicht einfach so, dass die ID ein selber erdachtes Produkt-Portfolio anbieten und mal schauen, wer da alles anbeisst. Das Portfolio ist durch konkreten Bedarf der Benutzer entstanden. Vergleiche mit anderen Unis zeigen, dass wir uns da im normalen Rahmen bewegen, dass also die angebotenen Tools durchaus dem Bedarf der internationalen Hochschullandschaft entsprechen.

    Allerdings ist dieses Portfolio auch ständig Aenderungen unterworfen. Diese Aenderungen kommen – logischerweise – von aussen, nämlich von den Endbenutzern. Dabei ist es unerlässlich, dass die Endbenutzer die Produkte inhaltlich evaluieren, da das IDES-Team hierzu kaum in der Lage ist (den Unterschied zwischen Maple und Mathematica kennen wohl nur eingefleischte Mathematiker). Anregungen für neue Produkte werden daher gerne entgegengenommen, und von uns dann aus betriebswirtschaftlicher und logistisch-technischer Sicht angesehen. Nicht jedes Produkt eignet sich für eine IDES-Verteilung.

    Dabei müssen wir beachten, dass das Portfolio nicht aufgeblasen wird, da wir jetzt schon eine kritische Grösse erreicht haben. Am besten ist, wenn ein bisheriges Produkt durch ein neues ersetzt werden kann. Und wenn das dann ein Opensource-Produkt ist, umso besser. Aber entscheiden tut das der Kunde: Er bestimmt, ob er das Produkt für seine Zwecke nutzen kann und will.

    Die „etablierten“ Produkte haben hier natürlich den Vorteil, dass sie einerseits bekannt sind, und andererseits in den Strukturen (z.B. bei der Support-Mannschaft der ISG oder durch das installierte OS vor Ort) etabliert sind. Es müsste aus meiner Sicht daher hier der Hebel angesetzt werden, Opensource-Produkte zu etablieren. Dann kommt der Wunsch nach einem anderen Produktportfolio im IDES von selbst. Und wenn das dann noch weniger kostet, dann kann uns das nur Recht sein. Daher warten wir gespannt auf entsprechende Anregungen aus dem betroffenen Kundenkreis.

    IDES kann hier unterstützend wirken, z.B. in der Logistik. IDES macht aber keine „Softwarepolitik“. IDES soll ein Service mit Dienstleistungscharakter sein: wir wollen dienen, nicht vorschreiben.

    Ralph Curschmann, IDES-Team

  5. Hallo Herr Curschmann!
    Herzlicehn Dank für die ausfürhliche Antwort. Ich verstehe Ihre Argumentation und kann sie durchaus auch nachvollziehen. Sie schreiben „Wir wollen dienen, nicht vorschreiben“. Das ist eine exzellente Einstellung für einen Anbieter, ob von Dienstleistungen oder Produkten.
    Wenn Sie mir einen kleinen Vergleich gestatten, um meinen Punkt zu verdeutlichen. Migros oder Coop wollen auch dienen und schreiben dem Kunden ganz sicher nicht vor, was er/sie kaufen soll. Aber dennoch, sind die von Anbieter — aus welchen Gründen auch immer — präferierten Produkte besser gekennzeichnt, beworben und positioniert, wenn man durch den Laden läuft. Um bei diesem Vergleich zu bleiben und ihn auf z.B. Office anzuwenden: Während MS-Office gut ausgeschildert und auf Augenhöhe im Regal plaziert ist, sodass ich mich nicht ein mal bücken muss, sondern nur zugreifen brauche, steht das alternative OO.org Paket in einer Ecke im untersten Regal. — Die Konsequenz ist dieselbe wie bei Migros/Coop: Der durchschnittliche, wenig informierte Kunde nimmt, was marketing-mässig besser präsentiert wird. Somit beeinflusst also die Präesntation direkt die Nachfrage. — Ich unterstelle IDES -nicht-(!), dass Open Source Alternativen absichtlich schlecht positioniert werden. Aber ich denke, sie erhalten nicht dieselbe „Produktpflege“ im Sortiment, wie die anderen.
    Man könnte es auch so ansehen: Für den Kunden sind Bio-Produkte vorteilhaft, auch wenn sie Nachteile wir z.B. höhere Preise haben; dies kann aber bei der Präsentation berücksichtigt werden, um doch einen höheren Umsatz damit zu erzielen. Open Source Produkte sind für viele Kunden auch vorteilhaft, aber auch mit Nachteilen verbunden, z.B. braucht man beim Umstieg mehr Informationen, Zeit, und evtl. Unterstützung; dies kann aber ebenso bei der Präsentation berücksichtigt werden. In beiden Fällen liegt dies in der Hand des Anbieters, oder? — Deshalb meine Frage an Sie: Wie kann IDES das Open Source Angebot auf das Niveau (quantitaiv und qualitativ) des proprietären Angebots bringen? Und was hätte solch ein ausgewogen präesntiertes Angebot für Auswirkungen auf die Nachfrage?
    MfG, M Dapp

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